Рассмотрим распространенную ситуацию в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Необходимо сформировать универсальный отчет по движению денежных средств, выгрузить его для дальнейшей работы и получить детализацию платежей по статьям ДДС. При этом часть банковских документов содержит несколько строк расшифровки платежа: одна сумма списывается или поступает по нескольким статьям движения денежных средств.
Например, одной банковской выпиской может быть отражена оплата поставщику, в которой одновременно присутствуют оплата товаров, транспортные расходы, услуги связи, аренда, комиссия банка или иные виды платежей. В документе такие суммы распределены по нескольким строкам, но универсальный отчет выводит только одну статью ДДС — как правило, первую из документа.
Разберем, почему возникает эта проблема, как правильно выбрать источник данных для универсального отчета, какие поля нужно использовать, как вывести банковский счет, контрагента, сумму, статью ДДС и другие реквизиты, а также как проверить, что отчет не теряет детализацию при выгрузке.
Сначала выясним причину. В документах движения денежных средств в «1С:Бухгалтерии 3.0» данные могут храниться в двух разных частях документа:
Когда в документе указана только одна статья движения денежных средств, программа может хранить или отображать ее в реквизите шапки документа. В такой ситуации универсальный отчет, построенный по самому документу, обычно показывает данные корректно.
Однако при разбивке одной банковской операции на несколько статей ДДС каждая статья относится не к документу в целом, а к отдельной строке табличной части РасшифровкаПлатежа. Шапка документа физически может содержать только одно значение статьи движения денежных средств, поэтому отчет, построенный по шапке, не может корректно вывести несколько разных статей для одного платежа.
Главная причина ошибки заключается в том, что отчет выбирает статью ДДС из шапки документа, а не из строк расшифровки платежа.
В результате возникает типичная ситуация:
Поэтому не будем исправлять отчет вручную после выгрузки. Гораздо надежнее сразу настроить источник данных так, чтобы универсальный отчет формировал строку по каждой строке расшифровки платежа.
Перед настройкой отчета определим, какие документы участвуют в движении денежных средств. В «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» чаще всего используются следующие документы:
ПоступлениеНаРасчетныйСчет — для отражения безналичных поступлений;СписаниеСРасчетногоСчета — для отражения безналичных списаний;ПоступлениеНаличных — для поступлений в кассу;ВыдачаНаличных — для выдачи денег из кассы;ПлатежноеПоручение — для подготовки платежного поручения в банк.Рассмотрим важный момент. Документ ПлатежноеПоручение обычно используется для подготовки распоряжения банку. Он не всегда отражает фактическое движение денег по счету. Для анализа реального ДДС, фактических поступлений и списаний обычно нужно использовать документы ПоступлениеНаРасчетныйСчет и СписаниеСРасчетногоСчета, созданные на основании банковской выписки или загруженные при обмене с банком.
Для отчета по фактическому движению денежных средств ориентируемся на документы банковской выписки, а не только на платежные поручения.
Если нужно анализировать только планируемые платежи, можно отдельно формировать отчет по платежным поручениям. Но для управленческого отчета по ДДС, контроля денежных потоков и выгрузки фактических сумм лучше использовать проведенные документы поступления и списания денежных средств.
Разберем структуру документа подробнее. В «1С:Бухгалтерии 3.0» многострочная расшифровка банковского платежа хранится в табличной части РасшифровкаПлатежа.
Каждая строка этой табличной части может содержать отдельную информацию по части платежа. В зависимости от вида операции документа и настроек учета там могут быть указаны:
Если в одной банковской операции указано несколько статей движения денежных средств, то в документе будет несколько строк РасшифровкаПлатежа. Например, одно списание на сумму 150 000 рублей может быть распределено следующим образом:
Если построить отчет по шапке документа СписаниеСРасчетногоСчета, программа может вывести одну статью ДДС для всей суммы 150 000 рублей. Это приведет к искажению структуры движения денежных средств.
Если построить отчет по табличной части РасшифровкаПлатежа, программа сформирует три строки:
Именно этот вариант нужен для корректного анализа ДДС.
Рассмотрим основной способ решения проблемы. Вместо построения универсального отчета по самому документу необходимо выбрать табличную часть РасшифровкаПлатежа.
