В практической работе бухгалтера нередко возникают ситуации, когда расчеты с розничными или обобщенными покупателями ведутся на одном общем контрагенте (например, «Физическое лицо» или «Розничный покупатель»). При таком подходе критически возрастает риск перепутать договоры при проведении документов отгрузки. В результате программа производит автоматический «ложный» зачет аванса, который искажает не только состояние взаиморасчетов на счете 62, но и начисление НДС на счете 76.АВ.
Особенно сложной ситуация становится тогда, когда ошибка обнаруживается спустя год или несколько налоговых периодов. Прошлые периоды уже закрыты, декларации по НДС сданы, а простое перепроведение документов «задним числом» категорически запрещено, так как оно разрушит последовательность учета и изменит финансовый результат прошлых лет. В данной статье мы подробно разберем, как методологически верно и безболезненно исправить эту ошибку в программе 1С:Бухгалтерия Предприятия 3.0 текущей датой, восстановить правильное сальдо по счетам 62 и 76.АВ, а также корректно отразить исправления в Книге покупок и Книге продаж для налоговой отчетности.
Для начала детально проанализируем цепочку событий, которая привела к возникновению ошибки:
Дт 51 - Кт 62.02.Счет-фактура выданный на аванс. Сформирована проводка по начислению НДС в бюджет: Дт 76.АВ - Кт 68.02 на сумму 1 666,67 рублей (при ставке 20/120).Реализация (акт, накладная, УПД) менеджер или бухгалтер ошибочно выбрал «Основной договор» вместо «Частного договора».Дт 62.02 - Кт 62.01 (по «Основному договору»).Формирование записей книги покупок автоматически принял к вычету НДС с аванса по «Основному договору» в размере 166,67 рублей, сформировав проводку: Дт 68.02 - Кт 76.АВ.В чем заключается главная проблема? Спустя год выясняется, что реальной оплаты по «Частному договору» так и не поступило, а отгрузка фактически была произведена в долг. При этом на «Основном договоре» остался «зависший» аванс, который на самом деле должен быть больше на 1 000 рублей. В результате:
62 в разрезе договоров.76.АВ (излишне списан НДС к вычету).Многие бухгалтеры совершают ошибку, пытаясь выровнять расчеты с контрагентами с помощью документа Операция, введенная вручную. Делать ручные проводки вида Дт 62.02 - Кт 62.01 или сторно напрямую по счетам расчетов в 1С:Бухгалтерии 3.0 категорически не рекомендуется.
Дело в том, что учет расчетов в программе ведется не только на бухгалтерских счетах, но и во вспомогательных регистрах накопления, таких как Расчеты по договорам, Оплата по договорам и других. Ручная проводка эти регистры не корректирует. В результате при проведении последующих оплат или отгрузок программа перестанет «видеть» реальное состояние расчетов, и автоматические зачеты авансов начнут работать некорректно.
Для правильного исправления взаиморасчетов мы должны использовать специализированный документ Корректировка долга. Рассмотрим по шагам, как его заполнить:
Если реальный долг по «Частному договору» в размере 1 000 рублей признан безнадежным к взысканию (например, истек срок исковой давности в 3 года), мы должны списать его. Для этого создадим еще один документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности, где выберем списание дебиторской задолженности по «Частному договору» с отнесением суммы на прочие расходы (счет 91.02, статья «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности с истекшим сроком исковой давности»).
После того как счет 62 приведен в порядок, необходимо разобраться с НДС. Нам нужно восстановить («вернуть») НДС на счет 76.АВ в размере 166,67 рублей, так как вычет год назад был заявлен ошибочно.
Простое сторнирование в текущем периоде (как предлагалось в Сообщении 2 на форуме) технически закроет сальдо по счетам в текущем моменте, но содержит грубую методологическую ошибку. Ошибочный вычет был произведен год назад. С точки зрения налогового законодательства РФ (ст. 54, 81 НК РФ), искажение налоговой базы произошло в прошлом периоде. Следовательно, мы обязаны:
Рассмотрим два корректных способа отражения этой операции в программе «1С:Бухгалтерия 8.3» без открытия прошлых периодов для редактирования.
Этот способ является наиболее автоматизированным и позволяет внести исправления текущей датой, направив их в Книгу покупок прошлого периода.
-1000,00, НДС: -166,67). Это действие сторнирует излишне принятый к вычету НДС.Проанализируем движения документа:
В бухгалтерском учете документ сформирует сторнирующую проводку текущей датой:
Дт 68.02 - Кт 76.АВ -166,67 руб.
Это вернет сумму НДС на счет 76.АВ (сальдо увеличится), а по счету 68.02 возникнет задолженность перед бюджетом текущей датой.
В регистре накопления НДС покупки будет создана сторнирующая запись с установленным признаком Запись дополнительного листа = Да и указанием корректируемого периода. При формировании отчета «Книга покупок» за тот прошлый квартал программа автоматически создаст Дополнительный лист, где аннулирует ошибочный вычет.
Если прошлый документ Формирование записей книги покупок содержал огромное количество строк, и вы боитесь запутаться при ручном заполнении, можно воспользоваться механизмом точечного сторнирования.
Формирование записей книги покупок за тот квартал прошлого года, в котором произошел неверный зачет.После проведения корректирующих документов текущей датой выполним следующие действия для завершения процесса:
1).Таким образом, мы полностью исправили ошибку: восстановили расчеты на счете 62, вернули НДС на счет 76.АВ для последующего законного вычета при реальной отгрузке и урегулировали взаимоотношения с налоговой инспекцией.