Как настроить автоматическое пакетное создание и печать документов отгрузки в 1С:Комплексная автоматизация 2.4?

В процессе оптовой торговли менеджеры ежедневно сталкиваются с рутинной работой: на основании оплаченных заказов клиентов необходимо создать документы реализации, выписать счета-фактуры или УПД, провести их и отправить на печать. Если заказов много, ручная обработка каждого из них превращается в долгий монотонный процесс. Многие пользователи ошибочно полагают, что в 1С:Комплексная автоматизация 2.4 (и аналогичных решениях — 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP 2) нет штатной возможности автоматизировать эту цепочку действий «в один клик».

В этой статье мы подробно разберем, как устроен типовой функционал пакетного создания и печати документов отгрузки. Мы рассмотрим стандартное рабочее место оформления накладных, научимся настраивать комплектность печати под конкретных клиентов, проанализируем возможности «Помощника продаж» и затронем варианты кастомизации процесса с помощью расширений.

Способ 1. Использование штатного рабочего места «Накладные к оформлению»

Для массовой обработки заказов и автоматического создания отгрузочных документов в системе предусмотрено специализированное рабочее место. Программа сама анализирует состояние заказов (оплату, обеспечение на складе) и выводит список тех сделок, по которым пора выписывать документы.

Выполним настройку этого механизма по шагам:

1. Перейдем в раздел Продажи, далее выберем пункт Накладные к оформлению (в зависимости от релиза название может звучать как Документы продажи (к оформлению)).
2. Перед началом работы выполним разовую настройку автоматического проведения и печати. Для этого нажмем кнопку Еще в правом верхнем углу формы и выберем пункт Настройка комплекта документов (или Параметры оформления).
3. В открывшемся окне настроек установим следующие флаги:
   • Проводить созданные документы — система автоматически попытается провести созданные документы Реализация товаров и услуг. Проведение выполнится успешно, если на складе под этот заказ есть фактические остатки товаров.
   • Не открывать форму созданных документов — этот флаг необходим, чтобы при пакетном создании десяти или ста документов экран вашего компьютера не заполнился сотнями открытых вкладок. Все процессы пройдут в фоновом режиме.
   • Создавать счета-фактуры — при активации этой опции система автоматически сгенерирует и проведет подчиненные документы Счет-фактура выданный (или настроит работу с УПД, если в договоре указан этот тип документа).
   • Выводить на печать — автоматическая отправка сформированного пакета на принтер или на экран для предварительного просмотра.
4. Теперь разберем, как запустить сам процесс. В списке документов выделим один или несколько готовых заказов. Выделение группы строк можно выполнить стандартными комбинациями клавиш: удерживая Ctrl (для выбора конкретных строк) или Shift (для выделения диапазона).
5. После выделения нажмем на кнопку Оформить по заказам. Система самостоятельно создаст реализации, свяжет их со счетами-фактурами, проведет и выведет готовые печатные формы на экран или принтер.

Способ 2. Тонкая настройка пакетной печати («Комплект документов»)

Часто возникает ситуация, когда для разных контрагентов или типов сделок требуется свой уникальный набор печатных форм. Например, одному клиенту нужно распечатать Торг-12 в 2-х экземплярах и Счет-фактуру в 1-м экземпляре, а другому — только УПД в двух экземплярах. Чтобы система при пакетном оформлении знала, какие именно формы выводить, настроим шаблоны комплектов.

Выясним, как это сделать:

1. Откроем список Документы продажи (все).
2. Выделим любой документ реализации, нажмем кнопку Печать и выберем пункт Комплект документов с настройкой.
3. В открывшемся диалоговом окне мы увидим список всех доступных печатных форм для данного типа документа. Установим галочки напротив тех форм, которые должны входить в наш стандартный комплект (например, Универсальный передаточный документ (УПД)).
4. В колонке «Количество копий» укажем необходимое число экземпляров для каждого документа.
5. Обратим внимание на возможность сохранения этой настройки. Мы можем сохранить данный шаблон как стандартный (дефолтный) для текущего пользователя, а можем привязать настройки комплектов к индивидуальным соглашениям с клиентами. Это позволит системе автоматически менять состав документов при печати в зависимости от того, какому контрагенту идет отгрузка.
6. В дальнейшем для быстрой печати всего пакета без лишних вопросов достаточно будет нажать кнопку Печать — Комплект документов на принтер.