Для списаний с расчетного счета обычно используем следующие параметры:
Для поступлений на расчетный счет используем аналогичную настройку:
После выбора таблицы РасшифровкаПлатежа каждая строка отчета будет соответствовать не банковскому документу целиком, а отдельной строке распределения платежа. Это позволяет вывести реальную статью движения денежных средств, относящуюся к конкретной сумме.
Не выбираем поле статьи ДДС из реквизитов шапки документа, если платеж распределен на несколько строк. В таком случае используем статью из табличной части РасшифровкаПлатежа.
Разберем настройку отчета по шагам на примере списаний с расчетного счета.
После выбора табличной части отчет будет строиться по строкам расшифровки. При этом один документ может выводиться несколько раз — по количеству строк распределения суммы. Это не является ошибкой. Напротив, именно такая детализация нужна для корректной выгрузки ДДС.
Например, если одно списание распределено по трем статьям, в отчете появятся три строки с одной и той же ссылкой на документ, датой, организацией и банковским счетом, но с разными суммами и статьями ДДС.
Рассмотрим рекомендуемый набор полей. Точный перечень зависит от задачи, но для полноценной выгрузки по движению денежных средств обычно полезно выводить как реквизиты строки расшифровки, так и реквизиты документа-владельца.
В отчет по списаниям с расчетного счета рекомендуется добавить следующие поля:
Ссылка — ссылка на документ списания;Ссылка.Дата — дата документа;Ссылка.Номер — номер документа;Ссылка.Организация — организация;Ссылка.БанковскийСчет — банковский счет, с которого произведено списание;Ссылка.ВидОперации — вид операции документа;Ссылка.Контрагент — получатель денежных средств, если реквизит доступен для выбранного вида операции;Ссылка.ДоговорКонтрагента — договор с контрагентом;Ссылка.НазначениеПлатежа — назначение платежа;СтатьяДвиженияДенежныхСредств — статья ДДС из строки расшифровки;Сумма — сумма по конкретной строке расшифровки;СуммаНДС — сумма НДС по строке, если используется в задаче;СтавкаНДС — ставка НДС, если требуется контролировать налоговую составляющую платежа;СчетРасчетов — счет учета расчетов, если необходима бухгалтерская аналитика;ДокументРасчетов — документ, по которому производится расчет, если он заполнен.Для поступлений на расчетный счет набор полей будет похожим. Вместо получателя средств обычно потребуется вывести плательщика. В зависимости от вида операции документа может использоваться реквизит Ссылка.Плательщик, Ссылка.Контрагент или другой реквизит документа.
Рассмотрим важный принцип. Поля, относящиеся к документу в целом, берите через реквизит Ссылка. Поля, относящиеся к конкретной строке распределения, берите непосредственно из таблицы РасшифровкаПлатежа.
Например:
Ссылка.Дата;Ссылка.БанковскийСчет;Ссылка.Организация;СтатьяДвиженияДенежныхСредств строки расшифровки;Сумма строки расшифровки.Такой подход позволяет объединить данные шапки и табличной части без потери детализации.
После перехода на табличную часть РасшифровкаПлатежа часто возникает вопрос: как получить банковский счет, если этот реквизит находится не в строке расшифровки, а в шапке документа?
Разберем решение. Каждая строка табличной части связана с документом-владельцем через реквизит Ссылка. Поэтому реквизиты шапки документа можно вывести через точку от ссылки.
Для вывода банковского счета используем поле:
Ссылка.БанковскийСчет
Для вывода организации используем поле:
Ссылка.Организация
Для вывода даты документа используем поле:
Ссылка.Дата
Для вывода номера документа используем поле:
Ссылка.Номер
В универсальном отчете такие поля могут отображаться как реквизиты ссылки на документ. Если нужного реквизита нет в доступном списке сразу, раскроем группу реквизитов Ссылка и выберем нужное поле документа.
Не нужно возвращаться к отчету по шапке документа только ради банковского счета. Банковский счет можно получить через ссылку на документ, а статью ДДС необходимо оставить из строки табличной части.
После выбора правильного источника данных настроим группировки. От них зависит, будет ли отчет показывать отдельную строку по каждой статье ДДС или суммировать несколько строк в одну.
Для детальной выгрузки обычно удобно использовать следующую последовательность группировок:
Если основная цель — выгрузить данные в Excel для последующего анализа, можно не использовать сложные группировки и вывести плоский список строк. В таком случае каждая строка будет представлять отдельную строку расшифровки платежа.
