При подготовке регламентированной отчетности бухгалтеры часто сталкиваются с тем, что суммы в универсальных отчетах по начислениям (например, «Анализ начислений налогов и взносов») не совпадают с данными в форме 6-НДФЛ. Это вызывает массу вопросов, особенно когда расчетный листок показывает одну сумму, а налоговый регистр — другую. Разберем детально, почему это происходит и как найти «потерявшиеся» суммы в программе 1С.
Первое, что мы должны понять: отчет «Анализ начислений налогов и взносов» чаще всего строится по бухгалтерскому принципу — по месяцу начисления. Если вы начислили сотруднику премию или компенсацию в марте, она попадет в мартовский отчет независимо от того, когда вы ее выплатили.
Однако отчет 6-НДФЛ строится исключительно по правилам Налогового кодекса РФ. Проанализируем ключевое различие: в налоговом учете для разных видов доходов установлены разные правила определения «даты фактического получения дохода».
Если компенсация при увольнении (код дохода 2013) начислена в одном квартале, а выплачена в другом, она неизбежно создаст «разрыв» между бухгалтерским анализом и формой 6-НДФЛ. Рассмотрим пошагово, как проверить эти данные.
Одной из частых причин расхождений является проверка не того раздела в отчете. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии доходы группируются по кодам. Мы можем видеть сумму по зарплате (код 2000), но не заметить компенсацию за неиспользованный отпуск, так как она проходит под кодом 2013.
Выясним причину через настройки начисления. Перейдем в справочник «Начисления», найдем нужный вид расчета (например, «Компенсация отпуска при увольнении») и проверим закладку «Налоги, взносы, бухучет». Там должно быть указано:
Если в настройках по ошибке стоит «Не облагается», налог не будет исчислен, и сумма вообще не попадет в 6-НДФЛ, хотя в бухгалтерском учете она будет зафиксирована как расход.
Проанализируем ситуацию: в документе «Начисление зарплаты» или «Увольнение» на закладке «НДФЛ» программа фиксирует дату получения дохода. Посмотрим на дату, указанную в поле «Дата выплаты» в нижней части документа или в поле «Планируемая дата выплаты».
Если вы начислили компенсацию 31 марта, но в поле «Дата выплаты» стоит 05 апреля, то эта сумма по закону попадет в 6-НДФЛ за второй квартал (полугодие), а не за первый. Программа ориентируется именно на эту дату при формировании регистров налогового учета.
Для корректного отражения данных в 6-НДФЛ недостаточно просто провести начисление. Решающее значение имеет «Ведомость» (в банк или в кассу). Именно ведомость делает движения в важных регистрах налогового учета.
Рассмотрим, какие именно регистры задействованы:
Учет доходов для исчисления НДФЛ — здесь фиксируется сумма дохода и дата его получения.Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь фиксируется факт удержания налога.Если в ведомости сумма компенсации не «подтянулась» автоматически или была удалена вручную, то налог не будет считаться удержанным. Проверим связь начисления и выплаты. В ведомости по кнопке «Обновить налог» или через расшифровку суммы выплаты можно увидеть, к какому документу начисления привязан НДФЛ.
Если визуально в документах все верно, но отчет 6-НДФЛ все равно не видит сумму, воспользуемся отчетом «Регистр налогового учета по НДФЛ» по конкретному сотруднику. Это самый подробный отчет, который показывает:
Если в регистре по коду 2013 пусто, значит, проблема в движениях документа начисления. Разберем, как это проверить через «Движения документа»:
Сведения о доходах НДФЛ.Для поиска подобных ошибок в современных версиях программ (1С:ЗУП 3.1) предусмотрены специализированные инструменты. Посмотрим на них подробнее:
Отчет «Проверка раздела 2 в 6-НДФЛ». Он позволяет расшифровать каждую строку отчета. Если мы видим расхождение между общей суммой дохода и базой для налога, этот отчет покажет, какие именно регистраторы (документы) внесли вклад в ту или иную ячейку. Мы сможем сразу увидеть, что, например, компенсация ушла в другой месяц из-за даты выплаты.
Отчет «Анализ НДФЛ по месяцам». Помогает сравнить доход, зафиксированный для НДФЛ, с данными бухгалтерского свода. Если по колонке «Доход» есть разница с колонкой «Начислено», это сигнал о том, что какой-то вид начисления настроен неверно или не проведен по налоговому учету.
Рассмотрим ситуацию: сотрудник увольняется 30 июня. Ему начислена зарплата и компенсация отпуска. Выплата произведена 3 июля.
Чтобы «подтянуть» данные, иногда требуется выполнить пересчет НДФЛ. Если вы меняли настройки начисления (с «не облагается» на «облагается») уже после того, как были созданы документы, выполните следующие действия:
Таким образом, для устранения расхождений мы всегда должны анализировать триаду: Код дохода — Дата выплаты — Отражение в Ведомости. Только согласованность этих трех параметров гарантирует корректность формы 6-НДФЛ.