В практической работе кадровиков и бухгалтеров часто возникает сложная ситуация: сотрудник принимается на работу, у него начинается отсчет основного рабочего года, но спустя несколько месяцев его переводят на другую должность или назначают ему право на дополнительный отпуск (например, за вредные условия труда или ненормированный рабочий день). При формировании документов и справок об остатках отпусков в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) пользователи замечают, что рабочий период для дополнительного отпуска начинается не с даты приема, а с даты фактического назначения этого отпуска.
Кадровая служба при этом часто настаивает на том, чтобы в приказах по форме Т-6 рабочий год для всех видов отпусков (и основного, и дополнительного) указывался одинаково — с даты приема сотрудника. Давайте подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, как это регулируется законодательством РФ, и какими способами можно решить эту проблему в 1С:ЗУП 3.1 без лишних трудозатрат.
Для начала проанализируем правовую базу, на которую опирается логика программы и требования контролирующих органов. Традиционно кадровые специалисты ссылаются на унифицированную форму № Т-6, в которой предусмотрен только один период «за работу с... по...» для всех видов отпусков. Однако с точки зрения действующего законодательства это допущение не всегда корректно.
Обратимся к нормативным актам, регулирующим предоставление отпусков:
Таким образом, если сотрудник переведен на «вредную» должность или должность с ненормированным рабочим днем посреди своего рабочего года, право на дополнительный отпуск физически не могло возникнуть у него с даты приема на работу. Программа 1С:ЗУП 3.1 абсолютно честно и математически точно отражает этот факт, разделяя рабочие периоды.
Выясним причину автоматического разделения периодов в программе. Когда мы проводим документ Кадровый перевод или назначаем сотруднику право на дополнительный отпуск с определенной даты (например, с 13.05.2018 при дате приема 10.04.2018), система регистрирует новое право.
Если бы программа установила период дополнительного отпуска равным основному (с 10.04.2018), то за период с 10.04.2018 по 12.05.2018 сотруднику были бы ошибочно начислены («накоплены») дни дополнительного отпуска, которые он фактически еще не заслужил. Чтобы избежать этой методической ошибки, 1С:ЗУП 3.1 автоматически разбивает первый рабочий год дополнительного отпуска на усеченный период:
В следующем рабочем году (с 10.04.2019) периоды автоматически синхронизируются и будут идти параллельно. Но как быть, если кадровикам принципиально важно видеть единые даты в печатных формах уже в первый год?
Самый простой и методически верный способ избежать споров с кадровой службой и исключить ручную работу — включить специализированную настройку в программе. Разберем этот шаг подробно.
Перейдем в раздел Настройки, далее выберем пункт Кадровый учет. Найдем и установим флажок Использовать общий период отпуска. Что это нам дает?
При включении этой опции в документах Отпуск кадровикам больше не потребуется вручную разделять строки для основного и дополнительного отпусков и высчитывать разные рабочие года. Программа предоставит возможность указать один общий период отпуска. При формировании печатной формы Т-6 система автоматически подставит единый рабочий год (по основному отпуску), при этом внутренний математический учет остатков отпусков в регистрах программы останется абсолютно точным и раздельным. Это идеальный компромисс между требованиями методологии 1С и желанием кадровиков видеть «красивые» приказы.
Если по каким-то причинам первый вариант не подходит, и кадровики требуют, чтобы даже в справке по остаткам отпусков даты начала периодов совпадали, мы можем прибегнуть к ручной корректировке. Посмотрим, как правильно это реализовать, чтобы не сбить программные алгоритмы.
Для корректировки мы воспользуемся специальным документом ввода остатков. Разберем этот процесс по шагам:
Ввод остатков отпусков на дату начала права (в нашем примере — на 13.05.2018) или на дату кадрового перевода.Права на отпуска. Расчет производится пропорционально отработанному времени.Пример пропорционального расчета положенных дней:
Количество_Дней_В_Год = 3; // Например, за ненормированный день
Отработано_Дней_Календарных = 331; // с 13.05.2018 по 09.04.2019
Всего_Дней_В_Году = 365;
Итого_Положено_Дней = (Количество_Дней_В_Год / Всего_Дней_В_Году) * Отработано_Дней_Календарных;
Полученное дробное значение (округленное по правилам вашей организации) вносим в документ остатков. В последующих рабочих годах расчет будет идти полностью в автоматическом режиме без вашего вмешательства.
Рассмотрим альтернативный административно-технический путь решения проблемы. Часто кадровые специалисты излишне строго относятся к унифицированной форме Т-6. Напомним, что согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, унифицированные формы документов не являются строго обязательными к применению с 2013 года (за исключением некоторых кассовых документов).
Работодатель имеет полное право утвердить собственную форму приказа на отпуск в своем локальном нормативном акте (например, в Учетной политике или Положении об отпусках). В этой форме можно:
Для реализации этого в программе 1С:ЗУП 3.1 программист может создать внешнюю печатную форму приказа, которая будет выводить данные именно в том виде, который утвержден в вашей компании, не затрагивая при этом типовой код конфигурации и не нарушая логику распределения остатков в регистрах накопления.
Мы проанализировали особенности учета периодов дополнительных отпусков и пришли к следующим выводам. Разделение рабочих годов в программе 1С:ЗУП 3.1 при назначении отпуска посреди года — это не ошибка, а заложенное разработчиками и подкрепленное законодательством поведение системы.
Для минимизации трудозатрат и исключения ручного ввода мы рекомендуем использовать типовую настройку «Использовать общий период отпуска». Она решает проблему с заполнением приказов Т-6, сохраняя при этом идеальную точность взаиморасчетов с сотрудниками по заработанным дням отпуска.