Для плоской выгрузки полезно добавить в список полей:
Если нужно получить сводный отчет по ДДС, настроим группировку по статье движения денежных средств и добавим ресурс Сумма. Тогда отчет покажет общую сумму поступлений или списаний по каждой статье.
Например, можно получить структуру:
При этом важно, чтобы группировка строилась по полю статьи ДДС из табличной части, а не по реквизиту шапки документа.
Теперь разберем ресурсы. Ресурс — это показатель, который универсальный отчет будет суммировать, рассчитывать или выводить в итогах.
Для отчета по ДДС основным ресурсом обычно является поле:
Сумма
При необходимости можно добавить также:
СуммаНДС — для контроля НДС в платежах;Если отчет строится по нескольким строкам расшифровки одного документа, не используем сумму документа из шапки в качестве основного ресурса. Иначе одна и та же полная сумма документа может повториться по каждой строке, а итоги будут завышены.
Рассмотрим пример ошибки. Документ списания на 120 000 рублей содержит три строки расшифровки:
Если в отчет вывести сумму документа из шапки, то программа может показать 120 000 рублей в каждой из трех строк. В результате общий итог составит 360 000 рублей вместо 120 000 рублей.
Чтобы избежать двойного или тройного учета, используем сумму из табличной части РасшифровкаПлатежа. Тогда отчет покажет:
Итог по документу будет равен 120 000 рублей, что соответствует банковской выписке.
Для регулярной работы с отчетом настроим отборы. Это позволит формировать отчет за нужный период, по конкретной организации, банковскому счету, контрагенту или статье ДДС.
Рекомендуем добавить следующие отборы:
Ссылка.Дата;Ссылка.Организация;Ссылка.БанковскийСчет;Ссылка.ВидОперации;СтатьяДвиженияДенежныхСредств;Ссылка.Контрагент или другому реквизиту, используемому в документе;ДоговорКонтрагента или реквизиту строки расшифровки.Если формируем отчет для финансового анализа, удобно создавать несколько сохраненных вариантов:
Такой подход позволит не перенастраивать отчет каждый месяц вручную.
Рассмотрим настройку для входящих платежей. Если проблема возникает в документе ПоступлениеНаРасчетныйСчет, используем тот же принцип: выбираем не шапку документа, а таблицу РасшифровкаПлатежа.
Настроим отчет следующим образом:
Ссылка;При поступлениях может использоваться несколько статей доходов. Например, одним платежом покупатель может оплатить реализацию товаров, услуги, аренду, аванс и возмещение расходов. Если отчет берет статью доходов из шапки документа, он будет показывать только одну статью для всех строк.
После перехода на таблицу РасшифровкаПлатежа каждая часть поступления будет показана отдельно.
Перед изменением настройки универсального отчета проанализируем сам банковский документ. Иногда проблема связана не с отчетом, а с тем, что в расшифровке платежа статьи ДДС заполнены одинаково или часть строк не заполнена.
Проверим документ по шагам:
Если в документе действительно заполнены разные статьи ДДС, а в отчете отображается одна статья, причина почти наверняка в том, что отчет обращается к полю шапки.
Если в документе все строки имеют одну и ту же статью, то универсальный отчет покажет одинаковую статью корректно. В таком случае необходимо исправлять сам документ или правила заполнения банковской выписки.
После настройки отчета обязательно выполним контрольную сверку. Это особенно важно, если отчет будет выгружаться для финансового анализа, бюджета движения денежных средств, управленческой отчетности или загрузки в другую систему.
Проверим три уровня данных:
Рассмотрим пример. В банковской выписке отражено списание на 200 000 рублей. В расшифровке документа указано:
Проверим равенство:
120 000 + 50 000 + 30 000 = 200 000 рублей.
В правильно настроенном отчете итог по этому документу должен быть равен 200 000 рублей. Если отчет показывает 600 000 рублей, значит в качестве ресурса выведена общая сумма документа, которая повторилась в каждой строке.
Если отчет показывает 120 000 рублей, 50 000 рублей и 30 000 рублей, а общий итог равен 200 000 рублей, настройка выполнена правильно.
Универсальный отчет обычно строится по одному объекту метаданных. Поэтому документы ПоступлениеНаРасчетныйСчет и СписаниеСРасчетногоСчета чаще всего анализируются отдельными отчетами.
