Где найти и как правильно заполнить коды в справочнике Трудовая функция в 1С:ЗУП 3.1

← На главную

С введением обязательной отчетности по электронным трудовым книжкам (ранее СЗВ-ТД, ныне раздел 1.1 формы ЕФС-1) перед пользователями программ 1С:Зарплата и управление персоналом встал острый вопрос: откуда брать коды для заполнения справочника Трудовые функции? Ситуация осложнялась тем, что в ранних версиях программы (например, в релизе 3.1.12.113) механизмы автоматизации этого процесса были ограничены. В этой статье мы подробно разберем, что это за коды, где их искать и как правильно настроить программу для корректной сдачи отчетности.

Понятие кода выполняемой функции и классификатора ОКЗ

Прежде всего, давайте выясним причину появления этих кодов в учетных системах. Кодовое обозначение занятия — это пятизначный цифровой код в формате ХХХХ Х. Этот реквизит стал обязательным для всех кадровых мероприятий (прием, перевод), начиная с июля 2021 года. Для его формирования используется Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08), принятый приказом Росстандарта № 2020-ст.

Рассмотрим структуру этого кода подробнее, чтобы понимать логику заполнения справочника:

Первые четыре знака — это основная группа, подгруппа, малая группа и начальная группа занятий. Они определяют сферу деятельности и уровень квалификации.
Пятый знак — это контрольное число, которое рассчитывается по специальному алгоритму. Без корректного контрольного числа отчет не будет принят контролирующими органами (СФР).

Важно понимать: код ОКЗ не всегда совпадает с наименованием вашей должности в штатном расписании. Он классифицирует именно вид деятельности (занятие), которое выполняет сотрудник на своем рабочем месте.

Где искать нужные коды для 1С:ЗУП

Проанализируем ситуацию, когда в вашей версии программы справочник пуст или не содержит классификатора. Рассмотрим основные источники данных:

1. Официальный текст классификатора. Вы можете найти полный перечень занятий в информационно-правовых системах. В классификаторе приводится не только код, но и подробное описание обязанностей, которые соответствуют той или иной группе. Это помогает определить код, если название должности в компании звучит специфически.

2. Онлайн-справочники. Существует множество сервисов, где по поисковому запросу (например, "менеджер по продажам") система выдает соответствующий код ОКЗ (например, 3322 1). Однако всегда сверяйте полученные данные с текстом официального приказа Росстандарта.

3. Встроенный подбор в 1С (для актуальных релизов). Если вы работаете в версии 3.1.14 и выше, в программе реализован механизм подбора из классификатора. В версии 3.1.12, которую мы рассматриваем, этот функционал может отсутствовать в полном объеме, что требует ручного ввода или использования внешних обработок.

Пошаговая настройка справочника Трудовые функции в 1С

Разберем процесс настройки системы с нуля. Для того чтобы код попал в отчет, нам необходимо выстроить цепочку связей между объектами программы.

Шаг 1. Заполнение справочника Трудовые функции

Перейдем в раздел Настройка — Трудовые функции. Создадим новый элемент. В поле Наименование укажите понятное вам название (например, "Бухгалтер по расчету зарплаты"). Главным полем здесь будет Код по ОКЗ. Именно сюда мы вписываем те самые 5 цифр из классификатора.

Если в вашем релизе доступен выбор из иерархического списка, воспользуйтесь им. Если нет — введите код вручную, соблюдая формат. Например, для главного бухгалтера код будет 1211 1.

Шаг 2. Привязка к должностям или штатному расписанию

Выясним причину, по которой код может не появляться в документах: скорее всего, он не привязан к позиции. У вас есть два варианта:

Привязка к Должности: Если вы не ведете штатное расписание в программе, откройте карточку должности (раздел Настройка — Должности) и в поле Трудовая функция выберите созданный ранее элемент.
Привязка к Штатному расписанию: Если ведение штатного расписания включено, зайдите в конкретную позицию штатки. На вкладке Дополнительно укажите трудовую функцию. Это позволит программе автоматически подтягивать код при выборе позиции в документах приема и перевода.

Шаг 3. Использование в кадровых документах

Посмотрим на пример документа Прием на работу. На вкладке Главное есть поле Трудовая функция. Если вы выполнили предыдущие шаги, оно заполнится автоматически. Если поле осталось пустым, вы можете выбрать функцию вручную непосредственно в документе. Помните: без заполнения этого поля в файле выгрузки отчета ЕФС-1 (СЗВ-ТД) не будет соответствующего кода, что приведет к отказу в приеме отчета.

Профессиональные стандарты и их роль

Часто возникает путаница между кодами ОКЗ и кодами профессиональных стандартов. Проанализируем ситуацию: в справочнике Трудовые функции есть поля для ввода данных профстандарта.

Важный момент: Для отчетности в СФР обязательным является именно код ОКЗ. Данные по профстандарту заполняются только в том случае, если ваша организация обязана их применять согласно законодательству или внутренним нормативным актам. Если профстандарт для должности не утвержден или не применяется, поля, касающиеся стандарта, можно оставить пустыми, но код ОКЗ должен быть указан обязательно.

Программные способы автоматизации заполнения

Если в вашей базе сотни должностей и ручной ввод нерационален, рассмотрим технические подходы к решению задачи. В среде 1С программисты часто используют внешние обработки для массовой загрузки данных.

Если вы решите написать простую обработку самостоятельно, вам поможет следующий алгоритм на языке 1С:


// Пример упрощенной логики обновления трудовой функции в должностях
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	Должности.Ссылка КАК Ссылка
    |ИЗ
    |	Справочник.Должности КАК Должности";

РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
ВыборкаДетальныеЗаписи = РезультатЗапроса.Выбрать();

Пока ВыборкаДетальныеЗаписи.Следующий() Цикл
    ОбъектДолжность = ВыборкаДетальныеЗаписи.Ссылка.ПолучитьОбъект();
    // Здесь должна быть логика поиска или сопоставления нужной трудовой функции
    // ОбъектДолжность.ТрудоваяФункция = НужнаяФункцияСсылка;
    // ОбъектДолжность.Записать();
КонецЦикла;

Однако помните, что в версии 3.1.12 и выше структура метаданных уже оптимизирована для хранения этих данных, и зачастую проще воспользоваться типовым механизмом Групповое изменение реквизитов, чтобы массово назначить трудовую функцию однотипным должностям.

Типичные ошибки при работе с кодами

Разберем основные проблемы, с которыми сталкиваются пользователи:

Неверное контрольное число: Ошибка в последней цифре кода приведет к тому, что отчет не пройдет форматно-логический контроль. Программа 1С последних версий умеет проверять это число, но в старых релизах ответственность лежит на пользователе.
Заполнение кодов из старого классификатора: Убедитесь, что вы используете именно ОК 010-2014. Коды из старых версий классификаторов (например, 1993 года) не принимаются.
Отсутствие привязки в Штатном расписании: Если вы заполнили функцию в справочнике, но не обновили позиции штатного расписания, в новых приказах о приеме данные не будут появляться автоматически, что приведет к ошибкам из-за человеческого фактора.