В процессе ведения учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом бухгалтеры нередко сталкиваются со сложными жизненными ситуациями, когда у организации не хватает денежных средств для полной выплаты заработной платы сотрудникам. В таких случаях принимается решение выплатить деньги частично. Однако при попытке ручной корректировки суммы к выплате в ведомости программа начинает вести себя непредсказуемо: в регистры учета НДФЛ записываются странные, завышенные или заниженные суммы доходов и налога, которые затем перекочевывают в форму 6-НДФЛ.
В этой статье мы подробно разберем внутренние механизмы программы 1С:ЗУП 3.1, выясним причину искажения данных при частичной выплате, проанализируем математику зачета аванса и научимся правильно вносить изменения в ведомости, чтобы учет НДФЛ оставался безупречным.
Для начала проанализируем конкретную ситуацию. Предположим, у нас есть сотрудник, по которому в течение месяца были отражены следующие операции:
Бухгалтер создает документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу), заполняет его автоматически. Программа подтягивает полную сумму к выплате 17 620 руб. Далее бухгалтер прямо в табличной части ведомости вручную меняет общую сумму выплаты с 17 620 руб. на 9 000 руб. и нажимает кнопку «Обновить налог».
В этот момент происходит неожиданное: в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (и в регистре учета доходов) программа отражает сумму фактически полученного дохода в размере 17 885,59 руб. и удержанный НДФЛ в размере 2 325 руб.
Если рассуждать логически, то общая сумма выплаченных сотруднику денег (с учетом аванса) составляет 5 000 + 9 000 = 14 000 руб. Чтобы определить доход «грязными» (до вычета НДФЛ), мы должны применить классическую пропорцию:
(5 000 + 9 000) / 0.87 = 16 091,95 руб. (округлим до 16 092 руб.)
Откуда же программа берет сумму дохода 17 885,59 руб. и почему расчет ломается? Выясним это, заглянув «под капот» алгоритмов 1С.
Главная ошибка заключается в редактировании суммы выплаты непосредственно в общей строке ведомости. Дело в том, что каждая строка в ведомости — это не просто число, а визуальное отражение скрытой таблицы (расшифровки), где сумма распределена в разрезе различных аналитик: сотрудников, подразделений, документов-оснований и периодов действия.
Когда мы автоматически заполняем ведомость на выплату зарплаты за месяц, в расшифровку по нашему сотруднику попадают как минимум две строки:
Начисление зарплаты и взносов (в нашем примере это 22 620 руб., то есть 26 000 руб. начисления минус 3 380 руб. НДФЛ).Начисление за первую половину месяца (в нашем примере это -5 000 руб.).В сумме эти строки как раз и дают 17 620 руб. (22 620 - 5 000).
Когда мы принудительно меняем итоговую сумму в ведомости с 17 620 на 9 000 руб., программа не знает, какую именно часть выплаты мы урезаем. Она запускает алгоритм пропорционального перераспределения по всем аналитическим разрезам расшифровки. Программа уменьшает и сумму начисления, и... уменьшает (то есть делает более близким к нулю, а фактически увеличивает в математическом смысле) отрицательный зачет аванса!
Посмотрим, как распределилась сумма в примере автора:
Пропорция уменьшения составляет: 9 000 / 17 620 = 0.510783
Программа применяет этот коэффициент к каждой строке расшифровки:
Обратите внимание: вместо зачета реального аванса в 5 000 руб. программа «зачла» только 2 553,91 руб. Разница составила 2 446,09 руб. (эти деньги программа считает виртуально «невыплаченными» в счет аванса, хотя физически они уже давно на руках у сотрудника).
Теперь программа пытается восстановить «виртуальную» базу для исчисления НДФЛ по формуле:
Доход = (Выплата по документу-основанию + Зачет аванса) / 87 * 100
Поскольку зачет аванса исказился, расчет приобретает следующий вид:
Доход = (11 553,91 + 5 000) / 87 * 100 = 16 553,91 / 87 * 100 = 19 027,48 руб.
При других внутренних механизмах распределения (в зависимости от релиза программы и наличия удержаний) программа может скорректировать аванс в сторону увеличения. В примере автора аванс «списался» больше на 1 560 руб. (составил 6 560,46 руб.). Формула отработала так:
Доход = (9 000 + 6 560,46) / 87 * 100 = 15 560,46 / 87 * 100 = 17 885,59 руб.
С этой искаженной суммы рассчитывается налог: 17 885,59 * 13% = 2 325 руб.
Важный вывод: Любое ручное исправление итоговой суммы в строке ведомости ломает внутренние регистры накопления НДФЛ, так как программа пропорционально искажает зачет аванса и другие межрасчетные выплаты.
