При совместном использовании программных продуктов 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 ПРОФ и 1С:ERP Управление предприятием 2 пользователи часто сталкиваются с необходимостью ведения учета в разрезе управленческой структуры. В документах типа Резервы отпусков и Отражение зарплаты в бухучете на стороне ЗУП появляется обязательное для заполнения поле "Место в структуре предприятия". Если заполнять его вручную в каждом документе, это потребует колоссальных трудозатрат и неизбежно приведет к ошибкам из-за человеческого фактора.
В этой статье мы подробно разберем, как устроена интеграция управленческой структуры между ЗУП ПРОФ и ERP, и проанализируем два основных способа автоматизации заполнения этого реквизита: типовой (через штатное расписание) и альтернативный (с использованием доработок для сложных сценариев учета).
В концепции ERP-систем управленческая структура ("Структура предприятия") является главным сквозным аналитическим разрезом. Именно по ней распределяются все финансовые затраты, формируется себестоимость выпускаемой продукции и рассчитывается финансовый результат. Если в выгружаемых из ЗУП документах поле управленческого подразделения останется пустым, то при отражении зарплаты и резервов в финансовом учете ERP возникнут критические ошибки. Это заблокирует процедуру закрытия месяца и нарушит корректность расчета себестоимости.
По умолчанию в версии ЗУП ПРОФ справочник управленческой структуры скрыт, так как предполагается, что учет ведется исключительно в разрезе юридических лиц (регламентированных подразделений). Однако при настройке синхронизации с ERP система понимает необходимость использования этой аналитики.
Для того чтобы включить возможность сопоставления структур, выполним следующие действия:
Структура предприятия не соответствует структуре юридических лиц и установим для нее значение Истина.После активации этой константы в системе появится доступ к справочнику "Структура предприятия". Важно отметить, что вручную заполнять его в ЗУП не требуется — при корректно настроенной синхронизации элементы этого справочника автоматически перенесутся из базы 1С:ERP. Для регулярного выполнения такой синхронизации по расписанию без изменения конфигураций может использоваться автоматический обмен данными между базами 1С.
Рассмотрим стандартный механизм автоматического заполнения, заложенный разработчиками фирмы 1С. Связующим звеном между конкретным сотрудником и его местом в управленческой структуре выступает Штатное расписание (ШР). Кадровые документы (приемы, переводы) привязывают сотрудника к позиции ШР, а позиция ШР, в свою очередь, указывает на место в структуре предприятия.
Разберем этот процесс по шагам:
Вся история этой связи записывается в периодический регистр сведений МестоПозицииШтатногоРасписанияВСтруктуреПредприятия. Если при заполнении документов Резервы отпусков или Отражение зарплаты в бухучете данные заполняются некорректно, рекомендуется проверить записи этого регистра. Для детального анализа параметров позиций и способов отражения в учете можно использовать отчет с расширенными данными штатного расписания.
Типовой метод через штатное расписание отлично работает, если у вас простая схема учета: "один сотрудник — одна позиция ШР — одно управленческое подразделение". Однако на практике часто встречаются ситуации повышенной сложности. Например, когда сотрудники официально числятся в одном регламентированном подразделении, но их трудозатраты (и, соответственно, зарплату) необходимо распределять по разным управленческим подразделениям ERP в зависимости от выпускаемой продукции или выполняемых проектов.
В таких случаях ведение жесткой привязки через ШР становится неэффективным. Рассмотрим, как решить эту задачу с помощью небольшого расширения или внешней обработки заполнения табличных частей:
СпособыОтраженияЗарплатыВБухучете добавим дополнительный реквизит (например, через механизм дополнительных реквизитов и сведений) с типом ссылки на справочник "Структура предприятия". Это позволит нам гибко настраивать аналитику для разных видов начислений.Отражение зарплаты в бухучете и Резервы отпусков.МестоВСтруктуреПредприятия на основании настроенных способов отражения зарплаты или по специальным правилам маппинга регламентированных подразделений.Проанализируем пример программного кода, который можно использовать в обработке заполнения табличной части документа Резервы отпусков:
// Пример процедуры для обработки заполнения документа "Резервы отпусков"
Процедура ЗаполнитьУправленческуюСтруктуру(ДокументОбъект) Экспорт
// Обходим табличную часть с расчетами обязательств и резервов
Для Каждого СтрокаТЧ Из ДокументОбъект.ОбязательстваИРезервыПоСотрудникам Цикл
Если ЗначениеЗаполнено(СтрокаТЧ.Подразделение) Тогда
// Пытаемся найти сопоставленное управленческое подразделение
УпрПодразделение = НайтиУправленческоеПодразделениеПоРегламентированному(СтрокаТЧ.Подразделение);
Если ЗначениеЗаполнено(УпрПодразделение) Тогда
СтрокаТЧ.МестоВСтруктуреПредприятия = УпрПодразделение;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
// Фиксируем изменения в объекте документа
ДокументОбъект.Записать(РежимЗаписиДокумента.Запись);
КонецПроцедуры
Функция НайтиУправленческоеПодразделениеПоРегламентированному(РегПодразделение)
// Здесь описывается логика сопоставления, например, поиск по коду или наименованию
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ РАЗРЕШЕННЫЕ ПЕРВЫЕ 1
| СтруктураПредприятия.Ссылка КАК Ссылка
|ИЗ
| Справочник.СтруктураПредприятия КАК СтруктураПредприятия
|ГДЕ
| СтруктураПредприятия.Наименование ПОДОБНО &Наименование";
Запрос.УстановитьПараметр("Наименование", РегПодразделение.Наименование);
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
Если Не РезультатЗапроса.Пустой() Тогда
Выборка = РезультатЗапроса.Выбрать();
Выборка.Следующий();
Возврат Выборка.Ссылка;
КонецЕсли;
Возврат Справочники.СтруктураПредприятия.ПустаяСсылка();
КонецФункции
Использование подобных обработок позволяет полностью автоматизировать процесс заполнения документов нажатием одной кнопки, исключая ручной труд расчетчиков зарплаты.
Выясним причину распространенной проблемы: вы привязали позиции штатного расписания к структуре предприятия, пересчитали кадровые документы, но в новых документах резервов или отражения зарплаты поле "Место в структуре предприятия" по-прежнему остается пустым или заполняется старыми значениями.
Дело в том, что для ускорения работы механизмов заполнения документов 1С:ЗУП использует оптимизационные регистры сведений, в частности регистр ДанныеДляПодбораСотрудников. При изменении настроек штатного расписания или структуры предприятия этот регистр не всегда обновляется мгновенно. Чтобы решить эту проблему, рекомендуется выполнить принудительное обновление вспомогательных данных базы через административные процедуры или просто перепровести кадровые документы сотрудников, по которым наблюдаются расхождения.
Мы выяснили, что для автоматического заполнения управленческой структуры в ЗУП ПРОФ при интеграции с ERP существует два надежных пути. Для большинства компаний со стандартным кадровым учетом идеально подойдет типовой метод настройки через Штатное расписание. Если же специфика вашего бизнеса требует сложного распределения затрат по проектам и упр. подразделениям, оптимальным решением станет создание небольшого расширения или внешней обработки заполнения, которая свяжет регламентированные подразделения с управленческими по вашим индивидуальным правилам. Если же вы только планируете разделить контуры и перенести накопленные сведения в новую базу, для первоначальной миграции доступен перенос кадровых и расчётных данных ERP 2 — ЗУП 3.