Почему выплаты умершему сотруднику не попадают в отчетность по страховым взносам в 1С:ЗУП 3.1

При оформлении увольнения сотрудника в связи со смертью бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда начисленная компенсация отпуска или заработная плата «исчезают» из отчетов по страховым взносам. В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 в отчете «Анализ взносов в фонды» эти суммы не отображаются ни в колонке облагаемых, ни в колонке необлагаемых доходов. На первый взгляд это может показаться ошибкой или недоработкой программы, однако за таким поведением системы стоит четкая методологическая и законодательная логика. Давайте разберем этот вопрос подробно и выясним, как правильно отражать такие операции.

Разбор законодательной базы: Объект или не объект?

Для того чтобы понять, почему программа ведет себя именно так, проанализируем положения Налогового кодекса РФ. Существует принципиальная разница между понятиями «выплаты, не подлежащие обложению» (статья 422 НК РФ) и «выплаты, не признаваемые объектом обложения» (статья 420 НК РФ).

1. Необлагаемые доходы: Это выплаты, которые начислены в рамках трудовых отношений с живым сотрудником (застрахованным лицом), но законодательство разрешает не платить с них взносы (например, пособия, компенсация личного транспорта в пределах норм). Они должны попадать в отчет «Расчет по страховым взносам» (РСВ) сначала в общую сумму выплат (строка 030), а затем вычитаться в строке 040.
2. Не объект обложения: Это выплаты, которые вообще не подпадают под действие правил о страховых взносах. Согласно позиции Минфина и ФНС, выплаты, начисленные после даты смерти работника, производятся уже не в рамках трудового договора (так как он прекращен в день смерти), а членам семьи или наследникам. Наследники не являются застрахованными лицами по отношению к организации. Следовательно, объект обложения по страховым взносам просто не возникает.

Рассмотрим подробнее: раз нет объекта обложения, то эти суммы вообще не должны фигурировать в отчетности РСВ. Они не должны отражаться ни как облагаемые, ни как льготные. Именно эту логику реализует 1С:ЗУП 3.1.

Как реализован механизм в 1С:ЗУП 3.1

Проанализируем работу программы при оформлении смерти сотрудника. Когда мы создаем документ Увольнение и выбираем основание «Прекращение трудового договора в связи со смертью работника» (пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ), программа автоматически меняет алгоритм расчета:

• Прекращается исчисление НДФЛ с выплат, начисленных этим документом.
• Суммы начислений не регистрируются в регистре накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов.
• Поскольку записей в регистре нет, отчеты «Анализ взносов» и «РСВ» игнорируют эти суммы.

Это проектное решение разработчиков 1С, которое избавляет бухгалтера от необходимости вручную «вычищать» эти суммы из отчетности, чтобы не возникло расхождений с разделом 3 РСВ (где умерший сотрудник также не должен отражаться после даты смерти).

Сравнение с компенсацией за использование личного авто

Часто возникает путаница, когда сравнивают выплаты умершему с компенсацией за аренду или использование авто. Посмотрим на различия:

Компенсация за использование автомобиля выплачивается действующему сотруднику. Она является объектом обложения, но освобождается от взносов по закону. Поэтому она попадает в графу «Необлагаемые» в анализе взносов и в соответствующие строки РСВ. Выплата же наследникам умершего — это переход денег лицам, не имеющим к страховому учету организации никакого отношения. По этой причине их сравнение некорректно.

Что делать, если суммы все же нужно увидеть в отчете?

Если по какой-то причине (например, по требованию аудиторов или для внутреннего контроля) вам необходимо, чтобы эти суммы отражались в отчете как «Необлагаемые», придется прибегнуть к ручным корректировкам. Однако стоит помнить, что это может привести к ошибкам в РСВ.

Разберем по шагам, как это можно сделать технически:

1. Воспользуйтесь документом Операция учета взносов (раздел Налоги и взносы).
2. Создайте новую запись на дату начисления выплаты.
3. На вкладке «Сведения о доходах» добавьте строку, указав сотрудника, вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами», и сумму.

Важное предупреждение: После такой операции сумма попадет в строки 030 и 040 РСВ. Но так как в Разделе 3 по этому сотруднику данных не будет (или он будет отсутствовать вовсе), налоговая инспекция может прислать требование о пояснении расхождений между разделами 1 и 3.

Проанализируем технический аспект на примере условного кода логики программы при заполнении отчета:

// Упрощенный пример логики выборки данных для РСВ
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = "ВЫБРАТЬ
               |    Доходы.СуммаДохода,
               |    Доходы.ВидДохода
               |ИЗ
               |    РегистрНакопления.УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов КАК Доходы
               |ГДЕ
               |    Доходы.Период МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаКонца";

Поскольку документ Увольнение по причине смерти не делает движений по этому регистру, запрос просто не находит эти данные. Это и есть причина их отсутствия в отчетах.

Резюме и рекомендации

Подводя итог, выясним основные правила работы с такими начислениями:

• Не ищите эти суммы в РСВ: Отсутствие выплат умершему в расчете по страховым взносам — это правильное поведение программы, соответствующее разъяснениям контролирующих органов.
• Проверяйте вид начисления: Убедитесь, что в самом начислении (например, «Компенсация отпуска при увольнении (в связи со смертью)») на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» в поле «Страховые взносы» стоит значение Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами.
• НДФЛ: Помните, что с этих сумм НДФЛ также не удерживается, так как обязанность по уплате налога прекращается со смертью налогоплательщика.

Таким образом, мы рассмотрели ситуацию, когда отсутствие данных в отчете является не багом, а фичей, направленной на автоматическое соблюдение методологии учета. Мы рекомендуем не вносить ручные правки в учет взносов для таких случаев, чтобы избежать камеральных проверок и лишних вопросов от ФНС.