← На главную

В практической деятельности бухгалтеров и кадровых специалистов регулярно возникает ситуация, когда конкретный сотрудник компании выполняет свои трудовые обязанности на удаленной территории, строительной площадке или в обособленном офисе. При этом с точки зрения организационной структуры предприятия он продолжает числиться в своем основном отделе (например, в отделе продаж или департаменте информационных технологий). В таких случаях возникает необходимость уплачивать НДФЛ за этого сотрудника по другому коду ОКТМО и в другую налоговую инспекцию (ИФНС).

Ранее для решения этой задачи пользователям приходилось идти на различные ухищрения: создавать фиктивные обособленные подразделения в справочнике структуры компании, оформлять внутренние переводы и усложнять кадровый учет. Однако в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) реализован специализированный механизм, который позволяет гибко закрепить определенный ОКТМО за конкретным сотрудником без изменения его подразделения. Давайте разберем по шагам, как настроить этот функционал.

Почему стандартный метод через «Подразделения» не всегда удобен?

Традиционный подход к разделению ОКТМО и КПП в программах 1С базируется на справочнике Подразделения. Если подразделение объявляется обособленным, в его карточке можно указать индивидуальные реквизиты регистрации в налоговом органе. Однако этот способ имеет ряд существенных недостатков:

• Искажение структуры компании: Вам приходится дублировать существующие отделы в справочнике только ради изменения налоговой регистрации для нескольких человек.
• Сложности кадрового учета: Перевод сотрудника на другую точку требует оформления полноценного кадрового перевода со всеми вытекающими изменениями в штатном расписании.
• Отсутствие оперативной гибкости: Если сотрудник постоянно перемещается между объектами с разными ОКТМО в течение одного месяца (или даже одной недели), отразить это стандартными кадровыми перемещениями становится практически невозможно.

Решением этих проблем является использование встроенного механизма обособленных территорий. Выясним причину его удобства и подробно рассмотрим процедуру настройки.

Шаг 1. Включение функционала обособленных территорий в настройках

Прежде чем приступать к распределению сотрудников, необходимо активировать соответствующую опцию в учетной политике организации. Проанализируем, где именно находится этот флаг:

1. Перейдем в раздел меню Настройка, а затем откроем справочник Организации (или выберем пункт Реквизиты организации, если учет ведется по одной компании).
2. Откроем карточку нашей организации и перейдем на вкладку Учетная политика и другие настройки.
3. В появившемся списке выберем ссылку Учетная политика.
4. В открывшемся окне на вкладке Расчет зарплаты найдем и установим флажок Использовать обособленные территории.
5. Нажмем кнопку Записать и закрыть для сохранения внесенных изменений.

После активации этой опции в программе станут доступны новые специализированные справочники и документы, позволяющие вести учет доходов сотрудников в разрезе различных территориальных зон.

Шаг 2. Создание территории и привязка к ней ОКТМО

Теперь рассмотрим процесс создания новой территории. Это абстрактное рабочее место, которое обладает собственными характеристиками налогообложения и территориальными условиями.

1. Перейдем в раздел Настройка. Благодаря включенной ранее опции, в списке справочников теперь отображается пункт Территории. Откроем его.
2. Нажмем кнопку Создать для добавления нового элемента.
3. В поле Наименование укажем понятное название объекта (например, «Удаленный склад г. Самара» или «Строительный объект №4»).
4. Найдем группу настроек Регистрация в налоговом органе. По умолчанию здесь подставляются данные головной организации.
5. Для изменения этих параметров нажмем на ссылку Изменить. В открывшемся окне выберем нужную ИФНС из уже существующих или создадим новую запись регистрации, указав требуемый код ОКТМО и КПП, соответствующий месту нахождения этой территории.
6. При необходимости заполним параметры территориальных условий для СФР (например, если объект находится в местности с особыми климатическими условиями или дает право на досрочную пенсию).
7. Нажмем Записать и закрыть.

Шаг 3. Закрепление созданной территории за сотрудником

Связать конкретного работника с созданной территорией можно несколькими способами. Выбор конкретного варианта зависит от того, насколько регулярно и на какой срок сотрудник направляется на эту работу.

Вариант А. Постоянное закрепление через кадровые документы

Если сотрудник принимается на работу или переводится на длительный срок для выполнения задач на определенной территории, мы можем зафиксировать это непосредственно в кадровых приказах:

1. Откроем документ Прием на работу или Кадровый перевод.
2. На вкладке Главное обратим внимание на новое поле Территория, которое появилось рядом с полем выбора подразделения.
3. Выберем из справочника созданную нами территорию с нужным ОКТМО.
4. После проведения документа все начисления, производимые сотруднику начиная с даты документа, будут автоматически регистрироваться под ОКТМО и КПП этой территории. Соответственно, НДФЛ с этих доходов также пойдет в выбранную ИФНС.

Вариант Б. Временное перемещение специальным документом

Если требуется временно перенаправить сотрудника на объект без оформления полноценного кадрового перевода (при котором могут меняться должность, оклад и другие условия договора), воспользуемся специализированным кадровым документом:

1. Перейдем в раздел Кадры и откроем журнал документов Территории и условия труда (или найдем документ через общий журнал кадровых документов).
2. Создадим документ Перемещение между территориями.
3. В шапке укажем период, на который сотрудник переводится (можно указать конкретную дату начала и дату окончания перемещения).
4. В табличную часть добавим нужного сотрудника и выберем для него целевую территорию.
5. Проведем документ. Программа автоматически распределит доходы и налоги сотрудника пропорционально периоду его нахождения на этой территории.

Вариант В. Посуточный или почасовой учет через Табель

Бывают случаи, когда сотрудник в течение одного месяца работает на разных объектах по нескольку дней. Оформить это множеством документов перемещения неудобно. В этой ситуации мы можем зафиксировать работу непосредственно в первичном документе учета времени:

1. Откроем документ Табель в разделе Зарплата.
2. В строке сотрудника мы можем вручную распределить отработанные часы по конкретным территориям, выбрав соответствующий объект для каждого рабочего дня.
3. При расчете заработной платы программа проанализирует эти данные и автоматически разнесет суммы начисленной оплаты труда и исчисленного НДФЛ по соответствующим ОКТМО.

Преимущества использования механизма территорий

Использование обособленных территорий для ведения учета по ОКТМО имеет колоссальные преимущества перед классическим разделением по подразделениям:

• Идеальная чистота структуры организации: Кадровая и управленческая структура компании остается прозрачной и не замусоривается техническими элементами.
• Автоматическое распределение в отчетности 6-НДФЛ: Программа самостоятельно формирует отдельные страницы отчета 6-НДФЛ для каждого ОКТМО/КПП. При этом все доходы, исчисленный, удержанный и перечисленный налог распределяются строго пропорционально времени, отработанному сотрудником на каждой территории.
• Гибкость настройки дополнительных надбавок: Если на определенной территории действует районный коэффициент или северная надбавка, программа автоматически применит их только к тем начислениям, которые были осуществлены за время работы сотрудника на этой территории.

Таким образом, мы успешно решили задачу привязки индивидуального ОКТМО к сотруднику, сохранив при этом целостность учета и кадровой структуры предприятия.