Способ 3. Использование рабочего места «Помощник продаж»

В обсуждениях на форумах часто упоминают инструмент Помощник продаж. Давайте проанализируем ситуацию, когда этот инструмент будет наиболее полезен.

Помощник продаж спроектирован для работы в режиме «одного окна». Он идеально подходит для оперативных менеджеров в точках продаж или офисах обслуживания клиентов, когда покупатель находится непосредственно перед сотрудником. В этом интерфейсе можно быстро выполнить следующие действия:

• Подобрать товары в корзину с учетом остатков и цен.
• Быстро зарегистрировать нового контрагента.
• Выписать счет на оплату.
• Тут же зафиксировать оплату (принять наличные или карту).
• В один клик сформировать накладную, счет-фактуру и распечатать их.

Однако, если ваша задача заключается в массовой фоновой обработке уже существующих и оплаченных заказов клиентов, которые поступают из интернет-магазина или от оптовых менеджеров, использовать «Помощник продаж» нецелесообразно. Для этих целей рабочее место «Накладные к оформлению» (Способ 1) является более эффективным и быстрым инструментом.

Способ 4. Программное решение в «один клик» через расширение конфигурации

Если бизнес-процесс вашей компании требует максимального упрощения работы менеджера (например: открыли конкретный Заказ клиента, нажали ровно одну кнопку прямо в форме заказа, система сама создала реализацию, провела её, создала счет-фактуру и сразу вывела печатные формы на экран), то стандартного интерфейса может показаться недостаточно, так как он требует перехода в другие рабочие места.

В этом случае отличным решением станет использование механизма расширений конфигурации. Расширения позволяют дорабатывать логику системы без снятия конфигурации с поддержки, что сохраняет возможность легкого обновления программы в будущем. На крупных порталах готовых решений (например, Инфостарт) существует множество готовых обработок «Печать документов по цепочке в один клик».

Для программистов 1С рассмотрим концептуальный пример кода, который может быть встроен в команду формы документа ЗаказКлиента для автоматического создания и проведения связанных документов отгрузки:

// Пример процедуры автоматического оформления отгрузки на основании Заказа Клиента
&НаСервере
Процедура ОформитьОтгрузкуВКод(ДокументОснованиеСсылка)
    
    // 1. Создание документа Реализация товаров и услуг
    НоваяРеализация = Документы.РеализацияТоваровУслуг.СоздатьДокумент();
    НоваяРеализация.Заполнить(ДокументОснованиеСсылка);
    НоваяРеализация.Дата = ТекущаяДата();
    
    Попытка
        // Записываем документ с проведением
        НоваяРеализация.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
        
        // 2. Проверяем, требуется ли создание Счета-Фактуры (например, если организация работает с НДС)
        Если НоваяРеализация.Организация.ПлательщикНДС Тогда
            НовыйСФ = Документы.СчетФактураВыданный.СоздатьДокумент();
            НовыйСФ.Заполнить(НоваяРеализация.Ссылка);
            НовыйСФ.Дата = ТекущаяДата();
            НовыйСФ.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
        КонецЕсли;
        
        Сообщить("Документы отгрузки успешно сформированы и проведены!");
        
    Исключение
        // Обработка ошибок проведения (например, нехватка свободных остатков на складе)
        ВызватьИсключение "Ошибка при автоматическом оформлении пакета документов: " + ОписаниеОшибки();
    КонецПопытки;
    
КонецПроцедуры

Этот код программно дублирует действия пользователя: создает на основании заказа документ РеализацияТоваровУслуг, проводит его, анализирует учетную политику организации на предмет НДС и при необходимости создает проведенный СчетФактураВыданный. Интегрировав подобный алгоритм в расширение, вы получите заветную кнопку быстрой отгрузки прямо в форме заказа.

Резюме

В программе 1С:Комплексная автоматизация 2.4 заложен мощный и гибкий механизм для пакетной обработки торговых операций. Прежде чем заказывать дорогостоящие доработки у программистов, попробуйте настроить стандартное рабочее место Накладные к оформлению и механизм Комплекта документов с настройкой. В 90% случаев типового функционала программы более чем достаточно для полной автоматизации рутинного процесса выписки и печати отгрузочных документов.