← На главную

Ситуация, когда выплаченная заработная плата не отражается в Книге учета доходов и расходов (КУДиР) при применении упрощенной системы налогообложения (УСН), является одной из самых распространенных и при этом трудоемких в плане диагностики. Часто это связано с ошибками при переносе данных с остатками по сотрудникам из одной информационной базы в другую. Особенно часто это проявляется в начале года или после изменения настроек синхронизации с программой «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Давайте подробно разберем, почему программа может игнорировать эти расходы, и как мы можем восстановить корректный учет.

Анализируем настройки детализации расчетов

Первым делом проанализируем настройки взаимодействия между «1С:Бухгалтерией» и внешней программой учета зарплаты. В «1С:Бухгалтерии 3.0» (даже в версии КОРП) существует принципиальное различие в том, как программа воспринимает данные: сводно по всем сотрудникам или детализированно по каждому работнику. В случаях возникновения расхождений может потребоваться корректировка регистра «Зарплата к выплате» с помощью документа «Перенос данных».

Если в настройках программы (раздел Администрирование — Параметры учета — Настройки зарплаты) установлен флаг «Вести учет по каждому сотруднику», то и данные из ЗУП должны приходить с аналогичной детализацией. Если из ЗУП данные выгружены «сводно», программа не сможет сопоставить начисленную задолженность по конкретным сотрудникам с фактом выплаты в документах Списание с расчетного счета или Выдача наличных. В результате регистры УСН не закроются, и расход не будет признан.

Рассмотрим порядок действий для проверки этого соответствия:

1. Перейдем в раздел Администрирование и откроем Настройки зарплаты.
2. Убедимся, что переключатель способа ведения учета зарплаты стоит в положении «В этой программе» или «Во внешней программе» в соответствии с вашей фактической схемой.
3. Проверим ссылку «Расчеты по зарплате и кадрам». Если там выбрано «По каждому сотруднику», то в документе Отражение зарплаты в бухучете, пришедшем из ЗУП, обязательно должен быть заполнен список сотрудников.

Изучаем регистр «Расходы при УСН»

Чтобы понять «внутреннюю кухню» программы, нам необходимо заглянуть в регистр накопления РасходыПриУСН. Именно на основании записей в этом регистре формируется КУДиР. Для признания расхода по зарплате должны выполниться два условия: расход должен быть начислен и он должен быть оплачен.

Посмотрим на движение документов:

• Документ «Отражение зарплаты в бухучете»: должен создавать приходную запись в регистре РасходыПриУСН со статусом «Не оплачено».
• Документ «Списание с расчетного счета»: должен создавать расходную запись в этом же регистре, которая «закрывает» начисление и переводит сумму в КУДиР.

Проанализируем ситуацию: если в январе выплата не попадает в расходы, скорее всего, программа не видит «прихода» (начисления) по этому регистру. Это часто случается, если задолженность на начало года не была перенесена в регистры УСН должным образом или если в документе отражения зарплаты указана статья расходов, которая не принимается в налоговом учете.

Влияние Единого налогового счета (ЕНП) на расходы УСН

С 2023 года правила признания расходов усложнились. Теперь для того, чтобы часть зарплаты (в виде НДФЛ и страховых взносов) попала в расходы, программа должна увидеть не только факт выплаты денег сотруднику, но и зачет средств на Едином налоговом счете (ЕНС). Нередко для корректного отражения требуется исправление «Не удержанного НДФЛ» в учетных документах.

Выясним причину возможного сбоя в этой части:

1. Проверим наличие и проведение документа Сведения об удержанном НДФЛ (если синхронизация идет из ЗУП). Без этого документа Бухгалтерия не «узнает», какая сумма НДФЛ из выплаченной зарплаты должна быть отражена в расходах.
2. Проверим проведение регламентных операций в помощнике «Закрытие месяца». Начиная с 2024 года, окончательное распределение и признание расходов по УСН (особенно по налогам с ФОТ) происходит именно при выполнении задачи «Зачет аванса по единому налоговому счету».

Хронология проведения документов в январе

Для корректного учета УСН критически важна последовательность документов. Рассмотрим типичную ошибку начала года: зарплата за декабрь выплачивается в январе. Если документ Отражение зарплаты в бухучете за декабрь был проведен без аналитики по сотрудникам, а выплата в январе идет пофамильно, программа сочтет это авансом.

Разберем алгоритм исправления через перепроведение:

1. Отменим проведение январской выплаты зарплаты.
2. Проверим, чтобы документ Отражение зарплаты в бухучете за декабрь имел статус «Принято к учету» и корректные проводки по регистру РасходыПриУСН.
3. Проведем документ выплаты заново.
4. Выполним групповое перепроведение документов за январь через Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов.

Способ быстрого решения: ручная корректировка КУДиР

Если перепроведение документов за прошлые периоды невозможно (период закрыт) или синхронизация из ЗУП настроена так, что автоматического исправления добиться сложно, воспользуемся механизмом принудительной записи в книгу расходов.

Рассмотрим, как это сделать правильно:

1. Перейдем в раздел Операции — УСН — Записи книги доходов и расходов УСН.
2. Создадим новый документ и перейдем на вкладку «I. Доходы и расходы».
3. Нажмем кнопку «Добавить» и вручную укажем дату, номер первичного документа (платежного поручения), содержание операции (например, «Выплата заработной платы за январь») и сумму в колонке «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы».
4. Сохраним документ. Эта сумма гарантированно попадет в КУДиР при формировании отчета.

Проверка статьи расходов и номенклатурных групп

Иногда корень проблемы кроется в справочнике статей затрат. Давайте выясним, как это проверить:

В документе Отражение зарплаты в бухучете на вкладке «Начисленная зарплата и взносы» проверим колонку «Статья расходов». Щелкнем по ней и убедимся, что в поле «Вид расхода (НУ)» выбрано значение «Оплата труда», а в поле «Расходы УСН» установлено значение «Принимаются».

Если там ошибочно указано «Не принимаются», то даже при идеальной хронологии оплаты программа не включит эти суммы в налоговую базу. После изменения настроек статьи затрат потребуется перепровести документ отражения и последующую выплату.

Резюме и рекомендации

Мы выяснили, что отсутствие зарплаты в расходах УСН чаще всего связано с разрывом аналитики (сводно/по сотрудникам) или нарушением последовательности «начисление — оплата — зачет налогов».

Для предотвращения подобных ситуаций в будущем рекомендуем:

• Всегда проверять настройки синхронизации в ЗУП: Настройка — Дополнительные настройки — Настройка формирования проводок (должно быть выбрано «С детализацией по сотрудникам»).
• Следить за тем, чтобы на 1-е число месяца в регистре РасходыПриУСН не было «зависших» остатков без аналитики.
• Использовать отчет «Анализ состояния налогового учета по УСН», который наглядно показывает, на каком этапе (начисление или оплата) «застрял» ваш расход.

Помните, что ручные записи КУДиР — это эффективная «скорая помощь», но для долгосрочной стабильной работы лучше настроить автоматическое признание через корректную синхронизацию данных между ЗУП и Бухгалтерией.