В торговых компаниях, использующих ордерную схему документооборота, часто возникает классический конфликт интересов между складской службой и финансовым отделом (бухгалтерией). Особенно остро эта проблема проявляется при оформлении возвратов товаров от покупателей. Склад ориентирован на фактическую приемку, проверку качества и быструю перепродажу годного товара. Бухгалтерия же жестко привязана к первичным документам, перевыставлению счетов-фактур и корректировочным проводкам.
Разберем типичную ситуацию: клиент возвращает товар. Склад физически принимает его, но не может оприходовать в системе, так как бухгалтерия еще не получила бумажные документы от клиента и не провела Возврат товаров от клиента или Корректировку реализации. Товар лежит мертвым грузом, его нельзя продать заново. Возможна и обратная ситуация: бухгалтер проводит корректировку реализации «авансом» на основании звонка менеджера, товар виртуально падает на остаток, менеджеры его продают, а пришедший на склад товар при проверке оказывается бракованным.
В этой статье мы подробно проанализируем, как решить эту проблему типовыми средствами программных продуктов 1С:Управление торговлей (начиная с версии 11.4/11.5) и 1С:ERP Управление предприятием.
Мы рассмотрим несколько эффективных сценариев настройки системы, которые позволят полностью развязать складской и финансовый контуры при возвратах.
---
Часто пользователи считают, что склад не может принять товар по ордеру без предварительно проведенного бухгалтером документа Возврат товаров от клиента. Это заблуждение. Программа позволяет настроить систему так, чтобы распоряжением на приемку для склада выступал предварительный документ планирования — Заявка на возврат товаров от клиента, оформленный менеджером.
Выясним, как настроить этот процесс по шагам:
Заявки на возврат.Оформление приходного ордера доступно. По умолчанию там часто установлен вариант «После оформления накладной». Нам необходимо изменить его на «После оформления заказа/соглашения» (в зависимости от версии конфигурации формулировка может звучать как «После оформления заказа» или «Разделенная приемка по заказам»).Заявка на возврат товаров от клиента в статусе «К возврату» (или «К выполнению»).Приходный ордер на товары, фактически пересчитывает поступивший товар, проверяет его качество и проводит ордер в статусе «Принят». Товар сразу попадает в складские остатки.Возврат товаров от клиента.Этот вариант идеально развязывает склад и бухгалтерию во времени. Склад оперирует физическим товаром на основании планового документа, а бухгалтерия оформляет финансовые документы уже по факту подтвержденной складом приемки.
---
Что делать, если товар вернулся на склад внезапно (например, водитель привез обратно недовезенный товар или клиент отказался от него прямо в момент доставки), а менеджер еще не успел создать никаких заявок? В современных версиях 1С реализован великолепный механизм «неотфактурованного возврата».
Проанализируем этот сценарий:
Приходный ордер на товары вручную.Реализация товаров и услуг или Заказ клиента, по которому товар уезжал со склада.Товары на складах) и становится доступным для других отгрузок.Корректировка реализации или Возврат товаров от клиента, приводя финансовый контур в соответствие со складским.Данный подход полностью решает проблему «неотфактурованного возврата», исключая задержки в обороте товара из-за медленной работы финансовой службы.
---
Рассмотрим ситуацию из первого сообщения на форуме: склад принял возврат, товар упал на остаток, менеджеры его мгновенно продали новому клиенту, а при последующей проверке выяснилось, что товар дефектный и отгружать его нельзя.
Чтобы избежать этой проблемы, рассмотрим два штатных механизма контроля качества при приемке:
Если кладовщик сразу при приемке видит дефекты, он не должен приходовать товар как кондиционный. В документе Приходный ордер на товары предусмотрен механизм управления качеством:
Если проверка товара требует длительного времени (например, техническая экспертиза электроники или лабораторные тесты), товар нельзя сразу размещать в зону отбора. Настроим процесс следующим образом:
Приходный ордер на товары кладовщик указывает адрес размещения — ячейку зоны карантина.Ордер на перемещение товаров (или обычное перемещение в рамках склада) из зоны карантина в зону хранения (для годного товара) или в зону утилизации/возврата поставщику (для брака). Прямо в процессе перемещения при необходимости регистрируется изменение качества товара.---
В сообщениях форума (в частности, в Сообщении 14) утверждается, что проведение документа Корректировка реализации автоматически увеличивает складские остатки без ведома склада, из-за чего менеджеры могут продать непроверенный товар. Проанализируем, почему так происходит, и как исправить эту ситуацию.
В системе 1С:ERP и 1С:УТ четко разделены понятия финансового остатка (товары организаций) и физического остатка (товары на складах):
Корректировка реализации (с видом операции «Уменьшение реализации») действительно увеличивает остаток товара организации с точки зрения бухгалтерии и финансового контура.Контроль остатков. При включенном контроле система заблокирует попытку менеджера отгрузить товар, если его физический остаток на складе равен нулю, даже если по данным организации (после корректировки бухгалтера) этот товар числится в наличии.Ордер на отражение излишков товаров. Только после проведения этого ордера товар появится в свободном остатке для отгрузки.---
Для организации эффективной работы без привлечения программистов и создания сложных доработок (расширений) рекомендуется внедрить следующие организационно-технические правила:
Заявка на возврат товаров от клиента. Это даст складу законное распоряжение на приемку до момента оформления документов бухгалтерией.Возврат не принятых получателем товаров в приходном ордере для оперативной разгрузки машин и приемки незапланированных возвратов «день в день».Применение этих простых и логичных настроек позволит полностью исключить человеческий фактор, устранить конфликты между отделами и сделать складской учет прозрачным и оперативным.