← На главную

При ведении учета в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» бухгалтеры часто сталкиваются со специфическим характером работы сотрудников. Речь идет о ситуациях, когда персонал, принятый в головной офис или основное подразделение в одном городе, фактически выполняет свои обязанности на строительных площадках, производственных объектах или точках продаж, расположенных в других муниципальных образованиях с иными кодами ОКТМО.

Возникает закономерный вопрос: как правильно с точки зрения законодательства отражать доходы и НДФЛ таких сотрудников? Нужно ли разделять их по разным ОКТМО? И самое главное — как реализовать этот процесс в программе без оформления бесконечных и трудоемких кадровых переводов, если сотрудники могут менять объекты несколько раз в течение месяца? В этой статье мы подробно разберем нормативную базу и пошагово настроим правильный учет в 1С:ЗУП 3.1.

Законодательный аспект: почему разделение по ОКТМО обязательно?

Сначала выясним, насколько законны и оправданны действия бухгалтера, который делит доходы одного и того же сотрудника между разными ОКТМО. Согласно пункту 7 статьи 226 Налогового кодекса РФ, налоговые агенты — организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы налогооблагаемого дохода, начисляемого и выплачиваемого работникам этого подразделения. При этом не имеет значения, оформлен ли сотрудник туда по трудовому договору официально. Первостепенную роль играет фактическое место выполнения работы.

Если организация оборудует стационарные рабочие места на срок более одного месяца вне места своего нахождения, то по закону возникает обособленное подразделение. Соответственно, доходы, заработанные на этих местах, должны облагаться НДФЛ, который пойдет в бюджет муниципального образования по месту нахождения этого объекта (то есть по его ОКТМО).

Если проигнорировать это требование и перечислить весь НДФЛ по ОКТМО головной организации, налоговые органы сочтут это нарушением порядка перечисления налога. В результате по одному ОКТМО возникнет переплата, а по другому — недоимка, что повлечет за собой начисление пеней и штрафов. Именно поэтому распределение доходов и НДФЛ по ОКТМО — это единственно верный и безопасный путь.

Почему кадровые переводы — это не решение проблемы?

В старых версиях программы (например, в «1С:Зарплата и кадры 7.7» или «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5») бухгалтеры часто выкручивались тем, что создавали отдельные подразделения с разными ОКТМО и при расчете зарплаты вручную или с помощью доработок распределяли суммы. Некоторые пытались оформлять документы КадровыйПеревод.

Однако в современных реалиях регулярное оформление кадровых переводов сопряжено с колоссальными трудозатратами и рисками:

1. Если сотрудников много (сотни или тысячи человек), кадровик будет тратить все рабочее время только на проведение этих документов.
2. Сотрудники могут перемещаться между объектами хаотично: сегодня в городе, завтра в области, а послезавтра снова в городе. Оформлять переводы на 1–2 дня кадровыми приказами невозможно и нецелесообразно.
3. Кадровый перевод влияет на штатное расписание, права на отпуска, территориальные условия и другие кадровые параметры, которые не должны меняться при обычной краткосрочной поездке на объект.

Для решения этой проблемы в 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен специальный типовой инструмент, который называется «Учет обособленных территорий». Рассмотрим по шагам, как его настроить и использовать.

Шаг 1. Включение учета обособленных территорий

Прежде чем начать работу, нам необходимо активировать соответствующую настройку в программе. Разберем, как это сделать:

1. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Организации (или Реквизиты организации, если в базе ведется учет по одной компании).
2. В открывшейся карточке организации перейдем на вкладку Учетная политика и другие настройки.
3. Нажмем на ссылку Учетная политика.
4. В открывшемся окне на вкладке Расчет зарплаты найдем и установим флажок Использовать обособленные территории.
5. Нажмем кнопку Записать и закрыть, чтобы сохранить изменения.

После включения этой опции в программе станут доступны новые справочники и документы, позволяющие вести учет в разрезе территорий выполнения работ.

Шаг 2. Создание и настройка территорий

Теперь нам нужно зафиксировать в программе те самые объекты или районы работ, которые имеют отличные от головной организации коды ОКТМО. Для этого выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Настройка и найдем справочник Территории (он появляется только после включения соответствующей опции в учетной политике).
2. Нажмем кнопку Создать для добавления новой территории.
3. В поле Наименование укажем понятное название объекта (например, «Участок №2 (Поселок)» или «Строительный объект ОКТМО 222222»).
4. Самый важный реквизит в карточке территории — это переключатель Регистрация в налоговом органе. Установим его в положение В соответствии с настройками территории.
5. В появившемся поле выберем нужную регистрацию в ИФНС. Если регистрации с ОКТМО 222222 еще нет в системе, создадим ее прямо отсюда, указав соответствующий код налогового органа, КПП и ОКТМО.
6. При необходимости укажем в карточке территории особенности расчета стажа (например, если объект относится к районам Крайнего Севера или приравненным к ним местностям).
7. Нажмем кнопку Записать и закрыть.

