← На главную

В процессе работы с программами 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с тем, что справочник Должности превращается в огромный неструктурированный список. Особенно это актуально при вводе нового штатного расписания или переименовании должностей, когда старые наименования становятся неактуальными, но должны остаться в базе для корректного отображения истории в отчетах.

В этой статье мы подробно разберем, как навести порядок в этом справочнике, рассмотрим стандартные возможности системы по скрытию «архивных» записей, изучим способы группировки без изменения конфигурации и проанализируем технические варианты реализации иерархии (папок).

Способ 1. Использование стандартного механизма исключения должностей

Самый простой и методически верный способ убрать лишние элементы из поля зрения — использовать типовой флаг «Должность больше не используется». Важно отметить, что этот функционал работает одинаково как в ЗУП, так и в ЗКГУ.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Откроем справочник Должности (раздел Настройка — Предприятие — Должности).
2. Зайдем в карточку должности, которую мы хотим «убрать в архив».
3. Установим галочку Должность больше не используется.
4. Запишем и закроем карточку.

После этого должность перестанет отображаться в общем списке при подборе в документы (например, при приеме на работу или кадровом переводе). В самом списке справочника такие должности будут скрыты по умолчанию. Чтобы увидеть их снова (например, для редактирования), достаточно нажать на кнопку Еще в верхней части формы и выбрать пункт Показывать исключенные должности. Это позволяет не загромождать интерфейс, сохраняя при этом целостность исторических данных.

Способ 2. Группировка списка через дополнительные реквизиты

Если ваша задача — не просто скрыть должности, а именно распределить их по категориям (например, «Администрация», «Производство», «Архив»), но конфигурация не позволяет создавать папки, мы можем воспользоваться механизмом дополнительных реквизитов. Рассмотрим, как реализовать «виртуальные папки».

Сначала создадим признак для группировки:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Найдем в списке справочник Должности и добавим новый реквизит, например, «Категория должности» (тип значения: Дополнительное значение).
3. В созданном реквизите добавим список нужных нам групп (папок).

Теперь настроим отображение в списке:

В форме списка справочника Должности нажмем Еще — Настроить список. На вкладке Группировка выберем наш новый реквизит «Категория должности». Проанализируем результат: теперь список должностей будет представлен в виде дерева, где «ветками» являются созданные нами категории. Это визуально заменяет папки, не требуя вмешательства программиста.

Способ 3. Создание иерархии (папок) через расширение конфигурации

Для тех, кому принципиально наличие физических папок в справочнике, существует техническое решение. По умолчанию в 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ справочник Должности является плоским (без иерархии). Раньше для изменения этого свойства требовалось снимать программу с поддержки, что затрудняло обновления. Современный подход подразумевает использование Расширений.

Проанализируем алгоритм действий для специалиста:

1. Создаем новое расширение в Конфигураторе.
2. Добавляем в расширение справочник Должности.
3. В свойствах справочника (в расширении) находим поле Иерархия.
4. Устанавливаем галочку Иерархический справочник и выбираем Вид иерархии: Иерархия групп и элементов.

После применения расширения в пользовательском режиме появится кнопка Создать группу. Важно помнить: включение иерархии может повлиять на некоторые отчеты, если они жестко завязаны на плоскую структуру справочника. Поэтому данный метод рекомендуется использовать только в крайнем случае.

Способ 4. Групповое изменение должностей

Если должностей очень много и вы решили воспользоваться первым способом (проставить флаг использования), не обязательно открывать каждую карточку вручную. Разберем, как сделать это массово:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных.
2. Выберем пункт Групповое изменение реквизитов.
3. В поле «Изменять» выберем Должности.
4. Нажмем Добавить условие отбора (например, по части наименования или по дате создания), чтобы отобрать старые должности.
5. В списке реквизитов найдем Должность больше не используется, установим значение Да.
6. Нажмем Изменить реквизиты.

Этот метод позволяет за считанные секунды «заархивировать» сотни позиций.

Важное различие: Справочник vs Штатное расписание

Часто путаница возникает из-за того, что пользователи пытаются навести порядок в справочнике Должности, хотя фактически их не устраивает структура в Штатном расписании. Разберем разницу:

• Справочник «Должности» — это общий классификатор названий. Например, в нем есть одна запись «Бухгалтер».
• Штатное расписание — это структура, где «Бухгалтер» привязан к конкретному отделу (подразделению) с указанием количества ставок и оклада.

Если ваша цель — видеть должности в разрезе отделов, то папки в справочнике Должности вам не нужны. Вам необходимо работать с формой Штатное расписание (раздел Кадры), где иерархия уже реализована через структуру подразделений предприятия.

Резюме

Выясним, какой метод лучше выбрать:

• Если нужно просто скрыть старое — используйте стандартный флаг «Должность больше не используется».
• Если нужно классифицировать список без программирования — используйте Группировку по доп. реквизиту.
• Если нужны именно папки — используйте Расширения.

Использование типовых механизмов (флаг активности и дополнительные реквизиты) является наиболее безопасным, так как не создает сложностей при последующих обновлениях программы и не ломает логику построения аналитических отчетов.