В практической работе бухгалтера-расчетчика нередко возникают ситуации, когда сотруднику, находящемуся в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком, ошибочно продолжают начислять компенсационные выплаты. Типичный пример — ежемесячная компенсационная выплата по уходу за ребенком до 3 лет (в размере 50 рублей, либо 60 рублей с учетом районного коэффициента 1.2), которая была отменена с 2020 года, но продолжает выплачиваться тем, кому она была назначена ранее.
Если такая ошибка обнаруживается спустя несколько месяцев, возникает необходимость сторнировать ошибочные начисления, отразить возврат денежных средств сотрудником в кассу или на расчетный счет организации, а также корректно скорректировать учет доходов для целей исчисления страховых взносов. В программах на устаревшей, но все еще используемой в некоторых организациях и бюджетных учреждениях платформе обычных форм — таких как 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 и 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0 — этот процесс имеет ряд важных технических и методологических нюансов.
В рамках этой статьи мы подробно разберем, как правильно отразить эту операцию в программе, разберемся с поведением регистров накопления и выясним, нужно ли подавать корректирующую отчетность по единому расчету по страховым взносам (РСВ).
Рассмотрим частую логическую ловушку, в которую попадают начинающие пользователи и бухгалтеры. Автор темы на форуме столкнулся со следующей ситуацией: в мае были сторнированы ошибочные начисления за февраль и март в размере 120 рублей (по 60 рублей за каждый месяц). Сотрудник добровольно вернул эти деньги в кассу организации, и бухгалтер провел приходный кассовый ордер (ПКО).
Бухгалтер ожидает, что в регистре Учет доходов для исчисления страховых взносов должна появиться запись со знаком «плюс» на сумму 120 рублей, чтобы перекрыть сторно: -120 + 120 = 0. Такой подход является в корне неверным. Проанализируем почему:
+120 рублей в регистр учета доходов для страховых взносов в текущем периоде (в мае), программа посчитает, что у сотрудника возник новый облагаемый или необлагаемый доход. В результате в отчетности РСВ за полугодие общая сумма выплат необоснованно увеличится на 120 рублей, что приведет к искажению налоговой базы.Компенсация по уходу за ребенком до 3 лет (50 или 60 рублей) полностью освобождена от обложения страховыми взносами во все фонды. Тем не менее, данная выплата в обязательном порядке отражается в расчете РСВ: сначала она включается в общую сумму выплат и иных вознаграждений (строка 030 Приложения 1 к Разделу 1), а затем переносится в строку необлагаемых сумм (строка 040 Приложения 1).
Когда бухгалтер в мае проводит сторнирование за февраль и март, в учете страховых взносов возникает отрицательный доход в размере -120 рублей. И здесь возникает главная техническая сложность:
Согласно контрольным соотношениям ФНС России, показатели в Разделе 3 расчета РСВ по конкретному застрахованному лицу не могут содержать отрицательных значений. Если у сотрудницы в мае нет других положительных доходов, которые перекрыли бы этот минус (например, если она продолжает находиться в отпуске по беременности и родам со вторым ребенком и не получает облагаемых начислений), система проверки отчетов ИФНС заблокирует и не примет такой расчет.
Программа 1С:ЗУП 2.5 (ЗКБУ 1.0) настроена так, что при проведении сторно за прошлые периоды она автоматически пытается «перебросить» эти отрицательные доходы в те периоды, за которые они были начислены — то есть в февраль и март (первый квартал). Это приводит к тому, что данные в информационной базе за первый квартал перестают соответствовать ранее сданному первичному расчету РСВ.
Отсюда следует вывод: подача корректирующего расчета РСВ за 1-й квартал является обязательной. Хотя недоимки по взносам не возникло (так как компенсация не облагается взносами), без корректировки невозможно будет сдать отчетность за полугодие из-за несоответствия остатков на начало периода и возникших отрицательных сумм.
