При переносе данных из предыдущих версий программ (например, из 1С:ЗиК 7.7 в 1С:ЗКГУ / 1С:ЗУП 3.1) нередко выявляются ошибки расчетчиков за прошлый период. Типичная ситуация: сотруднику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, в декабре ошибочно начислили и выплатили лишнюю заработную плату. В новом расчетном периоде пользователь пытается исправить ситуацию документом Разовое начисление с отрицательной суммой, что приводит к полному исчезновению начисленного необлагаемого пособия из формы 4-ФСС (или аналогичных отчетов по взносам). Рассмотрим причины такого поведения системы и разберем правильные методы исправления ошибки.
Проанализируем механику работы регистров учета взносов. В программах 1С:ЗКГУ и 1С:ЗУП редакции 3.1 документ Разовое начисление фиксирует доход датой текущего расчетного периода (например, января). Если в документе указана отрицательная сумма, программа записывает отрицательный доход в регистр накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов за текущий месяц.
В форме 4-ФСС (и единой форме сведений) действует строгий форматно-логический контроль, исключающий отрицательные базы и отрицательные начисления. В отчете первая строка таблицы отражает общую сумму выплат в пользу застрахованных лиц за каждый месяц квартала. Если у сотрудника в текущем месяце числится только пособие по уходу за ребенком (необлагаемая выплата), а рядом проведено отрицательное начисление за прошлый год, программа математически уменьшает общую строку выплат текущего месяца на эту минусовую сумму. В результате сумма пособия перекрывается минусом, обнуляется в отчете либо формирует критическую ошибку выгрузки.
Кроме того, законодательство (в частности, статья 54 НК РФ и правила расчета взносов на травматизм) запрещает уменьшать базу текущего месяца при исправлении ошибок прошлых лет. Уменьшение базы за прошлый год должно отражаться в уточненном расчете за прошлый период, а не со знаком «минус» в отчетах текущего года. Поэтому требования некоторых бухгалтеров показать «минус в 4-ФСС за текущий квартал» методологически некорректны.
Разберем по шагам практический способ решения проблемы, когда база перенесена только входящими остатками на начало года, а первичных документов за декабрь в системе нет:
Разовое начисление (или аналогичный документ по виду оплаты труда) датой декабря прошлого года на ошибочно начисленную сумму переплаты.Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) концом декабря, чтобы закрыть взаиморасчеты за прошлый год в ноль.Перенос данных по регистрам среднего заработка и взаиморасчетов и уменьшим входящие суммы на размер введенного вручную декабрьского документа, чтобы избежать задвоения базы.Сторнирование начислений, выбрав в качестве документа-основания созданный декабрьский документ. Программа автоматически отнесет перерасчет облагаемой базы к декабрю прошлого года.Возврат сотрудником задолженности. Данный документ делает движения исключительно по регистрам взаиморасчетов и не затрагивает налоговые базы.При таком подходе в январском отчете 4-ФСС сумма необлагаемого пособия встает на свое место без уменьшения, а уменьшенная база декабря формирует уточненный расчет за прошлый год.
Если нет желания заводить первичные документы начисления и выплаты за закрытый прошлый период, применим прямой и чистый метод корректировки специализированными регистрационными документами. Разберем этот порядок действий:
Операция учета взносов. В шапке укажем дату корректировки (декабрь прошлого года). На вкладке «Сведения о доходах» введем строку по сотруднику с отрицательной суммой излишне начисленной оплаты труда по соответствующему виду дохода. На вкладке «Исчислено взносов» отразим пересчитанные со знаком «минус» страховые взносы. Это позволит автоматически сформировать корректирующую форму 4-ФСС (и РСВ) за 12 месяцев прошлого года.Операция учета НДФЛ с датой получения дохода в декабре прошлого года, указав отрицательный доход и налог к уменьшению.Возврат сотрудником задолженности на фактически внесенную сотрудником сумму переплаты за вычетом ранее удержанного НДФЛ.Начисление зарплаты и взносов в январе.В результате такого разделения текущий отчет 4-ФСС за 1 квартал заполнится абсолютно корректно: необлагаемое пособие не будет поглощено отрицательными суммами, а все исправления прошлого года попадут строго в корректирующий отчет за соответствующий период.