← На главную

В практике работы бухгалтера нередко возникают ситуации, когда налоговый статус сотрудника меняется с нерезидента на резидента «задним числом». Согласно законодательству (п. 1.1 ст. 231 НК РФ), если по итогам налогового периода сотрудник стал резидентом, возврат излишне удержанного НДФЛ производится не работодателем, а налоговым органом на основании декларации 3-НДФЛ. Однако в программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ) 3.1 или 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 после пересчета статуса сумма переплаты продолжает «висеть» как долг организации перед работником. Разберем подробно, как корректно закрыть эти суммы в учете, не нарушая отчетность и не производя лишних выплат.

Почему возникает проблема в программе?

Проанализируем механику работы программы. Когда мы меняем статус сотрудника на «Резидент» и производим пересчет НДФЛ (например, документом Перерасчет НДФЛ или в текущем начислении зарплаты), программа фиксирует уменьшение суммы исчисленного налога. Но так как налог ранее уже был удержан по ставке 30%, образуется разница между исчисленным и удержанным налогом.

Для программы эта разница означает два момента:

1. В налоговом учете: налог удержан в излишке. Эти сведения попадают в отчеты 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ (ныне Приложение 1 к 6-НДФЛ).
2. Во взаиморасчетах: сумма излишнего удержания автоматически увеличивает долг предприятия перед сотрудником. В расчетном листке вы видите строку «Излишне удержанный НДФЛ», а сальдо в пользу работника увеличивается на эту сумму.

Поскольку физически деньги выплачивать не нужно (их вернула ИФНС), нам необходимо «схлопнуть» эти остатки в двух независимых контурах: налоговом и зарплатном.

Шаг 1: Выравнивание налоговых регистров

Первым делом нам нужно сделать так, чтобы в налоговых регистрах сумма удержанного налога стала равна сумме исчисленного. Это избавит нас от «хвостов» в регламентированной отчетности. Для этого воспользуемся документом Операция учета НДФЛ.

Рассмотрим порядок заполнения документа:

1. Переходим в раздел Налоги и взносы — Операции учета НДФЛ.
2. Создаем новый документ и выбираем нужного сотрудника.
3. Переходим на вкладку Удержано по всем ставкам. Здесь важно понимать, что мы корректируем именно факт удержания.
4. Добавляем строку: указываем дату (последний день месяца или дату фактического изменения статуса), ставку (обычно 13% или 30% в зависимости от того, по какой ставке возник излишек), и вводим сумму с минусом.
5. Если излишек возник по ставке 30%, то и уменьшаем мы удержание по ставке 30%.

Важно помнить: этот документ не делает движений по взаиморасчетам с сотрудниками (по зарплате), он правит только регистры Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Уплата НДФЛ налоговыми агентами (с 2023 года).

Шаг 2: Устранение «фантомного» долга в расчетном листке

Даже после исправления налоговых регистров, в расчетном листке сотрудника все еще будет висеть долг. Программа считает, что вы должны выдать эти деньги работнику. Поскольку мы не можем использовать документ Возврат НДФЛ (так как он требует последующей ведомости на выплату), воспользуемся универсальным инструментом — документом Перенос данных.

Выясним причину появления долга: он формируется в регистрах накопления Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате. Нам нужно их обнулить.

Разберем действия по шагам:

1. Заходим в раздел Администрирование — Перенос данных.
2. Создаем новый документ. Номер и дату ставим текущие (когда решили убрать долг).
3. Нажимаем кнопку Настройка состава регистров.
4. В списке регистров накопления находим и отмечаем галочками: Взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате.
5. На вкладке Взаиморасчеты с сотрудниками добавляем строку с видом движения Расход. Указываем сотрудника, подразделение и сумму переплаты. В качестве документа-основания можно выбрать любой расчетный документ текущего периода.
6. На вкладке Зарплата к выплате делаем аналогичную запись с видом движения Расход. Это техническое действие «закроет» задолженность в расчетном листке.

После проведения документа обязательно сформируйте Расчетный листок и убедитесь, что конечное сальдо обнулилось.

Особенности корректировки прошлых периодов

Проанализируем ситуацию, если ошибка тянется с 2018 года, как упоминалось в обсуждении. Если вы уже сдали отчетность за тот период, в ней отражен излишне удержанный налог. Это не является ошибкой — на тот момент налог действительно был удержан в излишке. Однако, чтобы программа не пыталась «подтянуть» эти суммы в текущие отчеты 6-НДФЛ, все корректировки (и Операцию учета НДФЛ, и Перенос данных) рекомендуется делать датой текущего налогового периода.

Посмотрим на пример: если возврат от ИФНС прошел в 2019 году, а мы исправляем базу в октябре 2019-го, то и документы датируем октябрем. В этом случае мы просто закрываем сальдо, не искажая историю прошлых лет.

Альтернативный способ через «Корректировку выплаты»

Существует еще один способ скрыть излишне удержанный НДФЛ непосредственно в документе Начисление зарплаты и взносов, но он менее надежен для долгосрочного учета. На вкладке Корректировки выплаты можно вручную указать сумму налога к зачету или возврату. Однако, как показывает практика, это часто приводит к путанице в следующем месяце, так как программа снова пытается рассчитать остаток.

Поэтому наиболее «чистым» методом остается использование Переноса данных. Это позволяет точечно воздействовать на регистры, не затрагивая расчетные механизмы документов начисления.

Проверка результата

После проведения всех корректировок мы рекомендуем выполнить следующие проверки:

1. Сформировать отчет Анализ НДФЛ по месяцам. В колонках «Исчислено» и «Удержано» по итогам года суммы должны совпадать. Колонки «Осталось удержать» и «Излишне удержано» должны быть пустыми.
2. Сформировать Ведомость в кассу/банк (создать черновик). В нее не должны попадать суммы нашего скорректированного НДФЛ. Если программа все равно «тянет» сотрудника в ведомость, значит, в регистре Зарплата к выплате остались незакрытые остатки в разрезе периодов или аналитики.
3. Проверить справку 2-НДФЛ для сотрудника. В ней сумма налога исчисленного, удержанного и перечисленного должна быть одинаковой.

Таким образом, комбинируя документ Операция учета НДФЛ для налогового учета и Перенос данных для управленческого учета взаиморасчетов, мы получаем корректную картину в базе 1С:ЗКГУ без необходимости проводить фиктивные выплаты через банк.