При переходе на электронные трудовые книжки и введении формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) пользователи столкнулись с необходимостью заполнения реквизита Трудовая функция. В крупных организациях с сотнями сотрудников ручное заполнение этого поля в каждом документе приема или перевода становится непосильной задачей. Рассмотрим, как автоматизировать этот процесс, проанализируем механизмы программы и разберем по шагам наиболее эффективные способы решения проблемы.
Прежде чем приступать к массовому заполнению, проанализируем, откуда 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 берет данные для кадровых документов. В системе реализована строгая иерархия подстановки:
Трудовая функция заполнена, она автоматически подтянется в документ Прием на работу или Кадровый перевод.Важно: Данные для отчетов (ЕФС-1/СЗВ-ТД) берутся не напрямую из справочников, а из регистра сведений Мероприятия трудовой деятельности. Записи в этот регистр попадают только при проведении кадровых документов или при создании документа Регистрация трудовой деятельности.
Разберем ситуацию, когда в справочнике Должности трудовые функции уже прописаны, но в Штатном расписании они отсутствуют. Для этого случая компания 1С выпустила специальную внешнюю обработку "Заполнение трудовых функций в позициях штатного расписания". Рассмотрим алгоритм работы с ней:
Трудовая функция пустое, программа найдет соответствующую должность и возьмет значение оттуда.Однако этот способ не решает проблему с уже созданными документами и записями в регистре мероприятий. Выясним, как поступить в этом случае.
Если нам нужно "проштамповать" трудовую функцию в уже проведенных документах за прошлые периоды, воспользуемся типовой обработкой Групповое изменение реквизитов. Проанализируем этот метод подробнее:
Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Групповое изменение реквизитов. Выполним следующие настройки:
Прием на работу и Кадровый перевод.Трудовая функция.После нажатия кнопки Изменить реквизиты, программа массово обновит документы. Однако, чтобы изменения отразились в отчетности, может потребоваться перепроведение документов, что не всегда желательно в закрытых периодах. Посмотрим на альтернативный вариант.
Рассмотрим случай, когда документы менять нельзя, но отчетность сдать нужно. Выясним причину, по которой документ Регистрация трудовой деятельности может быть полезен:
Этот документ предназначен специально для корректировки сведений, подаваемых в ПФР (СФР). Мы можем использовать его для добавления недостающих данных без изменения первичных кадровых приказов.
Регистрация трудовой деятельности.ЕФС-1 программа приоритетно возьмет данные именно из этого регистра.Если типовые методы не подходят из-за сложной логики сопоставления, мы можем написать небольшую обработку. Посмотрим на пример кода, который переносит трудовую функцию из должности в проведенный документ Прием на работу с обновлением движений:
// Пример кода для обработки документов
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ПриемНаРаботу.Ссылка КАК Ссылка,
| ПриемНаРаботу.Должность.ТрудоваяФункция КАК ТФ_Из_Должности
|ИЗ
| Документ.ПриемНаРаботу КАК ПриемНаРаботу
|ГДЕ
| ПриемНаРаботу.ТрудоваяФункция = ЗНАЧЕНИЕ(Справочник.ТрудовыеФункции.ПустаяСсылка)
| И ПриемНаРаботу.Проведен = ИСТИНА";
Результат = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Результат.Следующий() Цикл
ОбъектДок = Результат.Ссылка.ПолучитьОбъект();
ОбъектДок.ТрудоваяФункция = Результат.ТФ_Из_Должности;
// Важно: записываем с режимом проведения, чтобы обновились регистры мероприятий
Попытка
ОбъектДок.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
Сообщить("Обновлен документ: " + ОбъектДок);
Исключение
Сообщить("Ошибка при записи: " + ОписаниеОшибки());
КонецПопытки;
КонецЦикла;
Важное примечание: Перед выполнением подобных операций в рабочей базе обязательно создайте резервную копию. Массовое перепроведение документов может повлиять на расчеты, если в системе включены механизмы автоматического пересчета зарплаты.
Проанализируем современные требования законодательства. С 2021 года ключевым элементом трудовой функции является код по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). В 1С:ЗУП 3.1 структура справочника Трудовые функции включает в себя поле Код по ОКЗ.
Если вы заполняете данные "с нуля", рекомендуем придерживаться следующей стратегии:
Классификатор занятий (ОКЗ) актуальными кодами.Трудовые функции, привязав их к кодам ОКЗ.Должностям.Резюме: Мы рассмотрели три основных способа решения проблемы: заполнение через штатное расписание, групповое изменение кадровых документов и использование регистрационных документов. Выбор метода зависит от того, ведете ли вы историю штатного расписания и допустимо ли в вашей базе перепроведение документов прошлых периодов. В большинстве случаев комбинация заполнения справочника Должности и последующее обновление через Регистрацию трудовой деятельности является наиболее безопасным и эффективным путем.