Перевод государственного учреждения на финансирование из другого бюджета в течение или в конце финансового года — задача сложная как с методологической, так и с технической точки зрения. При этом ИНН и КПП организации могут оставаться прежними, но меняются лицевые счета (например, закрываются старые и открываются новые счета по КФО 2, 4, 5), меняется наименование учреждения, а главное — учредители требуют предоставления двух отдельных комплектов отчетности: до даты перехода и после нее.
Если просто переименовать учреждение в справочнике программы и завести новые лицевые счета, обороты с начала года «поплывут» во все регламентированные отчеты (в частности, в формы 0503737 и 0503721), что приведет к грубейшему искажению отчетности по обоим бюджетам. В этой статье мы подробно разберем, как методологически правильно оформить эту процедуру и какими техническими средствами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1.0» (БГУ 1.0) можно разделить учет без колоссальных трудозатрат.
С точки зрения законодательства и инструкций Минфина РФ (в частности, Инструкции № 33н), смена уровня бюджета или ведомственной подчиненности при сохранении ИНН и КПП приравнивается к реорганизационным мероприятиям. Изменение подведомственности означает, что:
Передача активов и обязательств между бюджетами не может пройти «незаметно». Все остатки должны быть корректно списаны у старого учредителя и приняты новым через специальные счета расчетов (например, 0.401.20.251 у передающей стороны и 0.401.10.151 у принимающей стороны, либо с использованием транзитного счета 0.304.06.000, если передача идет внутри одного уровня бюджета).
Давайте выясним, как реализовать разделение этих потоков данных в программном продукте БГУ 1.0. Мы проанализируем два основных сценария.
---
Этот метод наиболее безопасен и надежен. Он позволяет полностью исключить влияние оборотов первого периода на отчетность второго периода. Мы создаем две независимые базы данных: одну для закрываемого периода, вторую — для нового.
Рассмотрим этот процесс пошагово:
В текущей рабочей базе доводим учет до даты перехода. Проводим все документы, закрываем расчеты, начисляем амортизацию. Проводим регламентные операции по закрытию счетов (включая счета санкционирования и финансового результата, если это предусмотрено процедурой реорганизации).
Формируем итоговую промежуточную отчетность (ликвидационный/разделительный комплект) для старого учредителя. Выгружаем отчеты и сохраняем архивную копию базы. Данная база больше не будет использоваться для ведения текущего учета, она остается как архив.
Создаем полную копию Базы №1. В этой новой базе мы будем вести учет по новому бюджету. Однако сейчас в ней присутствуют все обороты с начала года, которые нам необходимо «отсечь».
Для удаления оборотов за прошедший период переходим в меню Сервис -> Свертка информационной базы. Свертку необходимо запустить на дату перехода на новый бюджет.
В процессе свертки программа автоматически создаст документы Ввод начальных остатков по всем счетам на указанную дату, а все детальные первичные документы и обороты за предыдущие месяцы будут удалены. Это позволит формировать новые отчеты (например, ф. 0503737) без учета старых кассовых и фактических оборотов.
В справочнике Организации (меню Справочники -> Организационная структура -> Организации) вносим изменения: указываем новое наименование учреждения. Историю наименований можно сохранить в специальном регистре программы. Также заносим новые лицевые счета в справочник Лицевые счета.
Поскольку при смене бюджета меняется ведомственная структура и коды бюджетной классификации, нам необходимо перенести остатки со старых КПС на новые.
Для этого используем встроенный инструмент «Помощник переноса остатков при реорганизации/изменении типа» (или обработку «Перенос остатков между счетами»). Данный инструмент позволяет в полуавтоматическом режиме перекредитовать остатки со старых рабочих счетов на новые счета с актуальными КПС и новыми лицевыми счетами.
После выполнения этих шагов мы получаем чистую рабочую базу, в которой входящие остатки соответствуют разделительному балансу, а обороты начинают накапливаться строго с момента перехода. Годовая отчетность в этой базе сформируется корректно.
---
Если учреждение категорически против ведения учета в двух разных базах (например, из-за нежелания дублировать справочники контрагентов, договоров или номенклатуры) и хочет видеть всю историю в одном месте, можно задействовать механизм ИФО (Источники финансового обеспечения). Этот аналитический разрез позволяет делить баланс и отчетность прямо внутри одной базы.
Давайте разберем по шагам, как настроить этот вариант:
Переходим в меню Сервис -> Настройка параметров учета. На вкладке «Структура учета» устанавливаем флаг «Вести учет по ИФО».
Все операции, которые были введены в базу с начала года до даты перехода, не имели заполненного значения ИФО. В системе 1С:БГУ 1.0 пустой субконто ИФО автоматически трактуется как единый «пустой» источник. Мы будем считать его условным ИФО «Старый бюджет».
Переходим в справочник Источники финансового обеспечения (ИФО) и создаем новый элемент, например, «Новый бюджет». В свойствах ИФО можно указать привязку к конкретной структуре КПС, если это необходимо.
На дату перехода нам необходимо переместить все остатки с «пустого» ИФО на ИФО «Новый бюджет». Для этого создается документ Перенос остатков по ИФО.
Проводки будут выглядеть следующим образом (на примере расчетов с поставщиками):
// Списание остатка со старого (пустого) ИФО
Дебет ИФО [Пусто] - Кредит счета 0.304.06.730
// Принятие остатка на новый ИФО
Дебет счета 0.304.06.830 - Кредит ИФО [Новый бюджет]
Аналогичным образом с помощью помощника переносятся остатки по основным средствам, материалам, расчетам по доходам и обязательствам.
Начиная с даты перехода, во всех вновь создаваемых документах (Платежные поручения, Поступления услуг, Накладные, Обязательства) в обязательном порядке заполняется реквизит ИФО = «Новый бюджет». Также в документах выбираются новые лицевые счета.
При составлении регламентированных отчетов (Баланс ф. 0503730, Отчет ф. 0503737 и др.) в панели настройки параметров отчета мы используем отбор по ИФО:
Этот способ позволяет избежать разделения баз, но требует от бухгалтера предельной внимательности при вводе документов после даты перехода — пропуск заполнения ИФО в любом документе приведет к искажению обоих комплектов отчетности.
---
Проанализируем плюсы и минусы обоих подходов, чтобы вы могли принять оптимальное решение:
| Критерий | Сценарий А (Свертка и копия базы) | Сценарий Б (Разделение по ИФО) |
|---|---|---|
| Сложность настройки | Средняя. Требуется сделать копию и запустить стандартную свертку. | Высокая. Требуется включить ИФО и аккуратно перенести все остатки документами. |
| Риск ошибок в текущем учете | Низкий. Базы разделены физически, перепутать данные невозможно. | Высокий. Если пользователь забудет указать ИФО в документе, данные попадут в старый бюджет. |
| Чистота оборотных отчетов (ф. 737, 721) | Идеальная. В новой базе физически отсутствуют старые обороты. | Хорошая, но требует строгого контроля за тем, чтобы все старые обороты остались на «пустом» ИФО. |
| Удобство работы со справочниками | Придется поддерживать актуальность контрагентов и договоров в двух базах. | Все справочники единые, история работы сохраняется в одной базе. |
Рекомендация: Если в учреждении большой документооборот, много основных средств и материальных запасов, мы рекомендуем воспользоваться Сценарием А (создание копии базы со сверткой). Он гарантирует полную изоляцию периодов друг от друга и исключает риск случайного искажения сданной отчетности прошлых периодов при оперативной работе бухгалтеров.