← На главную

В практической деятельности бухгалтеров и кадровиков регулярно возникает задача: изменить способ отражения начислений сотрудника в бухгалтерском учете не с начала нового расчетного периода, а непосредственно с середины текущего месяца. Например, когда сотрудник временно выполнял другие обязанности, работал на другом объекте или оборудовании, затраты по которому должны относиться на иной счет учета (например, вместо счета 26 использовать счет 20 или 25).

В ранних версиях программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (редакция 3.1) этот вопрос вызывал множество трудностей, поскольку стандартное изменение бухучета в карточке сотрудника имело периодичность «Месяц» и применялось только с 1-го числа. Однако разработчики программы и практикующие специалисты нашли эффективные решения. Давайте подробно разберем, как решать эту задачу как классическими методами (актуальными для старых релизов или специфических учетных схем), так и с помощью современных штатных механизмов, появившихся в последних обновлениях программы.

Метод 1. Автоматическое деление бухучета при кадровых изменениях (Современный штатный способ)

Если на вашем предприятии установлена актуальная версия 1С:ЗУП 3.1 (начиная с релиза 3.1.27.90), вам доступен самый простой и элегантный способ решения проблемы. Разработчики добавили специальную настройку, которая позволяет автоматически делить плановые начисления по разным счетам учета прямо в середине месяца при вводе кадровых документов.

Разберем по шагам, как активировать и использовать этот механизм:

1. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Расчет зарплаты.
2. В открывшемся окне найдем и установим флажок Регистрировать бухучет плановых начислений. Это ключевая настройка, которая меняет поведение программы при проведении кадровых документов.
3. После активации этой опции в кадровых документах (таких как Кадровый перевод, Изменение оплаты труда или Изменение плановых начислений) появится новая колонка или отдельная вкладка Бухучет начислений.
4. Оформим документ Кадровый перевод (или Изменение оплаты труда) с нужной даты в середине месяца (например, с 15-го числа). На вкладке «Бухучет начислений» установим флажок Изменить бухучет начислений и укажем новый способ отражения для требуемых видов расчета.

При расчете заработной платы в конце месяца документом Начисление зарплаты и взносов программа автоматически разобьет периоды начисления сотрудника на «до» и «после» даты перевода. Каждому периоду будет назначен свой способ отражения в бухучете, при этом вам не потребуется делать ручные корректировки проводок или создавать дополнительные виды расчетов.

Метод 2. Использование документов истории бухучета (С релиза 3.1.25)

Если вам необходимо изменить бухучет сотрудника с середины месяца без изменения его кадрового положения (без оформления перевода), воспользуемся специализированными документами, которые пришли на смену статичной настройке в карточке сотрудника.

Рассмотрим алгоритм работы с новыми документами:

1. Перейдем в раздел Кадры или Зарплата и откроем журнал документов Бухучет зарплаты сотрудников. Этот документ предназначен для изменения учета основного заработка.
2. Создадим новый документ. В поле Действует с мы можем указать любую дату месяца, включая его середину.
3. Если требуется установить разные даты изменения для списка сотрудников внутри одного документа, установим флажок Разные даты для сотрудников. В табличной части для каждого физического лица появится возможность индивидуально настроить дату вступления изменений в силу.
4. Для изменения учета конкретных начислений (например, только определенной надбавки) воспользуемся аналогичным документом Бухучет начислений сотрудников, где детально настроим периоды действия (поля Действует с и По) для выбранных видов расчета.

Метод 3. Механизм «Мест работы» как альтернатива кадровым перемещениям

Часто сотрудники выполняют работы на разных участках временно, и оформлять полноценные кадровые переводы не имеет смысла с точки зрения кадрового делопроизводства. В этом случае идеальным решением станет использование механизма Места работы.

Давайте проанализируем, как настроить этот инструмент:

1. В настройках состава начислений и удержаний включим опцию Использовать места работы.
2. В справочнике Места работы создадим элементы, соответствующие различным объектам или видам деятельности. Для каждого места работы в поле Бухучет укажем индивидуальный способ отражения в учете.
3. Для регистрации работы сотрудника на определенном месте в течение месяца используем документ Изменение мест работы. Этот документ позволяет гибко перемещать сотрудников между рабочими местами в любые даты.
4. При расчете зарплаты программа автоматически распределит начисления сотрудника пропорционально времени, отработанному на каждом из мест работы, отнеся затраты на соответствующие счета учета.

Метод 4. Распределение основного заработка (Классический обходной путь)

Если на вашем предприятии используется более ранняя версия программы или вам необходимо распределить заработок сотрудника в процентном соотношении (или по долям) по итогам месяца, воспользуемся документом Распределение основного заработка.

Рассмотрим этот процесс подробнее:

1. В конце расчетного месяца, перед созданием документа Начисление зарплаты и взносов, перейдем в раздел Зарплата и создадим документ Распределение основного заработка.
2. В табличной части укажем сотрудника и перечислим способы отражения в бухгалтерском учете, на которые должна лечь его зарплата.
3. Для каждого способа отражения укажем его долю (в процентах, коэффициентах или часах). Например, если сотрудник первую половину месяца работал на одном объекте, а вторую — на другом, мы можем указать доли как 50/50 или распределить их пропорционально фактически отработанным часам (например, 72 часа на один счет и 88 часов на другой).

Важное преимущество метода: при расчете заработной платы программа автоматически распределит не только основной оклад (тариф), но и все зависимые начисления, такие как премии, надбавки за вредность, районный коэффициент и северные надбавки, избавив вас от необходимости ручного разделения десятков видов расчетов.

Метод 5. Использование механизма «Территорий»

Еще один классический способ разделения затрат в течение месяца без оформления официальных кадровых переводов — это использование справочника Территории. Данный метод особенно удобен, если учет ведется в базах, где включено обособление территорий.

Выясним схему работы данного метода:

1. В настройках учетной политики организации (или в настройках расчета зарплаты) установим флажок Использовать территории.
2. В справочнике Территории создадим элементы, соответствующие различным зонам выполнения работ. Для каждой территории зададим свой уникальный способ отражения в бухучете.
3. Для регистрации нахождения сотрудника на территории с середины месяца будем использовать документ Перемещение между территориями.
4. При расчете начислений программа автоматически разделит расчетную базу и страховые взносы пропорционально дням (или часам) работы сотрудника на каждой из территорий.

Резюме и рекомендации

Выбор конкретного метода зависит от версии используемой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и особенностей ваших бизнес-процессов:

• Если вы работаете на актуальных релизах, всегда отдавайте предпочтение Методу 1 и Методу 2. Это наиболее корректные с точки зрения архитектуры программы способы, не требующие создания искусственных объектов учета.
• Если изменения носят временный характер и не должны отражаться в кадровой истории (Т-5), используйте Метод 3 (Места работы) или Метод 4 (Распределение заработка).
• Если требуется распределить затраты строго пропорционально времени нахождения на разных объектах без ведения табелей по разным должностям, оптимальным решением останется использование Метода 5 (Территории).