← На главную

Переход на современные ERP-системы семейства 1С (включая «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация») часто вызывает вопросы у бухгалтеров, привыкших к логике работы в старых конфигурациях, таких как «1С:Бухгалтерия 7.7» или даже «1С:Бухгалтерия 8». Одним из самых обсуждаемых вопросов является оформление авансовых отчетов, когда подотчетное лицо приносит несколько чеков на покупку товаров от разных поставщиков.

В версиях 1С:ERP с 2.1 по 2.4 разработчики разделили сущности складского учета и казначейских операций. Это привело к тому, что привычная табличная часть «Закупки» исчезла из документа авансового отчета, породив массу сложностей с задвоением проводок и выводом информации на печать. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает путаница с проводками, как правильно отражать несколько чеков в версиях ERP 2.1–2.4 и как эта проблема была окончательно решена в последующих обновлениях системы.

В чем причина сложности: методология 1С:ERP

В классических бухгалтерских программах документ Авансовый отчет является универсальным: он одновременно приходует товары на склад, списывает расходы и фиксирует расчеты с подотчетным лицом. Однако 1С:ERP — это система комплексного оперативного учета. Здесь закупки должны проходить через складские документы, особенно если на предприятии используются ордерные склады. Попытка оприходовать товар напрямую финансовым документом нарушает всю цепочку товародвижения.

Именно поэтому разработчики разделили эти процессы:

• Приход товаров оформляется документом Приобретение товаров и услуг.
• Взаиморасчеты с подотчетником (выдача и списание денежных средств) оформляются документами казначейства, в частности Авансовый отчет.

Если попытаться отразить одну и ту же закупку и на вкладке расходов авансового отчета, и отдельным документом поступления, возникнет серьезная методологическая ошибка.

Анализ ошибки: почему задваиваются проводки?

Рассмотрим классическую ошибку, с которой сталкиваются начинающие пользователи 1С:ERP. Допустим, подотчетное лицо приобрело материалы по товарному чеку на сумму 200 рублей.

Если бухгалтер попытается отразить операцию следующим образом:

1. Создаст документ Приобретение товаров и услуг, который сформирует проводку:
   Дт 10 (Материалы) — Кт 60.01 (Расчеты с поставщиками) на сумму 200 рублей.
2. Затем создаст документ Авансовый отчет и на вкладке «Расходы» вручную укажет сумму 200 рублей по этому же товарному чеку со статьей расходов «Оплата поставщику». Документ сформирует проводку:
   Дт 26 (или иной затратный счет) — Кт 71.01 на сумму 200 рублей.
3. Одновременно на вкладке «Оплата поставщикам» выберет созданный документ приобретения, что даст проводку:
   Дт 60.01 — Кт 71.01 на сумму 200 рублей.

Проанализируем ситуацию: в результате этих действий по кредиту счета 71.01 списывается 400 рублей вместо реальных 200! Происходит задвоение расхода. Программа считает, что подотчетное лицо потратило деньги дважды: один раз на оплату долга поставщику (через счет 60), а второй раз — напрямую на затраты предприятия (через счет 26).

Правильный алгоритм отражения закупок в 1С:ERP 2.1–2.4

Чтобы избежать ошибок в учете и получить корректное сальдо по счетам 10, 60 и 71, необходимо строго следовать следующей схеме взаиморасчетов:

Шаг 1. Оприходование товаров

На каждый чек или накладную создается документ Приобретение товаров и услуг. В поле «Хозяйственная операция» указывается «Закупка у поставщика» (проводка Дт 10 — Кт 60). В документе фиксируются реальные реквизиты поставщика, номенклатура и цены. На данном этапе подотчетное лицо в документе не фигурирует — мы лишь фиксируем факт поступления ценностей на склад и возникновение задолженности перед конкретным контрагентом.

Шаг 2. Закрытие задолженности перед поставщиком и подотчетником

Создается один общий документ Авансовый отчет для конкретного подотчетного лица. Все операции по приобретенным товарам вносятся строго на вкладку «Оплата поставщикам». Для удобства заполнения используем механизм подбора:

1. Переходим на вкладку «Оплата поставщикам».
2. Нажимаем кнопку «Подобрать по остаткам».
3. В открывшейся форме выбираем контрагента-поставщика. Система автоматически покажет все неоплаченные документы прихода по данному контрагенту.
4. Выбираем нужные документы и переносим их в табличную часть авансового отчета. Повторяем процедуру для всех чеков и поставщиков.

