← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда данные в расчетных листках сотрудников не совпадают с показателями налоговой отчетности по форме 2-НДФЛ (ныне — Справка о доходах и суммах налога физического лица) и 6-НДФЛ.

Классический пример такой рассинхронизации: по договору гражданско-правового характера (ГПХ) работы выполнены и начислены в декабре одного года, а фактическая выплата вознаграждения произведена в январе следующего года. В расчетном листке за декабрь эта сумма отражается, но при формировании налоговой справки за этот же год доход «исчезает» и переносится в следующий налоговый период. В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, правомерно ли это с точки зрения законодательства и как устроен механизм учета таких операций в 1С.

Выясним причину: Законодательная база (НК РФ)

Для того чтобы понять логику программы, проанализируем ситуацию с точки зрения Налогового кодекса РФ. Основная ошибка бухгалтеров, которые требуют полного соответствия между расчетным листком и справкой о доходах, заключается в смешении правил бухгалтерского и налогового учета.

Согласно статье 223 НК РФ, дата фактического получения дохода напрямую зависит от его вида и категории начисления:

1. Оплата труда (код дохода 2000): До реформы налогового законодательства 2023 года датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признавался последний день месяца, за который этот доход был начислен. Именно поэтому декабрьская зарплата, выплаченная в январе, традиционно относилась к декабрю уходящего года.
2. Доходы по договорам ГПХ (коды доходов 2010, 2012 и др.): Для этого вида доходов действует совершенно иное правило. Датой фактического получения дохода по договору ГПХ всегда признается день его фактической выплаты (перечисления на банковский счет физического лица или выдачи наличных денежных средств из кассы).

Таким образом, если акт выполненных работ по договору ГПХ подписан в декабре 2018 года, а денежные средства выплачены исполнителю в январе 2019 года, то с точки зрения налогового учета доход возник именно в январе 2019 года. Отражение этой суммы в справке 2-НДФЛ за 2018 год являлось бы грубым нарушением налогового законодательства и привело бы к подаче недостоверных сведений в контролирующие органы.

Разберем по шагам разницу между расчетным листком и налоговой отчетностью

Рассмотрим подробнее, почему возникает разница в отчетах программы 1С:ЗУП 3.1:

• Расчетный листок формируется по принципу «Месяца начисления». Это инструмент управленческого и бухгалтерского учета взаиморасчетов с сотрудниками. Так как работы были приняты по акту в декабре, обязательство организации начислить оплату возникло именно в декабре. Соответственно, начисление логично и правильно отражается в расчетном листке за декабрь.
• Справка 2-НДФЛ (Справка о доходах) и отчет 6-НДФЛ строятся строго по регистрам налогового учета, где ключевым реквизитом является «Дата фактического получения дохода». Поскольку дата получения дохода по ГПХ — это день выплаты, этот доход относится к январю следующего года.

В программе 1С:ЗУП 3.1 этот раздельный учет реализован программно на уровне различных регистров накопления. Бухгалтерские отчеты по заработной плате обращаются к регистрам взаиморасчетов, а налоговые отчеты по НДФЛ анализируют данные регистров учета доходов для целей исчисления НДФЛ.

Проанализируем технический аспект настройки даты в 1С:ЗУП 3.1

Давайте посмотрим на то, как программа определяет, к какому налоговому периоду отнести доход. При создании документов Договор (работы, услуги) или Начисление по договорам в системе присутствует обязательное для заполнения поле «Дата выплаты».

Именно значение в поле «Дата выплаты» является определяющим фактором для налогового учета:

• Если при начислении договора в декабре вы укажете предполагаемую дату выплаты в январе следующего года, то программа автоматически отнесет этот доход к новому налоговому периоду. Он не попадет в справку 2-НДФЛ за текущий год, что абсолютно корректно.
• Если же в поле указать дату 31 декабря текущего года, программа включит доход в отчетность текущего года. Однако в этом случае система будет ожидать, что реальная ведомость на выплату также будет проведена декабрем.

<

Можно ли «обхитрить» программу и стоит ли это делать?

Некоторые пользователи пытаются принудительно «загнать» доход по ГПХ в старый год, чтобы показатели сошлись с расчетным листком. Сделать это технически можно только путем искусственного изменения даты выплаты в документе-начислении на 31 декабря уходящего года.

Однако мы настоятельно не рекомендуем прибегать к подобным методам, так как это повлечет за собой цепочку серьезных учетных ошибок:

1. Рассинхронизация с кассовыми и банковскими документами: Фактическое списание денежных средств пройдет по банку в январе. Если в программе 1С дата получения дохода будет зафиксирована декабрем, у вас разойдутся данные налогового учета с реальным движением денежных средств.
2. Проблемы в отчете 6-НДФЛ: В отчете за прошлый год возникнет недоплата налога, так как доход будет считаться полученным в декабре, а удержание налога фактически произойдет только в январе при выплате. Это приведет к штрафным санкциям и пеням.
3. Ошибки ведения взаиморасчетов: В программе возникнет ложное сальдо и задолженность перед сотрудником на конец года, которую придется корректировать вручную.

Современное состояние учета (после 1 января 2023 года)

Стоит отметить, что описанная в теме коллизия во многом осталась в прошлом благодаря глобальным изменениям в налоговом законодательстве, вступившим в силу с 1 января 2023 года.

Начиная с 2023 года, правила определения даты получения дохода для обычной заработной платы (код 2000) и для договоров ГПХ полностью сравнялись. Теперь для любых видов начислений датой получения дохода считается исключительно день фактической выплаты денег сотруднику.

Таким образом, если сейчас вы начисляете заработную плату или вознаграждение по ГПХ за декабрь, но выплачиваете их в январе следующего года, обе эти суммы на законных основаниях переходят в новый налоговый период и отражаются в справках о доходах за новый год. Путаница, которая возникала у бухгалтеров ранее, теперь исключена самой методологией учета.

Подведем итог: Поведение программы 1С:ЗУП 3.1 в описанной ситуации является абсолютно верным и соответствующим законодательству РФ. Пытаться искусственно сводить данные расчетного листа и налоговой отчетности по переходящим договорам ГПХ не нужно — это приведет лишь к ошибкам в регламентированной отчетности.