← На главную

Процесс приемки товаров часто сопровождается выявлением несоответствий между фактически пришедшим товаром и данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. Это могут быть как количественные расхождения (недостачи или излишки), так и качественные (брак, пересортица). В системе 1С предусмотрено несколько механизмов для фиксации таких ситуаций. Разберем подробно, какой функционал использовать в зависимости от конфигурации и специфики бизнес-процесса.

Использование документа «Акт о расхождениях после поступления» в 1С:ERP и КА

В современных комплексных системах, таких как 1С:ERP Управление предприятием или 1С:Комплексная автоматизация, основным инструментом для фиксации разницы между фактом и документами является Акт о расхождениях после поступления. Рассмотрим логику его работы. Этот документ создается на основании уже проведенного Приобретения товаров и услуг.

Разберем по шагам процесс оформления акта:

1. Создание документа: Находим исходное Приобретение товаров и услуг и создаем на его основании Акт о расхождениях после поступления.
2. Заполнение табличной части: В документе присутствуют две колонки для количества: «По документу» и «Факт». Мы проставляем фактическое количество товара. Система автоматически вычислит разницу в колонке «Расхождения».
3. Выбор варианта действий: Это критически важный этап. Для каждой строки, где обнаружено расхождение, нам необходимо указать, как система должна это обработать.
   • Оформить корректировку: Если мы согласны с поставщиком изменить финансовые обязательства.
   • Оформить поступление на недостачу: Если поставщик обещает довезти товар позже.
   • Списать за счет поставщика / Перечислить в доход организации: Если расхождение не будет закрыто документально (например, мелкая недостача в пределах норм естественной убыли или признанный поставщиком бой).
4. Статусная модель: Проанализируем состояния документа. Акт проходит стадии «Новый», «К согласованию», «Согласовано» и «Отработано». До тех пор, пока акт не переведен в статус Отработано, он не делает движений по регистрам и не изменяет задолженность. Это позволяет менеджерам по закупкам вести долгие переговоры с поставщиком, не «ломая» при этом текущий баланс взаиморасчетов.

Ордерная схема склада как инструмент контроля

Рассмотрим ситуацию, когда на предприятии разделены зоны ответственности: склад принимает товар по количеству, а бухгалтерия заносит документы по суммам. В этом случае идеальным решением будет включение ордерной схемы документооборота. Выясним, как это помогает выявлять расхождения.

При использовании ордерной схемы процесс выглядит следующим образом:

1. Кладовщик оформляет Приходный ордер на товары, фиксируя фактическое поступление на склад.
2. Бухгалтер или менеджер вводит Приобретение товаров и услуг на основании документов поставщика.
3. В рабочем месте «Накладные к оформлению» система автоматически подсветит расхождения между «Оформлено» (финансовый документ) и «Принято» (складской ордер).

Такой подход исключает работу «на честном слове», так как программа блокирует закрытие месяца при наличии неоформленных расхождений между складом и финансовым учетом.

Оформление корректировки поступления в 1С:Бухгалтерия (БП)

В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия (особенно в старых релизах) основным инструментом долгое время был документ Корректировка поступления. Разберем ситуацию: если поставщик прислал исправленный комплект документов или УКД (Универсальный корректировочный документ), мы используем этот вид операции.

Посмотрим на особенности Корректировки поступления:

• Она позволяет изменить цену или количество уже после того, как документ поступления был проведен и, возможно, закрыт период.
• При уменьшении суммы закупки система автоматически формирует проводки по восстановлению НДС (если это предусмотрено законодательством РФ).
• Документ является основанием для записи в Книге покупок или Книге продаж.

Стоит отметить, что в релизах БП 3.0.76 и выше также добавлен отдельный документ Акт о расхождениях (ТОРГ-2), который может создаваться автоматически из поступления, упрощая жизнь бухгалтеру.

Работа с неотфактурованными поставками

Проанализируем сложный сценарий: товар пришел на склад, но оригиналов документов (счета-фактуры, УПД) от поставщика еще нет. В бухгалтерском учете это называется неотфактурованной поставкой. Как это реализовать в 1С:ERP?

Для активации этого функционала необходимо в настройках «НСИ и администрирование» в разделе «Закупки» включить опцию «Неотфактурованные поставки». Рассмотрим механизм работы:

1. Оформляется Приобретение товаров и услуг с видом операции Закупка по соглашению (неотфактурованная поставка).
2. Указывается плановая стоимость (например, из соглашения с поставщиком), чтобы товар мог быть сразу же продан или списан в производство, сформировав себестоимость.
3. При получении оригиналов документов создается второе Приобретение, которое фиксирует окончательные цены и закрывает временные счета (обычно 15 или 60.НП).

Интеграция с ЭДО и формирование ТОРГ-2

Современный учет невозможно представить без электронного документооборота. Если вы выявили расхождения, в системе предусмотрена возможность отправить поставщику через ЭДО уведомление об уточнении. Если поставщик согласен, он выставляет корректировочный счет-фактуру, который в 1С автоматически «подцепится» к вашему акту о расхождениях.

Из документа Акт о расхождениях после поступления мы можем распечатать унифицированную форму ТОРГ-2 (для российских товаров) или ТОРГ-3 (для импортных). Это юридически значимый документ, который служит основанием для претензионной работы.

Важный момент для бухгалтера: Отражение в налоговом учете напрямую зависит от того, как оформлено расхождение. Если через Корректировку поступления (исправление ошибки), то это может потребовать уточненных деклараций за прошлые периоды. Если через акт и последующее изменение текущего периода (корректировка по согласованию сторон), то изменения отражаются в текущем периоде.

Заключение

Выбор метода оформления расхождений зависит от вашей конфигурации и настройки складских процессов. В 1С:ERP рекомендуется использовать связку Ордерный склад + Акт о расхождениях для максимальной прозрачности. В 1С:Бухгалтерии — Корректировку поступления или новый Акт о расхождениях (ТОРГ-2). Главное — уйти от практики «честного слова» и перевести фиксацию фактических остатков в плоскость системных документов, имеющих статусы и ответственных лиц.