Вкладка «Расходы» при этом остается пустой (она используется только для прочих нематериальных затрат, например, суточных или услуг связи, приобретаемых без оформления документов поступления).

В результате проведения авансового отчета сформируется проводка:
Дт 60.01 — Кт 71.01 на сумму фактической оплаты по всем чекам.

Цепочка полностью закрыта: товары на складе, долг перед поставщиком погашен за счет средств подотчетного лица, задолженность перед сотрудником отражена верно.

Как решить проблему с печатью формы АО-1 в старых версиях ERP

Описанная выше схема идеальна с точки зрения проводок бухгалтерского учета, но в версиях 1С:ERP до 2.4.6 она имеет существенный минус. При формировании унифицированной печатной формы АО-1 (Авансовый отчет) на оборотной стороне (второй странице) не выводятся номера и даты первоначальных документов закупки (чеков), так как они находятся в документах приобретения, а не в самом авансовом отчете.

Если ваша компания продолжает работать на конфигурациях ERP версии 2.4.6 или ниже, без доработки системы решить этот вопрос «красиво» не получится. Бухгалтерам приходится либо вписывать эти данные вручную в печатную форму, либо привлекать программиста 1С.

Рассмотрим вариант решения силами разработчика. Наиболее экологичным способом является создание внешней печатной формы для документа Авансовый отчет. Алгоритм работы внешней печатной формы следующий:

1. Программа анализирует табличную часть «Оплата поставщикам» проводимого авансового отчета.
2. По указанным документам расчетов (документам приобретения) программно извлекаются реквизиты входящих документов (номера и даты чеков, наименования поставщиков).
3. Эти данные автоматически подставляются в соответствующие графы оборотной стороны формы АО-1 при выводе ее на печать.

Такой подход позволяет не снимать конфигурацию с поддержки и полностью удовлетворяет требования контролирующих органов к заполнению первичных документов.

Современное решение: «Печать единого авансового отчета» в 1С:ERP 2.4.7 и 2.5

Разработчики фирмы «1С» детально проанализировали жалобы пользователей и в обновленных версиях программы (начиная с релиза 2.4.7 и далее в редакции 2.5) кардинально переработали данный механизм, вернув удобство работы.

Разберем по шагам, как сейчас выглядит современный и быстрый процесс интеграции нескольких чеков в единый отчет:

Шаг 1. Активация настройки

Перейдем в раздел НСИ и администрирование, далее откроем подраздел Казначейство и взаиморасчеты. В блоке настроек взаиморасчетов с подотчетными лицами установим флаг «Печать единого авансового отчета» и укажем дату, с которой данная опция начинает действовать на предприятии.

Шаг 2. Оформление закупки через подотчетное лицо

На каждый чек создаем документ Приобретение товаров и услуг, но теперь выбираем хозяйственную операцию «Закупка через подотчетное лицо». В самом документе прихода указываем склад, номенклатуру, контрагента, а также номер и дату входящего чека. С этого момента документ закупки перестает генерировать отдельную форму АО-1, он лишь подготавливает данные для консолидации.

Вы можете связать закупки с итоговым отчетом двумя путями:

• Нажать на гиперссылку «Включить в авансовый отчет» непосредственно в форме документа приобретения.
• Открыть документ Авансовый отчет подотчетного лица, перейти на вновь появившуюся вкладку «Закупки», нажать кнопку «Подобрать» и отметить галочками все совершенные сотрудником покупки за этот период.

Шаг 3. Печать документа без ручного труда

При проведении такого единого авансового отчета проводки не задваиваются, а при выводе на печать формы АО-1 система автоматически собирает все реквизиты чеков из связанных документов приобретения и красиво заполняет оборотную сторону отчета.

Дополнительно в современных версиях ERP 2.5 внедрен сервис «Распознавание документов». Бухгалтеру больше не нужно вручную перебивать позиции из чеков. Достаточно отсканировать QR-коды чеков (например, через мобильное приложение), и система сама распознает номенклатуру, цены и реквизиты документов, автоматически создав документы приобретения, которые затем останется лишь прикрепить к авансовому отчету одной кнопкой.