Рассмотрим последовательность действий, которая позволит полностью отразить операции в учете, закрыть взаиморасчеты и без ошибок подготовить регламентированную отчетность.
Для того чтобы отменить ошибочное начисление за предыдущие закрытые периоды, воспользуемся специализированным механизмом сторнирования в программе.
Начисление зарплаты сотрудникам), которым в феврале и марте была ошибочно начислена компенсация.После проведения этого документа в регистре накопления Взаиморасчеты с сотрудниками образуется задолженность сотрудника перед организацией в размере 120 рублей (со знаком минус в пользу сотрудника, то есть долг за ним).
Для отражения факта добровольного возврата сотрудником излишне полученных денег выполним следующие шаги:
Взаиморасчеты с сотрудниками со знаком плюс, тем самым полностью закрыв его дебиторскую задолженность перед организацией в ноль.При проведении документа сторнирования программа автоматически зафиксировала отрицательный доход в регистре Учет доходов для исчисления страховых взносов. Как мы выяснили ранее, программа отнесет этот отрицательный доход к февралю и марту.
Для того чтобы зафиксировать это изменение в отчетности, нам необходимо запустить перерасчет страховых взносов за прошлый период:
Теперь подготовим корректирующий отчет в налоговую инспекцию:
Бывают ситуации, когда главный бухгалтер категорически против отправки корректирующих отчетов за прошлые периоды в налоговую инспекцию из-за опасения привлечь дополнительное внимание проверяющих органов или по другим внутренним причинам организации. Рассмотрим, как можно решить техническую проблему в программе без изменения отчетности за 1-й квартал.
Важное предупреждение: этот способ является обходным и нарушает методологию учета. Вы идете на него под свою ответственность. В базе ИФНС за сотрудником так и останется числиться завышенный необлагаемый доход на 120 рублей, однако, поскольку взносы с него равны нулю, финансовые санкции организации не грозят.
Для реализации этого метода нам нельзя использовать стандартное сторнирование начислений, так как оно неизбежно потащит за собой изменения в прошлый квартал. Поступим следующим образом:
Вместо сторнирования самого начисления нам нужно просто зафиксировать долг сотрудника перед кассой в текущем периоде (в мае), не трогая при этом доходы для страховых взносов.
Взаиморасчеты с сотрудниками и регистр Зарплата за месяц организаций.Как и в первом варианте, проводим Приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат денежных средств работником» на 120 рублей. Этот документ делает движение, противоположное нашей ручной корректировке регистров взаиморасчетов, и выводит сальдо расчетов с сотрудником в ноль.
В данном сценарии регистр Учет доходов для исчисления страховых взносов вообще не корректируется. Ошибочно начисленные 120 рублей остаются в феврале и марте как необлагаемый доход. В отчетности за полугодие эти суммы также будут фигурировать в составе необлагаемых доходов, и никаких отрицательных сумм в текущем периоде (мае) не возникнет. Соответственно, корректировка РСВ за 1-й квартал не потребуется.
Разберем важный юридический аспект, который упоминали участники обсуждения на форуме. Согласно ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, излишне выплаченные суммы пособий не могут быть взысканы с застрахованного лица, за исключением случаев счетной (арифметической) ошибки или недобросовестности со стороны получателя.
Если ошибка произошла из-за сбоя программы или невнимательности расчетчика (например, вовремя не провели приказ о выходе на работу или о начале нового отпуска по беременности и родам), такая ошибка **не признается счетной** в судебной практике.
Поэтому принудительно удержать эти 120 рублей из других начислений сотрудника работодатель не имеет права. Единственный законный способ вернуть эти деньги — получить **письменное добровольное согласие** сотрудника на возврат денег в кассу или на удержание из будущей зарплаты. В нашем кейсе сотрудница добровольно вернула деньги в кассу, поэтому процедура полностью легитимна, однако бухгалтеру обязательно нужно иметь в архиве ее письменное заявление о согласии на возврат.