При работе в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0» бухгалтеры часто сталкиваются с парадоксальной ситуацией: в «Оборотно-сальдовой ведомости» по счету 101.38 (или 101.36) числятся остатки, но при попытке создать документ «Передача в безвозмездное пользование» или «Списание объектов НФА» программа не видит эти основные средства. При нажатии кнопки «Подбор» список оказывается пустым, а при ручном добавлении объекта возникает ошибка «По основному средству недостаточно объектов в учете». Рассмотрим подробнее, почему это происходит и как восстановить работоспособность базы данных.
Для начала проанализируем архитектуру учета в БГУ 2.0. В отличие от старых версий или упрощенных систем, здесь реализован принцип параллельного учета. Информация об объектах нефинансовых активов (НФА) хранится одновременно в двух местах:
Стоимость ОС, Амортизация ОС, Сведения об ОС), из которых документы забирают информацию о количестве, текущей стоимости, материально-ответственном лице (МОЛ) и подразделении.Проанализируем ситуацию: если данные были перенесены из БГУ 1.0, документы ввода остатков часто создаются в режиме «Документ-агрегатор». Этот технический режим позволяет быстро зафиксировать сальдо на счетах, но он намеренно не делает движений по регистрам накопления, чтобы ускорить процесс загрузки. В результате «бухгалтерия» видит деньги и количество, а «подсистема ОС» считает, что объектов нет.
Прежде чем приступать к исправлениям, нам необходимо убедиться в наличии расхождений. Для этого воспользуемся встроенным инструментом «Технологический анализ». Он покажет конкретные объекты, по которым данные в регистрах не соответствуют данным на счетах.
Особое внимание обратим на ошибки вида: «Остаток по регистру накопления Стоимость ОС не соответствует остатку на счете 101.ХХ». Если вы видите такие сообщения по счету 101.38, значит, программа действительно «не знает» о существовании этих объектов в оперативном контуре.
Самым эффективным и правильным способом решения проблемы является использование специализированной обработки, которая «досоздает» записи в регистрах на основании имеющихся проводок. Разберем по шагам, где ее найти и как запустить:
В открывшейся обработке нам нужно выбрать организацию и период. Программа проанализирует остатки на счетах 101.00, 104.00, 114.00 и автоматически сформирует документы корректировки регистров. Это позволит «оживить» объекты для документов подбора, не меняя при этом уже сформированные бухгалтерские проводки.
Рассмотрим ситуацию, с которой сталкиваются многие пользователи при попытке исправить проблему вручную. Если открыть документ ввода остатков, снять флаг Документ-агрегатор и перепровести его, программа попытается сделать полноценные движения. Однако это часто приводит к негативным последствиям:
104.00. Это происходит потому, что для корректного формирования проводок по амортизации в БГУ 2.0 должны быть заполнены параметры начисления амортизации в соответствующих регистрах сведений.Поэтому использование обработки Заполнение регистров ОС является приоритетным вариантом.
Если после заполнения регистров объект все равно не виден в подборе, проанализируем настройки шапки документа. Подбор в БГУ 2.0 работает строго по фильтрам:
Местонахождение ОС (бухгалтерский учет) должен быть указан тот же МОЛ и то же подразделение, которые выбраны в документе «Передача в безвозмездное пользование».Для счета 101.38 часто используется групповой учет. Если вы столкнулись с ошибкой «Недостаточно объектов», проверьте карточку основного средства. Там должен быть установлен флаг Групповой учет. Если в регистрах данные записаны как по индивидуальному объекту, а в документе вы пытаетесь работать с группой (или наоборот), система заблокирует проведение. Исправить это можно также через обработку корректировки или Групповое изменение реквизитов, но делать это нужно крайне осторожно, предварительно создав копию базы данных.
Важный совет: После выполнения всех корректировок обязательно удалите временные документы корректировки, если вы создавали их сторонними обработками, и запустите штатную процедуру заполнения регистров еще раз. После этого повторно сформируйте «Технологический анализ». Если ошибок по регистрам Стоимость ОС и Амортизация ОС нет — объекты гарантированно появятся в списке подбора.