Рассмотрим варианты объединения данных для полноценного ДДС.
Первый вариант — сформировать два отдельных универсальных отчета:
Затем выгрузим оба отчета в Excel и объединим данные в общей таблице. Для удобства добавим отдельный признак направления движения:
Второй вариант — использовать стандартные отчеты по бухгалтерскому учету. Например, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам учета денежных средств с детализацией по статьям движения денежных средств.
Для этого обычно используют счета:
В настройках оборотно-сальдовой ведомости можно добавить группировку по статьям движения денежных средств. Такой отчет удобен для сверки остатков, оборотов и общей структуры движения денег.
Однако для подробной выгрузки с назначением платежа, контрагентом, договором, банковским счетом и каждой строкой расшифровки универсальный отчет по табличной части РасшифровкаПлатежа остается более гибким инструментом.
Разберем, в каких случаях универсальный отчет не является единственным решением.
Оборотно-сальдовая ведомость по счетам денежных средств подойдет, когда нужно:
Универсальный отчет лучше использовать, когда нужно:
Для контроля бухгалтерских оборотов используем ОСВ, а для построчной выгрузки с расшифровкой платежей используем универсальный отчет по табличной части.
Рассмотрим типичные ошибки и способы их устранения.
Сумма из табличной части.РасшифровкаПлатежа.Ссылка.БанковскийСчет.Ссылка.Дата и Ссылка.Номер.Ссылка.Организация.Чтобы не исправлять данные в конце месяца, организуем регулярный контроль заполнения статей движения денежных средств. Особенно это важно, если банковские выписки загружаются автоматически, платежи разносятся несколькими сотрудниками или в базе используется большое количество статей ДДС.
Рекомендуем выполнять следующую проверку:
Например, не следует отражать оплату аренды, услуги связи, транспортные расходы и оплату товаров одной общей статьей «Прочие расходы». Такая детализация не позволит сформировать полезный управленческий отчет по ДДС.
Лучше заранее создать понятную структуру справочника СтатьиДвиженияДенежныхСредств и закрепить правила его использования.
Рассмотрим организацию статей ДДС. Для качественного управленческого анализа полезно создавать статьи не по каждому отдельному контрагенту, а по экономическому смыслу платежа.
Например, для расходов можно использовать следующие статьи:
Для поступлений можно использовать следующие статьи:
Чем точнее настроены статьи ДДС, тем полезнее будет универсальный отчет. Однако не следует чрезмерно дробить справочник. Если создать отдельную статью для каждого поставщика или отдельного договора, отчет станет слишком детализированным и потеряет аналитическую ценность.
После настройки отчета обязательно сохраним вариант. Это позволит быстро формировать одну и ту же выгрузку без повторной настройки полей, отборов, группировок и ресурсов.
Рекомендуем создавать отдельные варианты:
В названии варианта желательно указывать источник данных. Например, «Списание с расчетного счета — Расшифровка платежа». Это поможет отличить правильный вариант от старой настройки, построенной по шапке документа.
После формирования отчета выгрузим данные в табличный формат. Перед выгрузкой проверим, что отчет содержит только нужные поля и не включает лишние итоги, которые могут помешать дальнейшей обработке.
Для выгрузки в Excel обычно удобно использовать плоскую структуру:
После выгрузки сможем строить сводные таблицы, группировать данные по месяцам, статьям, контрагентам, банковским счетам и направлениям деятельности.
При работе с выгрузкой обязательно сохраняем идентификатор документа или ссылку на документ. Это позволит быстро вернуться к первичной операции в 1С, если в финансовом отчете обнаружится ошибка или потребуется уточнить назначение платежа.
Подведем итог и разберем последовательность действий, которая позволит устранить проблему с первой статьей ДДС.
ПоступлениеНаРасчетныйСчет или СписаниеСРасчетногоСчета.РасшифровкаПлатежа.Ссылка: дату, номер, организацию, банковский счет, контрагента и назначение платежа.Основное решение заключается в том, чтобы строить универсальный отчет по табличной части «Расшифровка платежа», а не по шапке документа. Тогда программа будет выводить отдельную строку по каждой статье движения денежных средств и не будет подставлять первую статью на все строки платежа.
Информация носит справочный характер