При ведении учета индивидуального предпринимателя на общей системе налогообложения (ОСНО) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) попадает только НДФЛ, а сами суммы выплаченной заработной платы игнорируются программой. Это серьезная проблема, так как она ведет к завышению налоговой базы по НДФЛ самого предпринимателя. В рамках данной статьи мы подробно разберем причины такого поведения системы 1С:Бухгалтерия 8.3, проанализируем работу специализированных регистров и найдем способы исправления ошибок при синхронизации с ЗУП и распределении расходов между ОСНО и Патентом.
Рассмотрим первую и самую распространенную причину — использование сводного учета заработной платы. В программе 1С:Бухгалтерия существует возможность вести учет расчетов с персоналом двумя способами: «По каждому сотруднику» или «Сводно по всем сотрудникам». Для ИП на ОСНО выбор второго варианта практически всегда означает отсутствие данных в КУДиР.
Почему «сводно» не работает для ИП? Алгоритм формирования Книги учета для ИП на ОСНО принципиально отличается от обычного бухгалтерского учета. Для того чтобы расход на оплату труда был признан в налоговом учете ИП, программа должна зафиксировать два события: начисление зарплаты и ее фактическую выплату конкретному лицу. При сводной настройке в регистры бухгалтерии попадают общие суммы по счету 70, а специализированные регистры накопления, такие как ИП Расходы на оплату труда, попросту не заполняются, так как в них отсутствует необходимая аналитика (разрез по сотрудникам).
Для исправления ситуации выполним следующие шаги:
Проанализируем техническую сторону вопроса. Бухгалтерские проводки по счетам 70, 68.01 и 69 сами по себе не являются основанием для записи в КУДиР ИП. Программа ориентируется на записи в накопительных регистрах. Посмотрим на основные регистры, которые должны быть заполнены:
ИП Расходы на оплату труда — основной регистр для признания зарплаты.ИП НДФЛ — для учета удержанного и перечисленного налога.ИП Расходы на страховые взносы — для отражения взносов в Книге.Если при проведении документа «Списание с расчетного счета» (выплата зарплаты) вы видите только бухгалтерские проводки (Дт 70 — Кт 51), но вкладка с регистром ИП Расходы на оплату труда отсутствует, это означает, что программа «не увидела» задолженность перед сотрудником в налоговом учете. Выясним причину: скорее всего, документ «Отражение зарплаты в бухучете» был сформирован сводно, и система не может сопоставить выплату конкретному Иванову с начислением по нему же.
Нередко после изменения настроек зарплаты на учет «по сотрудникам» пользователи замечают, что из КУДиР «пропадают» материальные расходы. Разберем, почему это происходит. Для признания расходов на материалы ИП на ОСНО необходимо выполнение трех условий:
Если вы изменили учетную политику или настройки зарплаты в середине года, это может привести к необходимости перепроведения документов. Программа должна заново выстроить цепочки связей в регистре ИП МПЗ. Выполните групповое перепроведение документов за весь налоговый период (с 1 января текущего года), чтобы восстановить последовательность и «закрыть» партии материалов.
Рассмотрим ситуацию, когда оплата задолженности прошлого года (например, комиссионного вознаграждения или зарплаты за декабрь) не попадает в КУДиР текущего года. Проблема кроется в отсутствии входящих остатков по регистрам ИП.
Для налогового учета ИП на ОСНО недостаточно иметь сальдо на счете 60 или 76. Программа ищет записи в регистре ИП Прочие расходы с видом «Остаток». Чтобы исправить это, воспользуемся следующим алгоритмом:
ИП Прочие расходы (через кнопку «Движения документа»).Если ИП совмещает два режима налогообложения, возникает вопрос распределения косвенных расходов. Проанализируем типичную ошибку: разница между «Справкой-расчетом списания косвенных расходов» и регистром ИП Расходы на оплату труда.
В справке-расчете программа оперирует начисленными суммами для определения пропорции распределения. Однако в КУДиР ИП на ОСНО попадают только те суммы, которые были фактически оплачены. Если в текущем месяце вы начислили 100 000 руб., но выплатили только 80 000 руб., то распределяться для целей КУДиР будут именно 80 000 руб., при этом пропорция будет браться исходя из выручки по ОСНО и Патенту за текущий месяц (или нарастающим итогом, в зависимости от настроек учетной политики).
Чтобы окончательно убедиться в корректности учета, рекомендуем воспользоваться инструментом «Универсальный отчет»:
Проанализируем записи: - Вид движения «Приход» формируется документом начисления («Отражение зарплаты в бухучете»). Это ваша задолженность перед сотрудниками в налоговом учете. - Вид движения «Расход» формируется документом выплаты («Ведомость в банк/кассу», «Списание с расчетного счета»). Именно в этот момент сумма попадает в КУДиР.
Если вы видите «Приход», но нет «Расхода» при наличии выплаты — проверяйте соответствие аналитики (Сотрудник, Подразделение, Номенклатурная группа) в обоих документах. Любое расхождение приведет к тому, что программа посчитает выплату авансом и не включит ее в расходы до момента следующего начисления. Для быстрого выявления подобных несоответствий можно использовать отчет для сверки данных бухгалтерского и налогового учета по сотрудникам.
Важный нюанс по НДФЛ: Помните, что НДФЛ для ИП на ОСНО считается частью оплаты труда. Он признается в КУДиР только после того, как налог удержан при выплате зарплаты И перечислен в бюджет (в составе ЕНП и уведомлений). Если НДФЛ в книгу попадает, а зарплата — нет, это верный признак того, что по НДФЛ аналитика «Сотрудник» заполнилась автоматически (например, из ведомостей), а по самой зарплате основной регистр пуст из-за настройки «сводно».
Таким образом, для корректного ведения КУДиР ИП на ОСНО необходимо отказаться от сводного учета зарплаты, следить за последовательностью проведения документов и корректно вводить остатки по специализированным налоговым регистрам в начале ведения деятельности в программе. Для детального анализа сформированных показателей подойдет расширение для расшифровки раздела налоговой базы в КУДиР ИП.