← На главную

В процессе кадрового учета часто возникают ситуации, когда сотрудника необходимо временно перевести с одного режима работы на другой. Например, с обычной «пятидневки» на сменный график или вовсе на особый, индивидуальный режим. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП КОРП) для этого предусмотрено несколько механизмов. Выбор конкретного инструмента зависит от целей перевода, срока и того, как это должно отразиться в отчетности.

В данной статье мы подробно разберем все доступные способы, проанализируем их преимущества и выясним, в каких случаях лучше использовать тот или иной документ.

Способ 1: Документ «Изменение графика работы»

Рассмотрим самый распространенный и методически верный способ временного изменения режима работы — использование специализированного документа Изменение графика работы. Этот инструмент предназначен именно для корректировки планового времени без изменения других условий трудового договора (должности, подразделения или системы оплаты).

Разберем по шагам, как работать с этим документом:

1. Перейдем в раздел Кадры и выберем пункт Изменение графиков работы сотрудников.
2. Создадим новый документ и выберем сотрудника (или список сотрудников).
3. В поле График работы укажем новый график, на который переходит работник.
4. Важный нюанс: Чтобы перевод был временным, необходимо установить флаг «Изменить график на определенный период» и заполнить дату окончания в поле по. По наступлении этой даты программа автоматически вернет сотрудника на его прежний основной график.

Этот метод удобен тем, что он не создает лишних записей в истории кадровых перемещений и не требует ввода дополнительных документов для возврата на старый график.

Способ 2: Кадровый перевод

Проанализируем ситуацию, когда изменение графика сопровождается другими перемещениями или изменением системы оплаты труда. В этом случае мы используем документ Кадровый перевод.

Этот способ следует выбрать, если:

• Меняется не только график, но и, например, размер оклада или позиция в штатном расписании.
• Требуется зафиксировать изменение графика в личной карточке сотрудника (Т-2).

Чтобы оформить временный перевод, в документе Кадровый перевод на вкладке Главное нужно установить флаг «Перевести на другой график» и указать дату окончания перевода в соответствующем поле. Программа зафиксирует изменение в регистре ГрафикРаботыСотрудников на указанный период.

Способ 3: Документ «Индивидуальный график»

Иногда возникают ситуации, когда сотруднику нужно назначить режим работы, который не вписывается ни в один из общих графиков предприятия. Например, в конкретном месяце человек должен выйти на работу в определенные дни, которые невозможно описать цикличным шаблоном. Для таких целей в 1С:ЗУП существует документ Индивидуальный график.

Рассмотрим особенности этого документа:

• Срок действия: Документ вводится ровно на один календарный месяц. Если «особый» режим длится дольше, документ придется создавать для каждого месяца отдельно.
• Приоритет: Это самый «сильный» документ в иерархии планирования времени. Если на один и тот же период введен и Кадровый перевод, и Индивидуальный график, программа при расчете зарплаты будет использовать данные именно из индивидуального графика.
• Наполнение: В документе можно вручную проставить количество часов (явок, ночных, вечерних) на каждый день месяца.

Посмотрим на пример: если учет рабочего времени ведется во внешней системе и данные выгружаются в 1С, использование индивидуального графика позволяет точно сопоставить план с фактическими данными, полученными «посмертно».

Способ 4: Инструменты версии КОРП — «Изменение графика работы списком»

Выясним преимущества версии КОРП. Если нам нужно перевести на особый график не одного человека, а целое подразделение или бригаду, использование индивидуальных документов становится трудоемким. В версии КОРП доступен документ Изменение графика работы списком.

Функционал этого документа аналогичен одиночному изменению графика, но позволяет:

1. Быстро подобрать список сотрудников по подразделению.
2. Установить общий период действия нового графика для всей группы.
3. Автоматизировать процесс возврата на основные графики по истечении срока.

Это значительно сокращает количество рутины для кадровика в крупных организациях.

Способ 5: Функционал «Подработки» (только для КОРП)

Разберем специфический инструмент — документ Назначение подработки. В 1С:ЗУП КОРП подработка позволяет назначить сотруднику выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время.

Как это помогает с графиками? Если сотруднику нужно временно работать по другому графику параллельно с основной деятельностью или вместо нее, но с другим видом оплаты, мы создаем подработку. Для подработки назначается отдельный график, который накладывается на общее время работы сотрудника, позволяя системе корректно рассчитать доплаты и явки.

Нюансы использования Табеля учета рабочего времени

В ходе обсуждения часто возникает вопрос: можно ли изменить график просто через документ Табель? Технически программа позволяет редактировать данные в табеле вручную, но это считается плохой практикой («костылем»).

Почему не стоит менять график через Табель:

• Табель — это документ фактического учета. Если вы измените в нем часы, но не поменяете плановый график, возникнет рассогласование между планом и фактом.
• Это может привести к некорректному расчету среднего заработка для отпусков и больничных в будущем.
• При пересчете зарплаты за прошлые периоды ручные правки в табеле часто «слетают» или игнорируются программой, если не включена специальная настройка «Прямое занесение нормы в табель».

Мы рекомендуем всегда использовать цепочку: Плановый документ (Изменение графика) -> Факт (Табель).

Влияние на расчет среднего заработка

Проанализируем ситуацию с точки зрения расчета отпускных. При временном изменении графика через Кадровый перевод или Изменение графика работы важно следить за тем, меняется ли норма времени сотрудника. Программа автоматически учитывает новый график при определении доли отработанного времени. Однако, если вы используете Индивидуальный график, помните, что он перекрывает норму основного графика. Это может существенно изменить расчетную базу для среднего заработка, если норма по индивидуальному графику сильно отличается от производственного календаря.

Заключение и рекомендации

Подведем итог нашему анализу:

1. Для простого временного перехода на другой существующий график используйте документ Изменение графика работы.
2. Для уникальных режимов работы на короткий срок (до месяца) применяйте Индивидуальный график.
3. Для массовых изменений в версии КОРП выбирайте Изменение графика работы списком.
4. Избегайте ручной правки нормы часов в документе Табель, чтобы не нарушить автоматизацию расчетов.

Соблюдение этих правил позволит вам прозрачно вести кадровый учет и избежать ошибок при начислении заработной платы.