В процессе деятельности любой организации, имеющей собственный или арендованный автотранспорт, неизбежно возникают ситуации, связанные с нарушением правил дорожного движения (ПДД). Когда на адрес компании приходит «письмо счастья» или сотрудник приносит постановление о штрафе, перед бухгалтером встает непростая задача. Если руководство принимает решение не удерживать сумму штрафа с виновного водителя, возникает множество вопросов: является ли это доходом сотрудника, нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы, и, самое главное, как технически правильно отразить эти операции в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С:ЗУП 3.1).
В этой статье мы подробно разберем все юридические нюансы, проанализируем позиции контролирующих органов и составим пошаговую инструкцию по настройке и проведению этой операции в программе.
Прежде чем приступать к техническим настройкам в 1С:ЗУП, нам необходимо четко определить юридическую сторону вопроса. От этого зависит, нужно ли вообще регистрировать какие-либо данные в зарплатной программе или достаточно ограничиться бухгалтерскими проводками в «1С:Бухгалтерии».
Существует два принципиально разных сценария фиксации нарушения ПДД:
Что касается страховых взносов при прощении долга по штрафу, здесь ситуация спорная. Минфин в своих разъяснениях (например, в письме от 18.10.2019 № 03-15-06/80212) настаивает на том, что если организация прощает сотруднику сумму ущерба (сумму штрафа, который он должен был возместить), то это происходит в рамках трудовых отношений, а значит, облагается страховыми взносами. С другой стороны, если оформить прощение долга договором дарения в письменной форме, то на основании пункта 4 статьи 420 НК РФ суммы подарков (в пределах 4 000 руб. в год) и выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с переходом права собственности, не облагаются страховыми взносами.
Рассмотрим далее, как отразить ситуацию, когда у водителя возникает доход (сценарий с выпиской штрафа на физлицо или когда организация добровольно решает признать этот доход натуральным и обложить его налогом).
Для того чтобы зафиксировать доход в натуральной форме, рассчитать НДФЛ и удержать его при последующей выплате зарплаты, выполним последовательно несколько шагов.
По умолчанию в базовых настройках программы 1С:ЗУП функционал учета натуральных доходов может быть отключен. Проверим его активность:
После этого в программе станут доступны необходимые документы и виды начислений с типом дохода в натуральной форме.
Теперь нам нужно создать специальное начисление для отражения суммы штрафа ПДД. Перейдем в раздел «Настройка» — «Начисления» и нажмем кнопку «Создать». Заполним основные вкладки:
Вкладка «Основное»:
Оплата штрафа ПДД за водителя (натур. доход).ШТРФ).Доход в натуральной форме.По отдельному документу. Это означает, что регистрировать доход мы будем специальным документом Доход в натуральной форме.Вкладка «Налоги, взносы, бухучет»:
Облагается.4800 («Иные доходы»).Прочие доходы в натуральной форме (или Оплата труда в натуральной форме).Включать в строки 110 и 112 (как доходы по трудовым договорам) либо в общие строки прочих доходов, в зависимости от принятой в компании учетной политики.Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами.Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и пошлины (или Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами).4 — Единовременные доходы, на которые не может быть обращено взыскание (без оговорок).После заполнения всех параметров нажмем кнопку «Записать и закрыть».
Для отражения факта получения дохода воспользуемся специализированным документом:
Доходы в натуральной форме).Оплата штрафа ПДД за водителя (натур. доход).500 или 5000 рублей).Запишем и проведем документ. Обратим внимание, что данный документ фиксирует доход и рассчитывает НДФЛ, но он не начисляет реальные денежные средства к выплате сотруднику. Это логично, ведь деньги за него уже перечислены в бюджет.
Поскольку сам доход был натуральным, удержать НДФЛ непосредственно при его проведении невозможно. Налог будет фактически удержан при ближайшей денежной выплате сотруднику (например, при выплате аванса или окончательного расчета за месяц).
При создании документа «Ведомость в кассу», «Ведомость в банк» или «Ведомость на счета» программа автоматически включит исчисленный с натурального дохода НДФЛ в общую сумму налога к удержанию по данному сотруднику. В результате сумма «к выплате» на руки сотруднику уменьшится ровно на величину исчисленного НДФЛ с суммы штрафа.
Если вы не хотите создавать новое начисление и задействовать блок расчета зарплаты (например, если случай единичный и вы хотите отразить только налоговый учет), можно воспользоваться техническим документом для корректировок.
Рассмотрим порядок действий при использовании документа Операция учета НДФЛ:
4800.Важное примечание: Использование этого способа требует от бухгалтера ручного контроля за расчетом сумм и дат. Первый способ с созданием начисления более автоматизирован и безопасен с точки зрения последующих проверок.
Давайте кратко проанализируем обратную ситуацию. Что делать, если компания изначально планировала простить штраф, но в итоге было принято решение произвести удержание из заработной платы водителя?
Для этого в 1С:ЗУП 3.1 необходимо выполнить следующие настройки:
Удержание штрафа ПДД.Удержание в счет расчетов по прочим операциям.Результат вводится фиксированной суммой.Является взысканием. Это критически важно, так как в соответствии со статьей 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов. Программа будет автоматически контролировать этот лимит.Удержание по прочим операциям (раздел «Зарплата» — «Алименты и другие удержания»), где укажем общую сумму штрафа и период удержания.Начисление зарплаты и взносов.Мы подробно разобрали все возможные варианты отражения штрафов за нарушение ПДД в программе 1С:ЗУП 3.1. Выбор конкретного метода зависит от первичных документов (на кого выписан штраф) и управленческого решения руководства вашей компании.