При расчете заработной платы в программах 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с загадочным поведением программы. В документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке Удержания суммы профсоюзных взносов (или других добровольных удержаний) по сотруднику рассчитаны верно — как по основному месту работы, так и по внутреннему совместительству. Более того, пока документ не проведен, расчетный листок, открытый непосредственно из формы начисления, показывает эти суммы.
Однако стоит только нажать кнопку Провести, как профвзносы по внутреннему совместителю бесследно исчезают из отчетов Расчетный листок и Полный свод начислений, удержаний и выплат, хотя в самом документе начисления они продолжают отображаться. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает этот сбой, как устроена работа регистров 1С в этот момент и как по шагам восстановить корректное отображение удержаний.
Для того чтобы понять причину проблемы, нам необходимо заглянуть под «капот» платформы 1С. Когда документ Начисление зарплаты и взносов находится в записанном, но непроведенном состоянии, программа формирует печатную форму расчетного листка на лету. Данные для этого берутся из временных таблиц расчета, находящихся в оперативной памяти компьютера. Программа берет базу для расчета профвзноса, применяет процент удержания и сразу выводит результат на экран.
В момент проведения документа ситуация кардинально меняется. Данные должны физически записаться в таблицы базы данных — в регистры накопления. Основным регистром, отвечающим за удержания, является регистр Начисления удержания по сотрудникам, а для отражения в бухучете — регистр Бухучет начисления удержания по сотрудникам. Отчеты Расчетный листок и Полный свод строятся исключительно на основании записей в этих физических регистрах. Если при проведении документа мартовские записи по удержаниям совместителя затираются или блокируются более поздними документами, отчеты мгновенно перестают видеть эти суммы, хотя в экранной табличной части документа они по-прежнему присутствуют.
Проанализируем ключевой фактор, который чаще всего провоцирует подобное поведение системы. В нашей ситуации сотрудникам с внутренним совместительством в марте рассчитывают зарплату, но в программе уже проведены будущие документы Увольнение (например, датированные началом апреля), прекращающие трудовой договор по внутреннему совместительству.
При проведении документа увольнения (даже будущей датой) программа выполняет сразу несколько автоматических действий:
Плановые удержания.Рассчитывать зарплату, система автоматически формирует записи в служебном регистре Перерасчеты, сигнализируя о том, что мартовские данные могут повлиять на апрельские расчеты.Начисления удержания по сотрудникам.Особенно остро эта проблема проявляется в 1С:ЗКГУ 3.1. У госучреждений учет жестко привязан к источникам финансирования (ИФ). При увольнении совместителя в будущем периоде его статья финансирования закрывается. Проводя март при уже проведенном увольнении, система пытается распределить профвзносы по закрывающимся статьям, сталкивается с логическим конфликтом распределения лимитов и полностью исключает удержание из регистров бухучета.
Для того чтобы вернуть профвзносы в расчетные листки и своды, нам необходимо временно разорвать ошибочную цепочку зависимостей документов и восстановить правильную хронологию проведения. Рассмотрим подробный пошаговый алгоритм:
Увольнение по проблемным сотрудникам (внутренним совместителям), которые зарегистрированы будущим месяцем (апрелем). Нажмите на них правой кнопкой мыши и выберите Отменить проведение. Документы должны стать непроведенными (помеченными простой иконкой без зеленой галочки).Зарплата, найдите группу Сервис и откройте рабочее место Перерасчеты.Отменить (или удалите эти записи вручную). Нам необходимо полностью очистить очередь принудительных перерасчетов по данным физлицам на время проведения мартовских документов.Начисление зарплаты и взносов.Удержания. Найдите строки с профвзносами по проблемным внутренним совместителям.Пересчитать сотрудника. Программа заново обратится к актуальным плановым удержаниям, которые теперь не заблокированы будущим увольнением.Начисление зарплаты и взносов.Расчетный листок по этим сотрудникам, а также общий отчет Полный свод начислений, удержаний и выплат. Убедитесь, что профвзносы успешно отражаются во всех колонках и уменьшают сумму к выплате.Увольнение. Проведите их заново. При проведении обязательно нажмите кнопку Обновить внутри документов увольнения, чтобы программа зафиксировала окончательные расчетные базы предыдущего месяца без искажений.Разберем еще одну деталь, которая часто вводит в заблуждение пользователей при анализе отчетов. При формировании сводов и расчетных листков критически важно понимать разницу между объектами Сотрудники и Физические лица в концепции 1С:ЗУП / 1С:ЗКГУ.
Один и тот же человек (одно физическое лицо) при внутреннем совместительстве имеет в программе минимум две карточки в справочнике Сотрудники — по основному месту работы и по совместительству. Если при формировании отчета Полный свод начислений, удержаний и выплат вы устанавливаете простой отбор по полю Сотрудник, выбрав туда только основную карточку работника, то программа покажет начисления и удержания исключительно по основному месту работы. Данные по совместителю в отчет просто не попадут.
Чтобы увидеть консолидированную информацию по всем рабочим местам сотрудника одновременно, используйте в настройках отчета отбор по полю Физическое лицо. В этом случае система автоматически объединит мартовские начисления и удержания по обеим карточкам сотрудника, предоставив корректную картину по профвзносам.
Если после выполнения всех вышеописанных шагов удержания все равно продолжают пропадать из регистров после проведения документов, рекомендуем выполнить стандартные процедуры обслуживания базы данных:
Конфигуратор выберите пункт меню Администрирование — Тестирование и исправление. Установите флажки на проверку логической и ссылочной целостности базы данных. Это поможет исправить возможные внутренние конфликты в служебных таблицах удержаний.