В практике работы с отчетностью СЗВ-ТД (которая с 2023 года стала частью единой формы ЕФС-1, но правила корректировки старых периодов остались прежними) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией: сотрудник увольняется в 2020 году, отчет по нему отправлен, но в нем отражено только само увольнение. При этом программа по каким-то причинам не «подтянула» сведения о его последнем кадровом событии (приеме или переводе) по состоянию на 1 января 2020 года. Рассмотрим подробно, почему это является ошибкой и как правильно внести исправления в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП).
Согласно Постановлению Правления ПФР № 730п, при первой подаче сведений о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель обязан одновременно представить сведения о его последнем кадровом состоянии на 1 января 2020 года у данного страхователя. Проанализируем ситуацию: если в январе 2020 года вы подали только сведения об увольнении, не указав прием от 2019 года, в базе Социального фонда (ранее ПФР) образуется «разрыв». Получается, что человек уволен из организации, в которую он, согласно электронному реестру, никогда не принимался. Это может привести к некорректному расчету стажа при назначении пенсии или проверках трудовой инспекции.
Выясним причину, по которой 1С могла не заполнить эти данные автоматически. В зависимости от релиза программы (особенно в начале 2020 года, выпуски 3.1.10.348–3.1.10.375), механизмы заполнения менялись. Иногда требовалось ручное создание документа РегистрацияТрудовойДеятельности, иногда данные должны были попадать в отчет напрямую из документов ПриемНаРаботу, если в них стояла галочка Отразить в трудовой книжке.
Разберем, как проверить, ушли ли данные в фонд. Для этого в документе СЗВ-ТД воспользуемся кнопкой Открыть файл. Просмотрим XML-структуру: если в блоке мероприятий присутствует только запись с кодом УВОЛЬНЕНИЕ и нет записи с кодом ПРИЕМ (датированной 2019 годом или ранее), значит, сведения действительно не поданы.
Если вы обнаружили, что увольнение уже принято фондом, а прием «забыт», не нужно отменять ранее сданный отчет. Нам необходимо просто «дослать» недостающую строку. Рассмотрим последовательность действий в 1С:ЗУП 3.1:
UUID (уникальный идентификатор) этого события ранее не передавался.Проанализируем другой случай: сотрудник в 2020 году не увольнялся, но подал заявление о выборе формы трудовой книжки. Многие пользователи замечали, что при этом 1С также не всегда автоматически добавляла запись о приеме до 2020 года. Правило здесь то же самое: подача заявления — это первое событие в 2020 году, значит, вместе с ним в этом же отчете (или следом за ним) должна уйти информация о приеме на 01.01.2020. Если вы уже отправили сведения о заявлении без приема, воспользуйтесь тем же алгоритмом с документом РегистрацияТрудовойДеятельности, чтобы дослать запись о приеме.
Иногда возникает проблема, когда программа пытается повторно отправить уже принятое увольнение вместе с «забытым» приемом. Разберем, как этого избежать. Каждое мероприятие в системе помечается как «принятое», если документ СЗВ-ТД помечен галочкой Пачка принята в ПФР (не редактируется). Если же вы создали новый отчет и видите там лишние строки, которые уже были сданы, выполним следующие действия:
Важно помнить, что контроль в фонде ведется по идентификаторам мероприятий (UUID). Посмотрим на пример: если вы решите отменить увольнение, программа создаст запись с тем же UUID, но с признаком отмены. Однако в нашем случае мы ничего не отменяем, а лишь дополняем историю. Поэтому у новой записи о приеме будет свой уникальный идентификатор, который «встанет» в карточку сотрудника в фонде рядом с уже существующим увольнением.
Рассмотрим пример того, как это выглядит в структуре данных (условно):
Мероприятие 1 (уже в ПФР): UUID-111, Тип: Увольнение, Дата: 15.02.2020
Мероприятие 2 (досылаем): UUID-222, Тип: Прием, Дата: 10.05.2018
После того как вы отправите «допку» с приемом, лицевой счет сотрудника будет содержать полную и логически верную цепочку событий.
Многие задаются вопросом: «Не выскочит ли это потом?». Согласно ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ, за представление неполных или недостоверных сведений предусмотрен штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. Однако позитивный момент заключается в том, что если работодатель обнаружил ошибку самостоятельно и подал уточняющие/дополнительные сведения до того, как ошибку обнаружил контролирующий орган, финансовые санкции не применяются. Поэтому крайне рекомендуется провести сверку и дослать недостающие приемы до того, как сотрудник обратится за справкой СТД-Р или за назначением пособий.
Таким образом, мы разобрали, что исправление технической ошибки в СЗВ-ТД сводится к формированию дополнительного отчета с записью о последнем кадровом событии до 2020 года. Использование штатного механизма 1С через РегистрацияТрудовойДеятельности позволяет сделать это корректно и избежать расхождений в учете.