← На главную

Разберем распространенную ситуацию: при переходе с устаревшей редакции 1С:ЗУП 2.5 на актуальную ЗУП 3.1 с помощью рекомендованного среза остатков (например, на начало года) данные по НДФЛ и стажу за прошлый год в новую базу не переносятся. Из-за этого возникает проблема с подготовкой и сдачей годовых отчетов 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и СЗВ-СТАЖ. Проанализируем причины такого поведения системы и рассмотрим несколько проверенных на практике вариантов решения.

Почему данные не переносятся стандартным срезом?

Методология рекомендованного переноса подразумевает перенос только актуальных остатков (кадровых и взаиморасчетов) на заданную дату. Исторические данные за прошедший год при этом игнорируются, чтобы не перегружать новую базу ненужной информацией. Полный перенос документов использовать не рекомендуется — из-за различий в архитектуре конфигураций это часто приводит к зависаниям процесса, задвоениям или искажениям расчетов (появлению "каши" в учете).

Решение 1: Использование специальной обработки от 1С

Выясним, что предлагают сами разработчики. Фирма "1С" выпустила специализированную внешную обработку под названием Vygruzka_NDFL_StazhPFR_2018.epf (Обработка для переноса из ЗУП 2.5 и ЗБУ 1.0 сведений для 2-НДФЛ и СЗВ-СТАЖ). Посмотрим по шагам, как с ней работать:

1. Создайте абсолютно новую (пустую) базу 1С:ЗУП 3.1.
2. Запустите загруженную обработку в старой базе ЗУП 2.5. Она выгрузит только те регистры, которые критически важны для формирования регламентированной отчетности.
3. Загрузите полученный файл в созданную пустую базу ЗУП 3.1.
4. Сформируйте и сдайте отчетность из этой технической базы.

Важное предупреждение: категорически запрещено использовать данную обработку для загрузки данных в вашу основную рабочую базу! Это приведет к дублированию и повреждению данных. Эта техническая база используется ровно один раз.

Решение 2: Ведение двух баз

Рассмотрим подход, который часто применяют системные интеграторы. Суть заключается в разнесении рабочих процессов и процесса сдачи отчетности:

1. Рабочая база: Выполните стандартный (рекомендованный) перенос на 1 января текущего года. В этой базе вы будете вести кадровый учет и начислять зарплату за новые периоды.
2. База для отчетности: Сделайте отдельный перенос на 1 декабря прошлого года. Таким образом, в базу попадут исторические документы "Перенос данных", достаточные для формирования отчетов. Заработная плата за декабрь при этом доначисляется уже в новой базе-копии.

После сдачи отчетности вторая база сохраняется в качестве архива, в котором, при необходимости, можно распечатать справки сотрудникам за прошлые периоды.

Решение 3: Сдача отчетности через сторонние программы

Проанализируем наименее трудозатратный для ИТ-специалистов метод, если ваша компания использует сервисы электронной отчетности (СБИС, Контур.Экстерн и аналоги). Сделаем следующее:

1. Сформируйте формы 2-НДФЛ и СЗВ-СТАЖ прямо в старой базе 1С:ЗУП 2.5 (1С выпускали обновления для отчетности старой редакции).
2. Выгрузите подготовленные отчеты в формате XML-файлов.
3. Загрузите файлы в СБИС или Контур.
4. Система оператора ЭДО автоматически сконвертирует данные под актуальные форматы налоговой и пенсионного фонда, после чего их можно будет проверить и отправить.

Решение 4: Дозагрузка данных с помощью типового помощника

Если вам жизненно необходимо объединить данные в рабочей базе, рассмотрим вариант ручной дозагрузки. В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных из прежних программ. Получим встроенный помощник выгрузки.

Сохраненную обработку запускаем в 1С:ЗУП 2.5, отмечая только пункты, связанные с учетом НДФЛ и стажем за нужный период. Затем загружаем полученный файл обратно в 3.1.

Обратите внимание на нюанс: при такой частичной загрузке в базе 3.1 могут появиться дубликаты организаций и сотрудников с символом решетки (#) в начале наименования. Это не ошибка, а задуманное разработчиками поведение! Алгоритмы специально добавляют префикс # к справочникам прошлых периодов, чтобы "исторические" элементы, необходимые лишь для формирования справок, не перезаписали текущие рабочие карточки сотрудников. Такие дубли удалять не нужно до успешной сдачи всех отчетов.