На многих предприятиях процесс приемки товаров периодически сопровождается неприятными сюрпризами: поставщик привез не весь товар, обнаружился брак или пересортица, либо, наоборот, приехал излишек. Если компания только начинает автоматизировать этот процесс и уходит от работы «на честном слове», возникает путаница: какими документами это правильно отражать? Разберем по шагам, как грамотно оформить расхождения при поступлении в программах 1С, чтобы и складские остатки были точными, и взаиморасчеты с поставщиком не пострадали.
Для начала проанализируем основные документы, которые участвуют в процессе. Часто пользователи путают управленческий и финансовый контуры. Посмотрим на них подробнее:
На практике правильная схема работы выглядит следующим образом: сначала на основании исходного документа поступления мы создаем Акт о расхождениях после поступления, фиксируем в нем фактическое количество, переводим статус в «Отрабатывается» или «Отработано», и уже из этого Акта система позволяет автоматически создать документ Корректировка приобретения.
В современных конфигурациях, таких как 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11), 1С:Комплексная автоматизация (КА) или 1С:ERP, этот функционал по умолчанию может быть скрыт, чтобы не перегружать интерфейс. Выясним, как его активировать.
Перейдем в настройки программы:
После включения этой опции в документах закупки (например, в документе Приобретение товаров и услуг) по кнопке «Создать на основании» появится необходимый нам пункт.
Создав акт, мы увидим табличную часть с расхождениями. Система 1С хороша тем, что позволяет для каждой проблемной позиции индивидуально указать способ отработки. Рассмотрим доступные сценарии:
Многие считают, что ордерная схема дает контроль только по факту и не решает проблему брака. Разберем, как это работает на самом деле. 1С умеет прозрачно связывать финансовые и складские цепочки документов.
Если на предприятии включена ордерная схема документооборота, процесс делится на два этапа:
Приходный ордер на товары. Он фиксирует только то, что видит по факту.Приобретение товаров и услуг на основании данных из бумажной накладной поставщика.Далее система автоматически сравнивает данные ордера и приобретения. Если есть расхождения, программа сама их подсветит в специальном рабочем месте и предложит в один клик заполнить Акт о расхождениях после поступления. Это исключает ручной поиск несоответствий и математические ошибки персонала.
Рассмотрим вариант, который часто применяют на практике, если функционал актов кажется избыточным (особенно актуально для небольших баз). Суть заключается в отражении реального факта с последующей печатью ТОРГ-2.
Например, по документам пришло товара на 100 рублей, а по факту — на 90. Мы заводим в программу документ Приобретение товаров и услуг сразу на 90 рублей. На основании этого реального факта формируем акт по форме ТОРГ-2 (он зафиксирует разницу между накладной поставщика и нашим приходом) и отправляем поставщику подписанную накладную вместе с актом ТОРГ-2. Этот вариант вполне законен и удобен, если у вас с контрагентом есть четкая договоренность о признании отклонений по факту приемки без выставления корректировочных документов.
Функционал учета расхождений активно развивается разработчиками и переносится в другие системы. Проанализируем, как это выглядит в современных версиях программ (1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Розница 3.0, 1С:УНФ).
В этих программах появился удобный режим проверки документов. При приемке накладной можно включить специальную опцию «Проверять расхождения с входящим документом».
Корректировка поступления без сложных ручных расчетов и создания промежуточных управленческих актов.Таким образом, выбор конкретного механизма зависит от используемой конфигурации 1С и ваших договоренностей с поставщиками. Внедряя этот функционал, всегда отталкивайтесь от реальных бизнес-процессов компании и закрепляйте выбранную схему (через Акт или через прямое изменение факта) во внутренних регламентах склада и бухгалтерии.