В программах «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗКГУ) редакции 3.1 пользователи часто сталкиваются с крайне запутанной ситуацией. При расчете страховых взносов в конце месяца по сотруднику, у которого есть основное место работы и внутреннее совместительство, итоговые суммы взносов принимают странные значения. Более того, цифры кардинально меняются в зависимости от того, как заполняется документ Начисление зарплаты и взносов — через кнопку «Заполнить» или через кнопку «Подбор». Особенно ярко эта проблема проявляется, если в этом же месяце один из договоров совместительства был расторгнут (оформлен документ Увольнение).
В рамках этой статьи мы подробно разберем, почему возникает подобное поведение программы, как устроены внутренние механизмы и алгоритмы расчета взносов по физическим лицам, имеющим несколько рабочих мест в одной организации, и как правильно вести учет в таких случаях, чтобы избежать ошибок и ручных корректировок.
Для того чтобы понять природу этой проблемы, проанализируем архитектуру хранения кадровых данных и алгоритмы расчета налогов и взносов в решениях 1С на платформе 8.3.
В программах 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ 3.1 кадровый учет ведется в разрезе сотрудников. Это означает, что у одного и того же человека для основного места работы и для каждого из внутренних совместительств создаются отдельные карточки в справочнике Сотрудники, им присваиваются разные табельные номера, по ним отдельно формируются кадровые приказы (прием, переводы, увольнение) и ведется учет рабочего времени в табеле.
Однако расчет НДФЛ и страховых взносов в соответствии с законодательством РФ всегда производится в целом по физическому лицу (справочник Физические лица). Программа обязана суммировать все доходы гражданина, полученные им в рамках одного юридического лица (работодателя) за отчетный период. Это критически важно для:
Таким образом, когда мы рассчитываем взносы по сотруднику-совместителю, система подтягивает доходы по всем его рабочим местам (и по основному, и по всем совместительствам) в рамках данного физического лица за текущий месяц.
Рассмотрим ситуацию, когда внутренний совместитель увольняется, например, последним днем месяца. При оформлении документа Увольнение на вкладке «Главное» по умолчанию установлена галочка «Начислить зарплату».
Когда этот флаг активен, программа производит расчет начислений (оклада, надбавок, компенсации отпуска) непосредственно в документе Увольнение. Но самое интересное происходит на вкладке «Взносы». Так как расчет взносов всегда ориентируется на физическое лицо, программа в этот момент берет всю совокупную базу по данному физлицу за текущий месяц, которая зарегистрирована в информационной базе на момент проведения документа.
Сюда попадает:
Увольнение зарплата по увольняемому совместительству.В результате на вкладке «Взносы» в документе Увольнение фиксируется промежуточная сумма страховых взносов, исчисленная со всей совокупной базы физического лица. Эти данные сразу записываются в регистры накопления при проведении документа увольнения.
Выясним причину, почему при окончательном расчете месяца в документе Начисление зарплаты и взносов возникают разные цифры при использовании автоматического заполнения и ручного подбора сотрудников.
Представим, что у нас уже проведен документ Увольнение по одному из совместительств, где частично рассчитаны взносы по физлицу. Теперь мы делаем итоговый расчет за месяц для всех остальных сотрудников.
При нажатии кнопки «Заполнить» система производит пакетный расчет по всей организации. Алгоритм видит общую картину доходов физлица за месяц. Программа анализирует регистры и понимает, какая сумма страховых взносов по этому физлицу уже была исчислена и зафиксирована ранее документом Увольнение. В итоговом документе Начисление зарплаты и взносов программа на вкладке «Взносы» рассчитывает общую сумму взносов за месяц по физлицу, вычитает из нее уже проведенный в Увольнении кусок и регистрирует только разницу (доначисление). В итоге общая сумма взносов за месяц по физлицу получается абсолютно верной.
Если мы решаем заполнить документ точечно через кнопку «Подбор» и выбираем туда сотрудников этого физического лица (или даже всех сотрудников, но по очереди), то активизируется другой алгоритм расчета. Кнопка «Подбор» предназначена для локального расчета конкретных выбранных строк. При таком подходе программа часто теряет контекст связи с ранее проведенными взносами в документе Увольнение по этому же физлицу. Она заново пытается пересчитать взносы только по тем рабочим местам, которые попали в табличную часть подбора, не учитывая корректно уже зафиксированный в увольнении «кусок» общего дохода. Из-за этого возникают задвоения сумм, некорректная оценка предельной базы или появление необоснованных сторнировочных записей (минусов) за текущий или прошлые месяцы.
Чтобы исключить расхождения во взносах и НДФЛ у сотрудников, имеющих внутреннее совместительство, рекомендуем придерживаться следующих правил ведения учета.
Если внутренний совместитель увольняется в конце месяца (или близко к концу), самым надежным и простым решением будет снять флаг «Начислить зарплату» в документе Увольнение.
В этом случае документ увольнения рассчитает исключительно компенсацию (или удержание) неиспользованного отпуска. Вся заработная плата по увольняемому месту работы, а также по основному месту работы и другим совместительствам будет рассчитана одновременно в одном месте — в общем документе Начисление зарплаты и взносов в конце месяца. Страховые взносы также рассчитаются единовременно со всей совокупной базы физлица без каких-либо промежуточных документов, что гарантирует идеальную точность.
Никогда не используйте кнопку «Подбор» для расчета сотрудников, у которых есть внутреннее совместительство. Расчет таких лиц всегда должен производиться при общем автоматическом заполнении документа начисления по кнопке «Заполнить». Если вам нужно рассчитать только конкретное физлицо, лучше воспользоваться механизмом создания документа начисления с отбором по подразделению или настроить документ так, чтобы в него попадали все сотрудники, а лишних удалить (хотя удаление строк также нежелательно для перерасчетов).
Часто непонятные минусовые суммы за прошлые периоды (например, сторно взносов за прошлые месяцы) появляются из-за механизма автоматической регистрации перерасчетов. Если кадровик или расчетчик изменил какие-то документы задним числом (например, оклад, график работы или провел невыход за прошлый месяц), программа фиксирует необходимость перерасчета.
Для проверки этого механизма выполним следующие действия:
Расчет страховых взносов крайне чувствителен к последовательности проведения документов в программе. Запомните золотое правило: документ Начисление зарплаты и взносов всегда должен создаваться, заполняться и проводиться самым последним в текущем месяце.
Все кадровые приказы (приемы, переводы, увольнения), межрасчетные документы (больничные листы, отпуска, матпомощь, разовые начисления) по всем рабочим местам сотрудников должны быть проведены ДО того, как будет запущен окончательный расчет зарплаты за месяц. Если вам пришлось перепроводить или корректировать документ Увольнение задним числом, обязательно перезаполните и пересчитайте итоговый документ Начисление зарплаты и взносов за этот месяц.