В процессе организации складского учета часто возникают ситуации, когда физически отгруженное количество товара не совпадает с количеством, указанным в складском ордере. Особенно остро этот вопрос встает при смешанной схеме, когда отправитель работает по ордерной схеме, а получатель — по обычной. Давайте разберем по шагам, как корректно отразить расхождения, чтобы не допустить «зависания» остатков в регистрах системы.
Основная сложность заключается в том, что система 1С воспринимает Перемещение и Складской ордер как связанные, но разные сущности. Когда мы оформляем Акт о расхождениях, мы корректируем данные в накладной, однако исходное распоряжение (например, Заказ на перемещение) может сохранить исходное количество к отгрузке. Если это не учесть, в регистре Товары к отгрузке останется «хвост» — разница между плановым и фактически отгруженным количеством, которая будет висеть в системе как ожидание отгрузки.
Для того чтобы система корректно закрыла все цепочки документов, выполним следующие действия:
Акт о расхождениях при приемке товаров.Оформить. Это действие приводит к тому, что количество в документе Перемещение товаров уменьшается до фактически принятого значения.Даже после того как Акт о расхождениях изменил данные в накладной, в исходном Заказе на перемещение может оставаться строка с исходным количеством. Система «ждет», когда вы допоставите оставшиеся товары. Чтобы корректно очистить регистр Товары к отгрузке, необходимо выполнить следующие манипуляции:
Перейдите в Заказ на перемещение, найдите строку с товаром, который не был поставлен, и измените для этой строки действие на Отменить. При этом обязательно выберите соответствующую Причину отмены. Только при выборе причины система понимает, что данная часть заказа больше не актуальна и сторнирует движения по регистру Товары к отгрузке.
Чтобы избежать подобных ошибок в будущем, рекомендуем внедрить дополнительные проверки на уровне статусов документов:
Перемещения на Принято, пока не будут устранены расхождения между количеством в ордере и накладной.Помощник закрытия заказов. Это штатный инструмент 1С, который при правильной настройке помогает выявить недогрузы и автоматически предлагает закрыть «хвосты» в заказах.Акт о расхождениях не просто как документ сверки, а как инструмент, который должен быть логически завершенным этапом всей цепочки: отгрузка — ордер — приемка — корректировка документа.Важно помнить, что в ордерной схеме Складской ордер является первичным документом для учета физического движения ТМЦ, а Перемещение (или Реализация) — для учета прав собственности и количественно-суммового контроля. Несоответствие между ними всегда требует ручного или автоматизированного закрытия недогруза в распоряжении, иначе «висящие» остатки приведут к некорректным данным в складских отчетах.
Если вы заметили, что расходный ордер превышает документ бухучета — это критическая ошибка, требующая немедленной проверки остатков. В штатных ситуациях расход всегда должен быть меньше или равен распоряжению. При соблюдении описанного алгоритма, цепочка документов будет закрыта корректно, а регистры очистятся от неактуальных данных.