Приветствуем вас! При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1 пользователи часто сталкиваются с неочевидным поведением отчета «Численность и текучесть кадров». Типичная ситуация: сотрудника увольняют (например, 17 февраля), а уже на следующий день (18 февраля) принимают обратно на работу. Логика подсказывает, что человек отработал весь месяц целиком и должен отображаться как одна целая штатная единица. Однако программа упорно делит его на две строки с дробными показателями (например, 0,6 и 0,4).
В этой статье мы подробно разберем, почему система производит именно такой расчет, как доказать правильность этих данных контролирующим органам и кадровой службе, а также поделимся техническими и методологическими приемами, которые помогут настроить отчет под ваши индивидуальные требования.
Для того чтобы понять логику программы, давайте заглянем «под капот» архитектуры 1С:ЗУП. В системе существует два важнейших справочника:
Физические лица — здесь хранится персональная информация о человеке как о гражданине (паспортные данные, ИНН, СНИЛС, контакты). Этот элемент уникален и всегда существует в единственном экземпляре.Сотрудники — этот справочник отражает трудовые отношения физического лица с работодателем. Каждая карточка в этом справочнике привязана к конкретному трудовому договору и уникальному табельному номеру.Когда мы увольняем работника 17 февраля, его первый трудовой договор прекращает свое действие. Карточка в справочнике Сотрудники закрывается. При приеме на работу 18 февраля мы обязаны создать новую карточку в справочнике Сотрудники с новым табельным номером (даже если физическое лицо остается прежним). С точки зрения трудового законодательства и информационной базы — это два абсолютно разных трудовых договора и два разных объекта учета.
Отчет «Численность и текучесть кадров» строится именно в разрезе элементов справочника Сотрудники. Так как договоров в отчетном месяце было два, программа обязана вывести две независимые строки для каждого кадрового события.
Давайте проанализируем математический алгоритм, который использует программа для определения средней численности. Расчет для каждого «Сотрудника» в месяце его приема или увольнения производится строго пропорционально календарным дням, в течение которых действовал его трудовой договор.
Рассмотрим детальный пример для февраля (28 календарных дней) при увольнении 17-го числа и приеме 18-го числа:
17 дней / 28 дней ≈ 0,607 (в отчете округляется до 0,6).11 дней / 28 дней ≈ 0,393 (в отчете округляется до 0,4).Если мы сложим эти два дробных значения, то получим ровно одну целую штатную единицу: 0,607 + 0,393 = 1,0. Таким образом, общий итог по организации рассчитывается абсолютно верно, и общая среднесписочная численность за месяц не искажается.
Важное примечание: Если в вашей базе при аналогичном сценарии программа вывела значения 0,6 и 0,7 (что в сумме дает 1,3), обязательно проверьте количество ставок в документах Прием на работу. Скорее всего, по одному из договоров сотрудник был оформлен на полторы ставки, либо произошло пересечение дат увольнения и приема (когда увольнение и прием проведены одной датой, что приводит к задвоению за этот день).
Если коллеги из отдела кадров или бухгалтерии утверждают, что отчет работает некорректно, вам следует сослаться на официальную методологию Росстата. Расчет средней численности регламентируется Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения (в частности, формы П-4).
Согласно правилам статистики, среднесписочная численность за месяц рассчитывается путем деления суммы списочной численности за каждый календарный день месяца (включая праздники и выходные) на общее число календарных дней в этом месяце. Поскольку для каждого из двух трудовых договоров сотрудника период действия был неполным, правила Росстата требуют учитывать их пропорционально отработанным календарным дням. Программа 1С:ЗУП производит вычисления в строгом соответствии с этими государственными стандартами.
Если пользователи категорически отказываются видеть сотрудника двумя строками и требуют объединить данные в одну строку с целым значением «1», мы можем решить эту задачу двумя путями: техническим и методологическим.
Мы можем перенастроить структуру отчета таким образом, чтобы программа группировала информацию не по рабочим договорам (сотрудникам), а по конкретным людям (физическим лицам). Выполним это по шагам:
Сотрудник.Физическое лицо (или выберем путь Сотрудник.Физическое лицо).После выполнения этих действий программа объединит обе строки уволенного и вновь принятого сотрудника под его единым ФИО. Дробные доли автоматически просуммируются (0,6 + 0,4), и в отчете отразится красивая и понятная единица в одной строке.
Очень часто процедуру «увольнение-прием» в один и тот же период используют для того, чтобы перевести сотрудника с основного места работы на работу по совместительству (или наоборот).
Обратим внимание на то, что в современных версиях программы 1С:ЗУП 3.1 для изменения вида занятости сотрудника вовсе не обязательно увольнять его и принимать заново. Мы можем воспользоваться стандартным документом Кадровый перевод. Начиная с последних релизов, на вкладке «Главное» этого документа доступна возможность напрямую изменить статус в поле «Вид занятости».
При использовании этого метода трудовые отношения в программе не прерываются, карточка сотрудника остается прежней, и отчет «Численность и текучесть кадров» изначально формирует корректную единую строку без дробления.
Если вы проверили все настройки и кадровые документы, но показатели численности все равно кажутся некорректными, рекомендуем проверить систему на наличие зарегистрированных ошибок релиза платформы 1С:
Используя приведенные инструкции, вы всегда сможете аргументированно объяснить логику программы коллегам или быстро перенастроить отчет под требования вашего отдела кадров!