Повторим эту процедуру для всех объектов, на которых могут быть задействованы наши сотрудники в течение налогового периода.

Шаг 3. Регистрация работы сотрудников на различных территориях

Выясним, как отразить в программе тот факт, что сотрудник часть месяца трудился на одном ОКТМО, а часть — на другом. В зависимости от специфики бизнес-процессов компании мы можем использовать два основных сценария.

Сценарий А. Использование документа «Перемещение между территориями»

Этот вариант идеально подходит, когда сотрудники направляются на определенные объекты на относительно продолжительные и непрерывные периоды времени (например, с 1 по 15 число месяца — на одном объекте, с 16 по 30 — на другом).

1. Перейдем в раздел Кадры и выберем пункт Приемы на работу, переводы, увольнения (или создадим документ из журнала Все кадровые документы).
2. Нажмем кнопку Создать и выберем документ Перемещение между территориями.
3. В поле Территория укажем целевую территорию, на которую направляются сотрудники.
4. В табличной части выберем одного или нескольких сотрудников и укажем период их нахождения на этой территории (колонки Дата начала и Дата окончания).
5. Проведем документ. Кадровый учет при этом не нарушается, но система фиксирует, что в указанные дни начисления сотрудников должны относиться к выбранному ОКТМО.

Сценарий Б. Регистрация работы через Табель учета рабочего времени

Если сотрудники перемещаются между объектами хаотично, работают на разных точках в течение одной недели или даже в течение одного дня, то использовать документы перемещения неудобно. В этом случае на помощь приходит документ Табель.

1. Перейдем в раздел Зарплата — Табели и создадим новый документ.
2. В настройках заполнения табеля (или непосредственно в форме, если включена соответствующая детализация) мы можем указывать отработанное время в разрезе территорий.
3. В строке сотрудника для каждого рабочего дня укажем не просто количество часов (например, «Я 8»), а выберем конкретную территорию, на которой эти часы были отработаны. Программа позволяет разбивать даже один рабочий день на несколько частей (например, 4 часа на территории А и 4 часа на территории Б).
4. Заполним и проведем документ Табель.

Шаг 4. Начисление заработной платы и автоматическое распределение НДФЛ

После того как рабочее время зафиксировано на различных территориях, расчет зарплаты и налога происходит полностью в автоматическом режиме. Проанализируем, как это работает в документе начисления:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Начисление зарплаты и взносов и создадим документ за расчетный месяц.
2. Нажмем кнопку Заполнить.
3. На вкладке Начисления мы увидим, что суммы начислений сотрудников, работавших на разных объектах, автоматически разбились на несколько строк. Каждая строка привязана к своей территории выполнения работ. Расчет сумм производится пропорционально времени, отработанному на каждой из территорий.
4. Перейдем на вкладку НДФЛ. Здесь мы обнаружим, что налог также рассчитан обособленно. Для каждого сотрудника, менявшего территорию, программа создаст несколько строк НДФЛ, в каждой из которых будет указана своя Регистрация в налоговом органе (соответствующая ОКТМО территории).

Таким образом, расчетный механизм программы самостоятельно связывает отработанное время, начисленный доход и исчисленный НДФЛ с нужными кодами ОКТМО без ручного вмешательства расчетчика.

Шаг 5. Выплата зарплаты и формирование регламентированной отчетности

Завершающим этапом нашего процесса является выплата доходов сотрудникам и отправка отчетности в налоговые органы. Здесь также крайне важно соблюдать аналитику по ОКТМО:

1. При создании документов Ведомость в банк или Ведомость в кассу программа автоматически определяет, к какому налоговому органу относится уплачиваемый доход и удерживаемый НДФЛ. Ведомости будут сформированы отдельно по каждой регистрации в ИФНС (по каждому ОКТМО).
2. При подготовке отчетности 6-НДФЛ в разделе Отчетность, справки — 1С-Отчетность создадим новый отчет.
3. При создании отчета программа предложит выбрать налоговый орган. Обязательно установим флажок Создавать для нескольких налоговых органов и выберем наши ИФНС с ОКТМО 111111 и ОКТМО 222222.
4. Программа автоматически сформирует два независимых файла и две печатные формы 6-НДФЛ. В каждом отчете будут отражены только те доходы и тот НДФЛ, которые относятся к соответствующему ОКТМО.
5. При отправке Уведомлений об исчисленных суммах налогов (ЕНП) данные также автоматически разделятся по ОКТМО, что позволит избежать расхождений на Едином налоговом счете (ЕНС).

Использование механизма обособленных территорий в «1С:ЗУП 3.1» позволяет полностью автоматизировать сложный учет НДФЛ при разъездном и объектовом характере работы, избавляет кадровиков от ненужной бумажной работы, а бухгалтера — от штрафов со стороны налоговой инспекции.