← На главную

При замене фискального регистратора или начале рабочего дня кассиры и товароведы часто сталкиваются с ситуацией, когда в режиме рабочего места кассира (РМК) не удается просто ввести сумму для служебного внесения. Программа настойчиво требует выбрать документ-основание, в качестве которого доступны только расходные кассовые ордера. Разберем логику работы конфигурации 1С:Розница 2.3, выясним причину такого поведения системы и рассмотрим правильную последовательность действий.

Почему 1С:Розница требует документ-основание для внесения

Проанализируем архитектуру учета наличных денежных средств в типовой конфигурации. В программе разделяются два понятия:

1. Операционная касса (касса организации или магазина) — центральное хранилище наличности торговой точки, где аккумулируются все средства.
2. Касса ККМ — физический денежный ящик конкретного фискального регистратора, привязанный к рабочему месту кассира.

По правилам складского и финансового учета в системе нельзя взять деньги «из ниоткуда». Любая наличность, попадающая в денежный ящик ККМ для размена или после технической замены кассы, предварительно должна числиться в операционной кассе компании. Перемещение денег между ними реализовано по принципу двухфазной фиксации («деньги в пути»). Поэтому прямое произвольное внесение суммы в РМК без документа-распоряжения заблокировано на уровне логики конфигурации.

Пошаговая инструкция по оформлению внесения при замене кассы

Разберем по шагам типовой процесс перемещения денег из старой кассы в новую.

Шаг 1. Оприходование остатка со старой ККМ в операционную кассу

Если перед заменой оборудования на старой кассе была выполнена операция полной выемки, сумма перешла в статус «Денежные средства к поступлению». Нам необходимо зафиксировать прием этих денег в операционную кассу магазина:

1. Перейдем в раздел Финансы и откроем журнал Приходные кассовые ордера.
2. Перейдем на вкладку Денежные средства к поступлению.
3. Найдем распоряжение, сформированное выемкой со старой ККМ, и нажмем кнопку Принять оплату.
4. Программа создаст документ Приходный кассовый ордер с видом операции Поступление ДС из кассы ККМ. Проверим реквизиты и проведем документ.

Если учет настраивается с нуля или выемка по старой ККМ в программе не оформлялась, создадим документ Приходный кассовый ордер вручную с видом операции Прочее поступление, указав нужную сумму разменного фонда.

Шаг 2. Создание распоряжения на выдачу в новую кассу ККМ

Теперь оформим выдачу необходимой суммы из операционной кассы в новую кассу ККМ:

1. В разделе Финансы откроем Расходные кассовые ордера и нажмем Создать.
2. Выберем вид операции Выдача ДС в кассу ККМ.
3. В поле Касса укажем нашу операционную кассу-отправитель.
4. В поле Касса ККМ обязательно выберем новую кассу, на которой предстоит работать кассиру.
5. Укажем требуемую сумму и проведем документ.

Шаг 3. Внесение средств в режиме РМК

После проведения расходного ордера средства готовы к приему на рабочем месте кассира:

1. Откроем РМК (Рабочее место кассира). Если кассовая смена еще не открыта, выполним операцию открытия смены.
2. Нажмем кнопку Внесение денег (или воспользуемся комбинацией клавиш Alt + F3).
3. На экране появится список проведенных расходных кассовых ордеров, ожидающих подтверждения. Выберем созданный на предыдущем шаге документ.
4. Подтвердим операцию. Фискальный регистратор напечатает чек служебного внесения, а программа сформирует необходимые движения в регистрах накопления.

Что делать, если РКО не отображается в списке внесения в РМК

Рассмотрим распространенные ошибки, из-за которых кассир не видит подготовленный документ в окне выбора:

1. Несоответствие кассы ККМ: в документе РКО в качестве получателя указана другая касса ККМ, отличная от той, которая назначена текущему рабочему месту в РМК.
2. Несовпадение организации или магазина: реквизиты торговой точки в документе расходного ордера должны в точности соответствовать настройкам текущего сеанса РМК.
3. Закрытая смена на ККТ: операция служебного внесения на большинстве онлайн-касс возможна только при предварительно открытой смене.
4. Ограничения прав пользователя: в профиле групп доступа или дополнительных правах текущего пользователя может быть снят флаг разрешения операций с денежными средствами.

Альтернативный вариант: внесение через драйвер ККТ

В экстренных случаях внести наличность в денежный ящик фискального регистратора можно в обход 1С — напрямую через утилиту производителя (тест-драйвер ККТ):

1. Закроем программу 1С, чтобы освободить COM-порт или TCP-соединение с кассой.
2. Запустим утилиту драйвера ККТ (например, «Тест драйвера ККТ АТОЛ» или утилиту «Штрих-М»).
3. Установим соединение с кассой, перейдем на вкладку регистрации/внесений, укажем сумму и выполним команду «Внесение».

Важное предупреждение: этот способ выравнивает только физический счетчик наличности внутри самого аппарата для печати корректного X-отчета. В базе 1С по регистру Денежные средства ККМ движения не произойдут. Это приведет к систематическим расхождениям между отчетами в 1С и фактической суммой в кассе, а также к ошибкам при инкассации и закрытии смены.

Как настроить работу, чтобы не делать внесение каждый день

Если магазину требуется постоянно оставлять фиксированную разменную монету на следующую смену, постоянное создание ордеров можно исключить:

1. Перейдем в раздел НСИ → Кассы ККМ и откроем карточку нужной кассы.
2. Найдем настройки закрытия смены.
3. Отключим опцию автоматической полной инкассации (выемки) при закрытии смены либо установим параметр неснижаемого остатка.

После этой настройки при закрытии кассовой смены и формировании Z-отчета разменная сумма будет автоматически оставаться в денежном ящике как на уровне фискального регистратора, так и в учетных регистрах программы 1С:Розница.