В дискуссиях на форумах часто можно встретить утверждение: «НДФЛ удерживается из зарплаты только один раз в месяц по результатам начислений, а не выплат». Внимательно проанализируем этот момент. Это утверждение полностью устарело!
Начиная с 1 января 2023 года, Федеральным законом № 263-ФЗ были кардинально изменены правила учета НДФЛ:
Рассмотрим еще одну серьезную проблему, с которой сталкиваются пользователи 1С:ЗУП 3.1 при неполной выплате зарплаты. В современных релизах программы доход регистрируется в учете по НДФЛ в момент проведения документа начисления (на основании «Плановой даты выплаты», указанной внизу документа).
Если в плановую дату мы производим выплату не в полном объеме, программа все равно оставляет в учете первоначально зарегистрированный доход по документу начисления. В результате, если выплата остатка задерживается и переносится на другой отчетный период, в Разделе 2 формы 6-НДФЛ может отразиться весь начисленный доход полностью, хотя фактически часть его еще не выплачена. Корректировка произойдет только тогда, когда будет проведена вторая ведомость на остаток долга.
Поэтому критически важно уметь правильно оформлять частичную выплату в программе.
Если нам необходимо выплатить сотруднику неполную сумму, рассмотрим пошагово, как сделать это правильно, не ломая математику программы.
Шаг 1. Открываем ведомость и переходим в окно редактирования
Заполняем документ ведомости автоматически. Вместо того чтобы править сумму прямо в табличной части, дважды кликаем левой кнопкой мыши по сумме к выплате нужного сотрудника. Откроется окно «Редактирование сотрудника» (расшифровка).
Шаг 2. Корректируем только документ-основание
В открывшемся окне мы увидим несколько строк. Нам нужно найти строку, в которой в качестве документа-основания выступает последнее Начисление зарплаты и взносов. Именно в этой строке мы вручную уменьшаем сумму к выплате.
Строку, содержащую зачет аванса (в нашем примере это -5 000 руб.), мы категорически не трогаем! Она должна остаться в первоначальном виде.
Для нашего примера: в строке начисления зарплаты вместо 22 620 руб. мы пишем 14 000 руб. Строку с авансом оставляем равной -5 000 руб. В итоге общая сумма к выплате вверху окна пересчитается сама и станет равной желаемым 9 000 руб. (14 000 - 5 000).
Шаг 3. Обновляем налог
Нажимаем кнопку «ОК», возвращаясь в общую табличную часть ведомости. Выделяем строку сотрудника и нажимаем кнопку «Обновить налог» (или пересчитываем его вручную в колонке «НДФЛ к удержанию»).
Проанализируем результат. Теперь программа рассчитает базу НДФЛ следующим образом:
Доход = (14 000 + 5 000) / 87 * 100 = 19 000 / 87 * 100 = 21 839 руб. (это общая сумма начисленного дохода, приходящаяся на выплаченную часть).
А удержанный налог составит ровно ту сумму, которая соответствует выплате по закону. Никаких искажений зачета аванса не произойдет, и в регистрах останутся чистые, корректные данные.
Проанализируем ситуацию, когда оставшаяся часть зарплаты будет выплачена очень нескоро (например, через месяц или два), и этот период захватывает стык разных кварталов. В этом случае корректировка ведомости через расшифровку может привести к тому, что невыплаченный доход продолжит числиться в текущем периоде в отчете 6-НДФЛ, создавая расхождения.
Для решения этой проблемы мы рекомендуем разбить сам документ начисления зарплаты:
Начисление зарплаты и взносов.Начисление зарплаты и взносов. С помощью ручного подбора или настройки начислений рассчитываем в нем только ту часть зарплаты, которую мы физически готовы выплатить в ближайшее время. Указываем реальную планируемую дату выплаты.Начисление зарплаты и взносов на оставшуюся часть суммы. В нем указываем будущую плановую дату выплаты (когда планируется закрыть долг перед сотрудниками).Этот способ более трудоемкий, но он гарантирует стопроцентное совпадение данных бухгалтерского учета и налоговых регистров по НДФЛ в условиях затяжного финансового кризиса на предприятии.
Для того чтобы избежать утомительного поиска ошибок перед сдачей отчетности 6-НДФЛ, давайте сформулируем несколько простых правил работы с ведомостями:
Анализ НДФЛ по месяцам и Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. В них не должно быть расхождений между исчисленным и удержанным налогом при полной выплате зарплаты.Применяя эти несложные правила и понимая внутреннюю математику программы, мы навсегда избавимся от ошибок ручного ввода и обеспечим быструю и легкую сдачу налоговой отчетности.