При работе с программой 1С:Зарплата и Управление Персоналом бухгалтеры и специалисты по кадрам часто сталкиваются с ситуацией: при заполнении сведений о трудовой деятельности за периоды до 2020 года в отчет СЗВ-ТД (в актуальных релизах — подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1) попадает только одна строка, даже если у сотрудника было несколько кадровых перемещений. Разберемся по шагам, почему это происходит, как работает алгоритм системы и что делать, если вам все же необходимо отразить данные корректно.
Для начала проанализируем законодательную базу. Согласно Федеральному закону от 01.04.1996 № 27-ФЗ и Постановлениям Правления ПФР (ныне СФР), регулирующим правила заполнения электронных трудовых книжек, работодатель обязан представить сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года.
Важно понимать: законодательство требует передать сведения только о последнем кадровом мероприятии у данного работодателя, которое предшествовало дате 01.01.2020. Это может быть:
Логика Пенсионного фонда (Социального фонда России) проста: вся предыдущая история трудовой деятельности сотрудника уже зафиксирована в бумажной трудовой книжке и передана в систему персонифицированного учета через другие формы (например, СЗВ-СТАЖ). Электронная трудовая книжка начинается с «точки отсчета» — актуального состояния работника на начало 2020 года. Рассмотрим подробнее, как это реализовано в коде и интерфейсе 1С.
В типовых конфигурациях 1С реализован механизм, который автоматически отсекает «лишние» исторические записи. Выясним причину, по которой программа ведет себя именно так:
Когда мы используем документ Регистрация трудовой деятельности с кнопкой Данные до 2020 года, система обращается к регистру сведений Мероприятия трудовой деятельности. Программа ищет самое позднее событие по конкретному физическому лицу, дата которого меньше 01.01.2020.
Если у сотрудника в 2015 году был «Прием», а в 2018 году — «Перевод», то в отчет СЗВ-ТД (ЕФС-1) попадет только «Перевод». С точки зрения фонда, запись о переводе в 2018 году автоматически подтверждает, что сотрудник на тот момент уже был принят в организацию. Попытка передать всю цепочку событий за 10-15 лет работы приведет к тому, что файл выгрузки может не пройти форматно-логический контроль на стороне приемного шлюза СФР, так как формат XML жестко регламентирует количество первичных записей-оснований.
Если вы уверены, что мероприятие должно попасть в отчет, но его там нет, проанализируем состояние регистров. Для этого выполним следующие действия:
Мероприятия трудовой деятельности.Если мероприятие уже было отмечено как переданное в составе другого документа СЗВ-ТД, оно больше никогда не попадет в новые документы автоматически. Чтобы «переподать» сведения, необходимо сначала аннулировать старую запись. Рассмотрим, как это сделать программно и в пользовательском режиме.
Разберем ситуацию, когда данные до 2020 года были занесены неверно или не в полном объеме (например, забыли указать последнее мероприятие). Посмотрим на алгоритм действий:
Шаг 1. Очистка старых данных
Если вы заносили данные через документ Регистрация трудовой деятельности, убедитесь, что регистр Мероприятия трудовой деятельности прочие чист или содержит актуальные записи. Иногда требуется перезаполнить документ заново, предварительно удалив ошибочные строки.
Шаг 2. Регистрация через первичные документы
В новых релизах 1С:ЗУП рекомендуется вместо ручной регистрации использовать флаг Отразить в трудовой книжке непосредственно в приказах о приеме или переводе (даже старых). Рассмотрим пример:
// Пример логики выбора мероприятия в запросе 1С (схематично)
ВЫБРАТЬ ПЕРВЫЕ 1
Мероприятия.Период,
Мероприятия.ВидМероприятия,
Мероприятия.Сотрудник
ИЗ
РегистрСведений.МероприятияТрудовойДеятельности КАК Мероприятия
ГДЕ
Мероприятия.Период < ДАТАВРЕМЯ(2020, 1, 1)
И Мероприятия.Сотрудник = &Сотрудник
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Мероприятия.Период УБЫВ
Шаг 3. Работа с документом ЕФС-1 (СЗВ-ТД)
При нажатии кнопки «Заполнить», программа применит вышеуказанную логику ВЫБРАТЬ ПЕРВЫЕ 1. Если вам жизненно необходимо (по требованию конкретного отделения фонда) передать несколько строк, типовыми средствами сделать это невозможно без изменения программного кода или использования внешних обработок.
Часто возникает путаница между отчетностью в фонд (ЕФС-1) и справкой для сотрудника (СТД-Р). Выясним разницу:
В справку СТД-Р, которую работодатель выдает сотруднику при увольнении, по правилам также должна попадать только последняя историческая запись. Однако, в отличие от строгого формата ЕФС-1, работодатели часто хотят видеть там полную историю. В 1С:ЗУП реализация справки СТД-Р строго следует тем же правилам, что и СЗВ-ТД. Если вы хотите видеть там все записи, придется корректировать макет печати или использовать дополнительные расширения конфигурации.
Проанализируем ситуацию, когда инспектор фонда настаивает на передаче всех кадровых событий сотрудника до 2020 года. На практике такие требования являются избыточными и противоречат Порядку заполнения формы. Рекомендуем:
Подводя итог, отметим: отображение только одной строки по мероприятию до 2020 года — это штатное поведение системы, соответствующее методологии учета трудовой деятельности в РФ. Для корректного учета достаточно убедиться, что эта единственная строка отражает именно то событие, которое было последним в бумажной трудовой книжке на дату 31.12.2019 включительно.