При направлении сотрудника в служебную командировку работодатель обязан выплачивать ему средний заработок за время нахождения в поездке. Однако на практике часто возникает ситуация, когда средний заработок сотрудника оказывается ниже его текущего оклада. В целях мотивации персонала или в соответствии с локальными нормативными актами организации руководство принимает решение производить доплату до текущего оклада за дни нахождения в командировке.
В современных решениях, таких как 1С:ЗУП редакции 3.1, данный функционал частично автоматизирован. Но как быть пользователям, которые продолжают вести учет в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП, редакция 2.5? Многие специалисты утверждают, что без программирования и изменения конфигурации здесь не обойтись. Разберем детально, как решить эту задачу исключительно штатными средствами программы, правильно настроив формулы и виды расчетов.
Основная техническая проблема при реализации доплаты до оклада в конфигурации 1С:ЗУП 2.5 заключается во взаимосвязи времени и начислений. Когда мы регистрируем командировку, этот период вытесняет основной оклад сотрудника. В итоге за дни командировки начисляется средний заработок (документ Оплата по среднему заработку), а за фактически отработанное время — оклад пропорционально отработанным дням (документ Начисление зарплаты).
Для расчета доплаты нам необходимо сопоставить две величины за конкретный период:
Поскольку доплата регистрируется как разовое начисление, документ Регистрация разовых начислений на момент расчета «не видит» отработанное время и показатели времени из Табеля учета рабочего времени, пока не будет произведен окончательный расчет зарплаты за месяц. Это часто приводит к тому, что формулы выдают нулевой или некорректный результат.
Для реализации механизма создадим новое начисление. Перейдем в план видов расчета «Дополнительные начисления организаций» (так как начисление будет вводиться разовым документом) и добавим новый элемент:
Проанализируем две возможные формулы для расчета нашей доплаты. Каждая из них имеет свои особенности применения.
Вариант формулы А (рекомендуемый для точного расчета времени):
Результат = МАКС(ОкладПоДням / НормаВремениВДнях * ВремяВДнях - РасчетнаяБаза, 0)
Разберем показатели, используемые в этой формуле:
ОкладПоДням — плановый оклад сотрудника, установленный его кадровыми документами.НормаВремениВДнях — норма рабочих дней в текущем месяце по графику сотрудника.ВремяВДнях — количество дней, проведенных в командировке (программа определяет его на основе периода, указанного в документе начисления).РасчетнаяБаза — сумма фактически начисленного среднего заработка за время командировки.МАКС(..., 0) — необходима для того, чтобы в случаях, когда средний заработок превысил оклад за день, программа не начисляла отрицательную сумму (не производила удержание), а возвращала нулевой результат.Вариант формулы Б (упрощенный):
Результат = МАКС(ОкладПоДням - РасчетнаяБаза, 0)
Этот вариант подходит только в том случае, если расчет производится строго за полный месяц или если в качестве показателя оклада вы будете вручную рассчитывать и вводить сумму оклада, приходящуюся на дни командировки. При автоматическом расчете этот вариант может выдать некорректный завышенный результат, так как будет сравнивать полный месячный оклад со средним заработком за несколько дней.
Переходим к настройке сопутствующих параметров начисления, без которых расчет формулы будет невозможен:
Оплата по среднему заработку.Оплата по среднему заработку. Это укажет системе, что при изменении или пересчете документа оплаты командировки необходимо автоматически инициировать пересчет доплаты до оклада.Рассмотрим, как работает настроенный механизм на конкретном примере из практики.
Исходные данные сотрудника:
Порядок расчета сумм:
38 000 руб. / 39 дней = 974,36 руб.
19 000 руб. - (19 000 руб. / 19 дней) = 18 000 руб.
Выясним, как отработает настроенная нами формула Варианта А при вводе документа Регистрация разовых начислений:
Оплата по среднему заработку за 14.02.2020 г. Получаем сумму 974,36 рублей.Регистрация разовых начислений. Добавляем строку с сотрудником, выбираем наше начисление «Доплата до оклада при командировке», указываем дату начала и окончания — 14.02.2020 г. В показателях программа автоматически подставит плановый оклад 19 000 рублей.Результат = МАКС(19 000 / 19 * 1 - 974,36, 0) = МАКС(1 000 - 974,36, 0) = 25,64 руб.
В результате начислено ровно 25,64 рубля. Проверим итоговый доход сотрудника за февраль: 18 000 (оклад) + 974,36 (средний) + 25,64 (доплата) = 19 000 рублей. Цель достигнута, расчет произведен абсолютно корректно и без единой строчки кода!
Рассмотрим важные аспекты настройки вытеснения и влияния этой доплаты на расчеты последующих периодов, с которыми часто сталкиваются бухгалтеры на практике:
Согласно Постановлению Правительства РФ № 922, период командировки и все начисленные за это время суммы исключаются из расчета среднего заработка для будущих периодов (например, для отпусков или следующих командировок). Даже если доплата прописана в коллективном договоре как часть оплаты труда, сам период командировки вытеснен. Чтобы не происходило искусственного завышения среднего заработка (когда сумма добавляется в базу, а дни исключаются), крайне рекомендуется не включать данную доплату в базу расчета среднего заработка.
Сама доплата до оклада не должна вытеснять основной оклад. Однако, если сотрудник во время командировки заболел или ушел в отпуск за свой счет, эти периоды должны вытеснять как саму командировку, так и доплату. Обязательно добавьте начисления типа Оплата по больничному листу и Отпуск без сохранения платы в список вытесняющих для вашего нового начисления.
Если у сотрудника было несколько командировок (например, три поездки по одному дню в разные даты), в документе Регистрация разовых начислений необходимо регистрировать каждую командировку отдельной строкой с четким указанием дат начала и окончания каждой поездки. В этом случае расчетная база (оплата по среднему) будет собираться программой корректно под каждый конкретный период, исключая смешивание сумм.
Таким образом, правильное сочетание параметров времени, расчетной базы и функции МАКС в формуле позволяет полностью автоматизировать расчет доплаты до оклада при командировках в 1С:ЗУП 2.5 без привлечения программистов и изменения типовой конфигурации.