При настройке синхронизации между программами «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.0) и «1С:Бухгалтерия предприятия» (БП 3.0) многие пользователи сталкиваются с неожиданным поведением системы: после успешного обмена документами справочник Сотрудники в бухгалтерской базе остается пустым. При этом кадровые документы (приемы на работу, переводы, увольнения) также не появляются в БП.
В этой статье мы подробно разберем, почему разработчики фирмы «1С» заложили именно такую логику обмена, выясним принципиальное отличие справочника сотрудников от физических лиц, а также рассмотрим пошаговые сценарии решения практических задач, таких как учет спецодежды и вывод ответственных лиц в печатных формах.
Первое и самое важное правило современной архитектуры решений «1С:Предприятие 8» — четкое разделение контуров учета. Программа ЗУП 3.0 является специализированным решением, в котором монопольно ведется весь кадровый учет и расчет заработной платы. Программа БП 3.0 предназначена для ведения регламентированного бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности.
Для целей бухгалтерского учета детальная кадровая история каждого работника (номера приказов, переводы с одной ставки на другую, отпуска и больничные) в базе БП попросту не нужна. Бухгалтерии требуются только финансовые результаты: сколько начислено по счетам затрат, какие налоги и взносы удержаны и сколько необходимо выплатить людям.
Именно поэтому правилами обмена не предусмотрен перенос справочника Сотрудники и кадровых документов. Вместо этого между базами мигрирует справочник Физические лица.
Для успешной работы в программах важно понимать различие между этими объектами:
Физические лица) — это реальные люди (человек как объект гражданского права). У них есть ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Этот справочник является сквозным и переносится при синхронизации.Сотрудники) — это сугубо кадровое понятие. Это сущность, описывающая трудовые отношения конкретного физического лица с конкретной организацией по определенному договору (основное место работы, совместительство и т.д.). У одного физического лица в одной базе может быть несколько карточек сотрудников (например, если человек уволился и снова устроился, либо работает по внутреннему совместительству).При обмене из ЗУП в БП выгружаются именно Физические лица, но происходит это не автоматически при их создании, а только при выполнении определенных условий.
Проанализируем две важные настройки, без которых физические лица не появятся в бухгалтерской базе:
1. Настройка детализации в синхронизации данных
В базе ЗУП 3.0 перейдите в раздел Администрирование — Синхронизация данных — Настройки синхронизации. Откройте правила отправки данных и обратите внимание на переключатель детализации расчетов. Для того чтобы данные о физлицах переносились, должен быть выбран вариант «С детализацией по сотрудникам».
Если в настройках будет установлено «Сводно по сотрудникам», то документ Отражение зарплаты в бухучете выгрузится в БП общей суммой без аналитики по конкретным людям, ведомости на выплату вообще не будут перенесены, и физические лица в БП не создадутся.
2. Наличие триггера выгрузки (документы-регистраторы)
Физические лица не выгружаются «в пустоту». Они регистрируются к отправке только тогда, когда задействованы в документах за выгружаемый период. Такими документами-триггерами являются:
Отражение зарплаты в бухучете;Ведомость на выплату зарплаты (в банк или в кассу).Как только эти документы успешно проходят синхронизацию, в БП автоматически создаются карточки соответствующих физических лиц.
Рассмотрим частую ситуацию: бухгалтер утверждает, что справочник Сотрудники жизненно необходим в БП, поскольку организация выдает работникам спецодежду, инструменты или малоценное оборудование по накладным.
Выясним причину этого заблуждения. В программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» документы, отвечающие за выдачу ТМЦ сотрудникам (например, Расход материалов с видом операции «Передача сотруднику» или устаревший Передача материалов в эксплуатацию), ведут учет материальных ценностей на забалансовых счетах:
МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации»;МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».Если мы проанализируем субконто (аналитику) этих забалансовых счетов в плане счетов БП 3.0, то увидим, что в качестве субконто «Работники организаций» выступает именно справочник Физические лица, а вовсе не Сотрудники! То же самое касается и работы с подотчетными лицами на счете 71 — в документах Авансовый отчет в поле «Подотчетное лицо» выбирается физическое лицо.
Вывод: Для полноценного и корректного учета выдачи спецодежды, инструментов, канцтоваров и оформления авансовых отчетов в БП 3.0 справочник Сотрудники использовать не нужно. Вам достаточно тех физических лиц, которые автоматически переносятся из ЗУП вместе с зарплатными документами.
Несмотря на то, что для большинства операций достаточно физических лиц, существуют исключительные сценарии, когда без справочника Сотрудники в БП 3.0 не обойтись:
Поскольку кадровые данные и должности из ЗУП принципиально не переносятся, заведение всех сотрудников вручную в обеих базах приведет к колоссальному объему двойной работы и риску возникновения ошибок и дублей физических лиц.
Рассмотрим по шагам, как решить эту задачу изящно и безболезненно.
Если вам действительно необходимо завести должности и карточки сотрудников для отдельных лиц (директора, кассиров, материально ответственных лиц), воспользуйтесь штатным механизмом БП 3.0, выполнив следующие действия:
Шаг 1. Включение кадрового учета в Бухгалтерии
По умолчанию в БП 3.0 при синхронизации с внешней зарплатной программой кадровый интерфейс скрыт. Чтобы его активировать:
Администрирование — Параметры учета (в некоторых версиях интерфейса — сразу в Настройки зарплаты).После выполнения этого действия в разделе Зарплата и кадры БП появится полноценный доступ к справочнику Сотрудники и кадровым документам (приемы, переводы, увольнения).
Шаг 2. Создание карточки сотрудника и привязка к существующему физлицу
Чтобы избежать задвоения персональных данных в системе, крайне важно правильно связать создаваемого сотрудника с тем физическим лицом, которое уже пришло в БП из ЗУП по каналам синхронизации.
Зарплата и кадры — Сотрудники и нажмите кнопку Создать.Физические лица.Должность. Если нужной должности еще нет в БП, создайте её в сопутствующем справочнике.Шаг 3. Оформление приема на работу в БП
Для того чтобы должность зафиксировалась в кадровой истории БП и корректно выводилась в печатных формах, прямо из карточки созданного сотрудника оформите документ Прием на работу:
После проведения этого кадрового документа в кассовых ордерах, накладных и чеках ККТ у данного сотрудника начнет автоматически заполняться его должность и расшифровка подписи.
Подведем итог проанализированной ситуации:
Физические лица, который переносится автоматически при включенной детализации обмена.Следуя этим простым правилам, вы сохраните чистоту учета в обеих программах и избавите себя от рутинной ручной работы.