При работе в связке конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 пользователи часто сталкиваются с неприятной ситуацией: документ Отражение зарплаты в бухучете, выгруженный из ЗУП, в табличной части содержит верные суммы, но при проведении в бухгалтерском учете (на счете 68.01) возникают «лишние» копейки. Рассмотрим подробнее, почему это происходит, проанализируем внутренние механизмы программы и выясним, как бороться с этой проблемой, особенно если ваша организация применяет упрощенную систему налогообложения (УСН).
Для организаций на общей системе налогообложения (ОСНО) НДФЛ является просто обязательством перед бюджетом. Однако для плательщиков УСН (с объектом «Доходы минус расходы») ситуация существенно сложнее. Согласно Налоговому кодексу РФ, расходы на оплату труда, включая НДФЛ, принимаются к налоговому учету только в момент их фактической оплаты.
Разберем по шагам, что это означает для программы. Когда мы выплачиваем зарплату и перечисляем НДФЛ, система должна четко понимать, какой именно расход «закрывается». Ведь НДФЛ — это часть оплаты труда. Если у сотрудника в одном месяце были начисления по разным счетам затрат (например, часть зарплаты на счете 20.01, а часть — на 26) или по разным видам деятельности (ЕНВД и УСН, или разные номенклатурные группы), программа обязана распределить сумму удержанного налога пропорционально этим начислениям.
Именно в этот момент вступает в силу алгоритм распределения, который и становится источником ошибок округления. Рассмотрим ситуацию: в табличной части документа Отражение зарплаты в бухучете НДФЛ указан одной строкой по конкретному сотруднику. Но при формировании проводок программа «видит» все начисления этого сотрудника в текущем периоде и начинает дробить общую сумму налога.
Проанализируем математическую модель процесса. Допустим, у сотрудника есть три вида начислений за месяц на общую сумму 30 000 рублей, а сумма НДФЛ составляет 3 900 рублей. Если эти начисления относятся к разным способам отражения (например, основная зарплата, премия и доплата за вредность), программа делит 3 900 рублей пропорционально долям каждого начисления в общей сумме.
В идеальных условиях сумма долей должна сойтись до копейки. Однако в реальности, если видов начислений много или суммы начислений имеют сложную дробную структуру, при округлении каждой отдельной части налога возникают погрешности в 1-2 копейки. Если у предприятия большой штат и у каждого сотрудника по несколько видов начислений, за несколько месяцев такие расхождения могут составить существенную сумму (как в нашем примере — более 4 рублей).
Важно понимать, что это поведение характерно именно для 1С:Бухгалтерии в режиме УСН. Даже если 1С:ЗУП передала данные идеально ровными суммами, 1С:Бухгалтерия при проведении документа игнорирует «цельность» строки НДФЛ и выполняет собственное распределение для корректного заполнения регистров накопления.
Выясним причину, по которой обычного анализа счета 68.01 недостаточно. Проблема кроется не в самой проводке, а в движениях по регистрам, которые эту проводку порождают. Для УСН ключевым является регистр накопления Расходы при УСН.
Когда документ Отражение зарплаты в бухучете проводится, он делает записи в этот регистр со статусом «Не оплачено». В дальнейшем, когда вы будете формировать документ Списание с расчетного счета с видом операции «Перечисление налога», программа будет искать в этом регистре остатки, чтобы понять, какую сумму расхода можно признать в Книге учета доходов и расходов (КУДиР).
Если в документе отражения копейки распределились некорректно, то и в регистре Расходы при УСН возникнет перекос. В последующих периодах алгоритм программы может пытаться «закрыть» эти «хвосты», прибавляя или вычитая копейки из текущих проводок НДФЛ, что окончательно запутывает учет.
Если вы обнаружили расхождения, рекомендуем выполнить следующие действия:
Отражение зарплаты в бухучете нажмите кнопку «Показать проводки и другие движения документа» и перейдите на соответствующую закладку. Посмотрите, как распределился НДФЛ в разрезе элементов затрат.3.0.74, разработчики признали наличие проблемы с точностью распределения. В современных версиях 1С:Бухгалтерия 3.0 внедрен механизм «контрольной суммы», который принудительно относит остаток от округлений на последнюю строку распределения, чтобы итоговая сумма проводок строго соответствовала сумме в документе. Если ваша версия ниже 3.0.75, обновление является приоритетным решением.Многие бухгалтеры в попытке быстро избавиться от разницы на счете 68.01 включают флаг «Ручная корректировка» и исправляют копейки в проводках. Мы крайне не рекомендуем этот способ.
Проблема в том, что ручная правка проводок не меняет данные в регистрах накопления (таких как Расходы при УСН). В итоге баланс на счетах будет красивым, но при формировании декларации по УСН или КУДиР эти копейки «вылезут» снова, так как налоговые отчеты строятся не по проводкам, а по регистрам. Если копейки мешают закрытию месяца, лучше один раз тщательно выверить регистры или дождаться автоматического исправления алгоритмов при обновлении системы.
Появление копеек в проводках по НДФЛ при использовании УСН — это не признак ошибки бухгалтера или неисправности выгрузки из ЗУП. Это следствие работы внутреннего механизма распределения налогов 1С:Бухгалтерии, необходимого для признания расходов в КУДиР. Основным способом решения является поддержание актуального релиза программы и контроль за тем, чтобы у сотрудников не было избыточного дробления видов начислений, если в этом нет производственной необходимости.