В процессе ведения управленческого и бухгалтерского учета многие компании сталкиваются с необходимостью детального анализа расходов. Особое место здесь занимают расчеты с подотчетными лицами. Руководству важно видеть, на что именно уходят наличные или безналичные средства, выданные сотрудникам: на канцелярию, командировочные расходы, закупку материалов или оплату услуг. Однако при попытке проанализировать эти данные через стандартный отчет «Анализ движения денежных средств» пользователи часто обнаруживают, что суммы, проведенные через авансовые отчеты, не распределяются по статьям движения денежных средств (ДДС).
В данной статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема с точки зрения методологии учета, проанализируем различные сценарии работы с подотчетными лицами и рассмотрим практические способы настройки аналитики ДДС в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).
Для начала проанализируем экономическую сущность операций. Движение денежных средств (ДДС) — это операции, которые непосредственно затрагивают денежные счета организации: 50 («Касса»), 51 («Расчетные счета»), 52 («Валютные счета») и другие. Именно к этим счетам в программе «1С:Бухгалтерия» привязано субконто «Статьи движения денежных средств».
Когда мы выдаем деньги подотчетному лицу, мы оформляем документ «Выдача наличных» (РКО) или «Списание с расчетного счета». В этот момент происходит реальное движение денег, и мы фиксируем проводку:
Дт 71.01 (Физическое лицо) — Кт 50 (51)
В этом документе мы можем и должны указать статью ДДС (например, «Выдача под отчет»). Однако на данном этапе хозяйственной операции расхода как такового еще не произошло. Выданные сотруднику деньги признаются дебиторской задолженностью за ним, они все еще принадлежат предприятию. Сотрудник может вернуть их обратно в кассу, не потратив ни копейки.
Когда сотрудник отчитывается о расходах и бухгалтер проводит документ «Авансовый отчет», в системе формируются совсем другие проводки:
Дт 10 (20, 26, 44) — Кт 71.01
Как мы видим, в этой проводке денежные счета (50, 51) вообще не участвуют. Происходит зачет дебиторской задолженности подотчетного лица и признание затрат (или оприходование ТМЦ). Поскольку счет 71.01 не является денежным счетом, субконто «Статьи ДДС» на нем по умолчанию отсутствует. Именно поэтому в старых релизах программы «Авансовый отчет» не мог напрямую передавать данные в отчеты по ДДС.
Рассмотрим подробнее, как решить эту задачу в зависимости от используемой схемы работы и версии вашей программы.
Разработчики фирмы «1С» доработали функционал программы, чтобы удовлетворить потребности пользователей в анализе расходов подотчетных лиц. Начиная с актуальных релизов конфигурации, в программе появился специализированный механизм, позволяющий сопоставлять затраты из авансовых отчетов с денежными потоками.
Рассмотрим по шагам, как настроить и сформировать управленческий отчет для руководителя:
После включения этой настройки структура отчета изменится. Программа начнет анализировать не только прямые движения по банковским счетам и кассе, но и обороты по счету 71. Суммы, потраченные сотрудниками по авансовым отчетам, будут автоматически классифицироваться по видам расходов на основе корреспондирующих счетов затрат (например, отнесение на счет 26 или 44 будет интерпретировано системой как коммерческие или административные расходы).
Проанализируем ситуацию, которая часто встречается на практике в малом и среднем бизнесе. Организация не выдает авансы подотчетникам. Вместо этого сотрудник приобретает товары (услуги) за счет собственных средств, приносит чеки в бухгалтерию, а компания компенсирует ему потраченные суммы безналичным переводом на личную банковскую карту.
В этом случае цепочка документов выглядит следующим образом:
Дт 10.01 (26, 44) — Кт 71.01 (Сотрудник)
На этом этапе у компании возникает кредиторская задолженность перед работником.
Дт 71.01 (Сотрудник) — Кт 51
Обратим внимание на второй шаг. Документ «Списание с расчетного счета» совершает движение по денежному счету 51. Это значит, что прямо в этом документе в поле «Статья расходов» мы можем выбрать конкретную статью ДДС (например, «Канцелярские товары», «Хозяйственные расходы» или «Командировочные расходы»).
Поскольку выплата производится под конкретный авансовый отчет, статья ДДС в банковском списании будет точно отражать характер произведенных затрат. При формировании отчета «Анализ движения денежных средств» эта операция корректно попадет в нужную группу расходов, так как она зафиксирована непосредственно денежным документом.
Рассмотрим еще один подход, который используют некоторые бухгалтеры на практике, но который имеет скрытые риски. Это добавление субконто «Статьи ДДС» непосредственно на счет 71.01.
Посмотрим, как реализуется этот вариант:
71.01 и вручную добавляет туда третье субконто — «Статьи движения денежных средств».Важное предупреждение! Мы настоятельно рекомендуем избегать этого пути по нескольким причинам:
Если ваша компания ведет сложный многопрофильный учет и стандартных возможностей «1С:Бухгалтерии» вам не хватает, имеет смысл рассмотреть функционал корпоративных решений, таких как «1С:Комплексная автоматизация» (КА) или «1С:ERP Управление предприятием».
Посмотрим, как казначейский контроль подотчетных лиц устроен в этих системах:
Мы выяснили, что отсутствие статей ДДС в авансовом учете — это не ошибка программы, а следствие методологических правил бухгалтерского учета. Для того чтобы успешно анализировать траты сотрудников по статьям ДДС в «1С:Бухгалтерии 3.0», мы рекомендуем использовать следующий алгоритм работы: