← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда отчеты по численности показывают странные цифры. Типичный пример: в апреле на работу принят сотрудник, который ранее уже работал и был уволен. В отчете «Численность и текучесть кадров» в колонке «Принято» стоит корректная единица, но в колонке «Списочная численность» по этому человеку отображается «2», а в следующем месяце цифра может вырасти до «8». Проанализируем, почему так происходит, и разберем правильный алгоритм работы с программой.

Различие между справочниками «Физические лица» и «Сотрудники»

Для понимания причин ошибки нам необходимо рассмотреть фундаментальную архитектуру 1С:ЗУП 3.1. В программе разделены понятия человека как личности и человека как участника трудовых отношений:

1. Справочник ФизическиеЛица хранит персональные данные: ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения, паспортные данные.
2. Справочник Сотрудники хранит данные о конкретном трудовом договоре.

Важнейшее правило методологии ЗУП 3.1: при каждом новом приеме на работу (заключении нового трудового договора) необходимо создавать новый элемент в справочнике Сотрудники. Физическое лицо при этом выбирается уже существующее из справочника ФизическиеЛица. Если вы пытаетесь «реанимировать» старую карточку сотрудника, который был уволен год назад, и провести по ней новый прием, система начнет некорректно интерпретировать периоды работы, что приведет к дублированию записей в регистрах.

Анализ регистра «Данные о численности сотрудников»

Выясним причину появления цифр «2» и «8». Основным источником данных для кадровых отчетов является регистр сведений ДанныеОЧисленностиСотрудников. Записи в него попадают автоматически при проведении кадровых документов: ПриемНаРаботу, Увольнение, КадровыйПеревод.

Рассмотрим ситуацию по шагам:

1. Почему в апреле стоит «2»? Если вы использовали старую карточку Сотрудники, система видит в регистре два активных состояния для одного и того же идентификатора. Программа воспринимает это как наличие двух параллельных рабочих мест. Также это может произойти, если у сотрудника оформлено внутреннее совместительство (создано две карточки сотрудника на одно физлицо), и обе они активны.
2. Почему в мае стоит «8»? Такое резкое увеличение часто связано с технической ошибкой конкретных релизов (например, ветка 3.1.9) или с особенностями группировки отчета. Если отчет настроен так, что он суммирует списочную численность за каждую неделю или каждый значимый период внутри месяца вместо вычисления среднего значения, то при наличии ошибок в регистрах цифры начинают расти в геометрической прогрессии. Программа может суммировать состояние «работает» за каждый день периода, если произошел сбой в механизме среза последних данных по регистру.

Алгоритм корректного оформления повторного приема

Чтобы избежать искажения отчетности, разберем правильную последовательность действий при приеме ранее уволенного работника:

1. Переходим в раздел Кадры — Сотрудники.
2. Нажимаем кнопку Создать.
3. В поле ФИО начинаем вводить фамилию. Система выдаст предупреждение: «Найден человек с похожим именем».
4. Нажимаем «Да, это тот, кто мне нужен». Программа подставит данные из существующей карточки ФизическиеЛица (ИНН, СНИЛС и т.д.).
5. В результате у вас появится вторая карточка сотрудника с новым табельным номером, но привязанная к тому же физическому лицу.
6. На основании этой новой карточки создаем документ ПриемНаРаботу.

При таком подходе периоды работы по старому и новому договору в регистре ДанныеОЧисленностиСотрудников не будут пересекаться, и отчет «Численность и текучесть кадров» отработает корректно.

Как проверить и исправить накопленные ошибки

Если ошибка уже допущена и отчетность «поплыла», проанализируем ситуацию с помощью технических инструментов:

1. Проверка регистра: Нажмите «Сервис и настройки» (в правом верхнем углу) — «Функции для технического специалиста». Найдите регистр сведений ДанныеОЧисленностиСотрудников. Установите отбор по проблемному сотруднику. Вы увидите все записи, которые система использует для расчета. Дублирующиеся или перекрывающиеся периоды — это и есть причина лишних единиц в отчете.
2. Использование расшифровки: В самом отчете «Численность и текучесть кадров» дважды щелкните на ячейку со значением «2» или «8». Выберите вариант расшифровки «Сотрудник» или «Регистратор». Это позволит увидеть, какие именно документы сформировали такие показатели.
3. Исправление: Если обнаружено, что прием оформлен на старую карточку, рекомендуется отменить проведение документов, создать новую карточку сотрудника и перевыбрать её в документах приема и последующих начислениях. Внимание: это может потребовать пересчета заработной платы, если период уже закрыт.

Особенности учета ГПХ и совместителей

Посмотрим на ситуацию, когда сотрудник работает одновременно по трудовому договору и договору ГПХ. В ЗУП 3.1 это также будут две разные карточки в справочнике Сотрудники. Однако для целей статистики (например, формы П-4) договорники ГПХ не входят в списочную численность, но входят в среднюю численность. Если отчет настроен без учета категорий персонала, он может суммировать штатную единицу и единицу по ГПХ, показывая «2». Проверьте настройки фильтров в отчете: они должны исключать категорию «Договорники», если вам нужна только чистая списочная численность штатных работников.

Резюме: В 90% случаев некорректные цифры в кадровых отчетах ЗУП 3.1 — это следствие нарушения методики «Один договор = один Сотрудник». Соблюдение этого правила гарантирует чистоту регистров и корректность автоматизированных отчетов.