← На главную

С введением обязательного указания кодов трудовой функции в отчетности (ранее СЗВ-ТД, теперь подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1), у многих бухгалтеров и кадровиков возникли сложности. Основная проблема заключается в том, что названия должностей в штатном расписании организации редко на 100% совпадают с наименованиями в классификаторах. В этой статье мы подробно разберем, как настроить справочники в 1С:Зарплата и Управление Персоналом, какими логическими правилами руководствоваться при выборе кодов и приведем готовую таблицу наиболее востребованных профессий.

Механизм заполнения трудовых функций в 1С:ЗУП

Давайте проанализируем, каким образом данные попадают в отчет ЕФС-1. Программа работает по иерархическому принципу, и сведения о коде ОКЗ «подтягиваются» в следующей последовательности:

1. Данные берутся из кадровых документов: Прием на работу или Кадровый перевод.
2. В эти документы сведения попадают из Позиции штатного расписания (если оно ведется) или напрямую из справочника Должности.
3. Ключевым объектом является элемент справочника Трудовые функции (раздел Настройка — Трудовые функции).

При создании новой трудовой функции мы рекомендуем сначала заполнять левый классификатор — Код по ОКПДР. Это общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Во многих случаях при выборе кода по ОКПДР правое поле — Код по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий) — будет заполнено программой автоматически. Помните, что в сам отчет в электронном виде передается именно текстовое описание трудовой функции и пятизначный цифровой код ОКЗ в формате XXXX.X, где последняя цифра — контрольное число.

Функциональный подход к подбору кода

Рассмотрим ситуацию, когда прямой связи между должностью и классификатором нет. Важно понимать, что определяющим фактором является не красивое название в трудовом договоре, а фактический круг обязанностей сотрудника. Разберем основные правила:

• Приоритет обязанностей: Если сотрудник выполняет функции разных групп, выбираем код той группы, задачи в которой занимают больше рабочего времени или требуют более высокой квалификации.
• Производные должности: Для должностей с приставками «Ведущий», «Старший», «Младший» используется код базовой профессии. Например, для Ведущего инженера и просто Инженера код ОКЗ часто будет одинаковым, если их функционал принципиально не различается.
• Заместители: Как правило, заместители руководителей кодируются тем же кодом, что и основные руководители. Заместитель директора по финансам получит код 1211, как и финансовый директор.
• Помощники: Если помощник занят административной поддержкой (календарь, почта), используем код 3343. Если помощник — это начинающий профильный специалист (помощник юриста), используем код основной группы специалистов — 2611.

Практический список часто встречающихся кодов

Ниже мы подготовили справочную таблицу, составленную на основе практики пользователей 1С и требований классификатора. Вы можете использовать её как готовую шпаргалку для заполнения справочника Трудовые функции.

Руководители и администрация:

• Генеральный директор / Директор: ОКПДР 20560 / ОКЗ 1120.9
• Главный бухгалтер: ОКПДР 20656 / ОКЗ 1211.1
• Главный инженер: ОКПДР 20684 / ОКЗ 1321.9
• Начальник отдела кадров: ОКПДР 24696 / ОКЗ 1212.5
• Коммерческий директор: ОКПДР 21407 / ОКЗ 1221.4
• Офис-менеджер: ОКЗ 4120.1

Специалисты:

• Бухгалтер: ОКПДР 20336 / ОКЗ 2411.6
• Экономист: ОКПДР 27728 / ОКЗ 2631.5
• Юрист / Юрисконсульт: ОКПДР 27931 / ОКЗ 2611.8
• Программист / Разработчик: ОКПДР 22824 / ОКЗ 2512.1
• Системный администратор: ОКЗ 2522.4
• Инженер по охране труда: ОКПДР 22659 / ОКЗ 2141.9
• Специалист по кадрам: ОКПДР 22956 / ОКЗ 3333.3

Торговля и логистика:

• Менеджер по продажам: ОКЗ 3322.4 (или 1221.4, если это руководитель отдела)
• Продавец продовольственных товаров: ОКПДР 17353 / ОКЗ 5223.5
• Кассир: ОКПДР 12720 / ОКЗ 5230.1
• Кладовщик: ОКПДР 12759 / ОКЗ 4321.3
• Водитель автомобиля: ОКПДР 11442 / ОКЗ 8322.2
• Грузчик: ОКПДР 11768 / ОКЗ 9333.3

Особенности работы с договорами ГПХ

С 2023 года код ОКЗ стал обязательным и для договоров гражданско-правового характера. Проанализируем, как это реализовано в 1С:ЗУП. В документе Договор (работы, услуги) появилось отдельное поле Код по ОКЗ.

Поскольку у исполнителя по ГПХ нет «должности», мы выбираем код, максимально точно описывающий суть выполняемых работ. Например:

• Услуги по перевозке — 8322.2.
• Консультационные услуги — 2421.9.
• Ремонт оборудования — 7412.7.
• Лектор / Преподаватель — 2359.1.

Решение проблемы дублирования должностей

Часто в штатном расписании одна и та же должность (например, «Ведущий инженер») встречается в разных отделах, и функции сотрудников различаются. Выясним, как это лучше отразить. В программе можно создать несколько элементов в справочнике Трудовые функции с одинаковым кодом ОКЗ, но разным Наименованием и Описанием.

Например:

1. Трудовая функция: «Ведущий инженер (проектирование)» — код ОКЗ 2142.
2. Трудовая функция: «Ведущий инженер (эксплуатация)» — код ОКЗ 2142.

Затем в каждой Позиции штатного расписания выберите соответствующую функцию. Это позволит максимально корректно заполнить графу «Трудовая функция» в отчете ЕФС-1, которая должна содержать краткое описание работы.

Типичные ошибки и ответственность

Разберем, чем грозит неверное указание кода. На текущий момент СФР (Социальный фонд России) в первую очередь контролирует само наличие кода в отчете. Если код отсутствует, отчет не пройдет логический контроль и не будет принят.

Штраф за представление недостоверных сведений составляет от 300 до 500 рублей за каждого застрахованного. Однако, учитывая субъективность выбора кода по ОКЗ, инспекторы редко штрафуют за «неточный» выбор кода, если он в принципе соответствует роду деятельности компании. Главное — избегать явных несоответствий, когда, например, для бухгалтера указывается код грузчика.

Используйте автоматизацию 1С: если вы один раз корректно заполните справочник Трудовые функции и привяжете их к позициям штатного расписания, в дальнейшем отчетность будет формироваться автоматически без ручных правок.