При сдаче отчетности СЗВ-ТД (в настоящее время входящей в состав ЕФС-1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России) присылает протокол с ошибками. Суть претензии контролирующего органа заключается в том, что при увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить не только запись об увольнении и последнее событие на 01.01.2020, но и всю цепочку кадровых мероприятий: прием и все переводы, совершенные до 2020 года.
Рассмотрим подробнее, почему возникает эта проблема, как она соотносится с законодательством и какими способами можно обойти технические ограничения программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, чтобы удовлетворить требования фонда.
Разберем ситуацию с правовой точки зрения. Согласно Федеральному закону № 27-ФЗ, работодатель при первой подаче сведений о сотруднике (например, при его увольнении) обязан указать сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. Закон четко говорит о последнем кадровом мероприятии. Программа 1С строго следует этой норме: при автоматическом заполнении документа Регистрация трудовой деятельности система подтягивает только одну запись, предшествующую 2020 году.
Однако на практике ПФР часто требует «всю историю». Это объясняется необходимостью наполнения их информационной базы для корректного формирования выписок СТД-ПФР. Без этих данных фонд не видит непрерывности стажа в организации, что может привести к ошибкам при назначении пособий или пенсий. В результате бухгалтер оказывается между двух огней: законом, который не обязывает подавать лишнее, и инспектором, который не принимает отчет без «полной истории».
Проанализируем самый надежный вариант, который упоминался в обсуждении. Если 1С блокирует выгрузку нескольких записей до 2020 года в одном файле, мы можем воспользоваться внешними инструментами. Это наиболее безопасный метод, так как он не требует внесения сомнительных правок в базу 1С.
СЗВ-ТД (или ЕФС-1) в 1С так, как это позволяет программа (с увольнением и последней записью).Если вы уверенно чувствуете себя при работе с кодом разметки, можно внести изменения непосредственно в файл выгрузки. Посмотрим на структуру блока мероприятия в XML-файле. Каждое событие описывается тегом Мероприятие. Для событий до 2020 года важно соблюдать формат.
Пример структуры одного мероприятия, которое нужно продублировать для каждого перевода:
<Мероприятие>
<UUID>...уникальный идентификатор...</UUID>
<ДатаМероприятия>2015-05-20</ДатаМероприятия>
<Вид>1</Вид> <!-- 1 - Прием, 2 - Перевод -->
<Должность>Главный бухгалтер</Должность>
<Основание>
<Наименование>ПРИКАЗ</Наименование>
<Дата>2015-05-20</Дата>
<Номер>12-к</Номер>
</Основание>
</Мероприятие>
Важный нюанс: Каждое мероприятие должно иметь уникальный UUID. При ручном копировании блоков в текстовом редакторе обязательно меняйте хотя бы один символ в идентификаторе UUID, иначе файл не пройдет проверку на уникальность записей.
Выясним, можно ли заставить 1С включить записи в отчет штатным, но «хитрым» способом. Проблема в том, что кнопка Данные до 2020 года в документе Регистрация трудовой деятельности работает по жесткому алгоритму. Чтобы добавить несколько записей, попробуйте следующий алгоритм:
Регистрация трудовой деятельности.СЗВ-ТД. Если программа при заполнении отчета все равно игнорирует эти строки, проверьте статус записи. Иногда помогает установка флажка «Является совместителем» (временно) или манипуляции с датой отчета.Однако помните: 1С может программно отсекать все записи, кроме самой поздней с датой до 01.01.2020, непосредственно в модуле выгрузки. В таком случае поможет только Способ 1 или Способ 2.
В ходе обсуждения на форуме прозвучала важная мысль: справка СТД-Р, которую мы выдаем сотруднику при увольнении, обязана содержать все записи за период работы в нашей организации. 1С формирует СТД-Р на основании данных, которые уже были «отправлены» и «приняты» (по данным регистра Мероприятия трудовой деятельности).
Если вы не можете отправить все переводы через СЗВ-ТД, но они должны быть в СТД-Р, вы можете:
СТД-Р в программе.Перенос данных для прямой корректировки регистра сведений Мероприятия трудовой деятельности.Рассмотрим работу с регистрами подробнее. Все кадровые события для отчетности хранятся в регистре Мероприятия трудовой деятельности. Если запись там помечена как «отправленная» (указан документ СЗВ-ТД и есть отметка о принятии), она попадет в СТД-Р. Опытные пользователи могут создать технический документ СЗВ-ТД, заполнить его нужными историческими данными, «принять» его (установить флаг «Пачка принята в ПФР»), не отправляя файл в реальности. После этого записи станут доступны для автоматического заполнения СТД-Р.
Подведем итоги нашего анализа. Требования ПФР о предоставлении полной истории до 2020 года часто являются избыточными с точки зрения закона, но необходимыми для корректного взаимодействия с фондом.
Алгоритм действий для бухгалтера:
Перенос данных, но это требует высокой квалификации и понимания структуры данных 1С.Таким образом, комбинируя штатные возможности 1С и средства внешнего редактирования XML, вы сможете успешно сдать отчетность и обеспечить сотрудникам корректное наполнение их электронных трудовых книжек.