← На главную

Переход на электронный документооборот в сфере здравоохранения породил множество вопросов у бухгалтеров, кадровиков и руководителей медицинских организаций. Один из наиболее частых вопросов: может ли врач использовать свою личную электронную подпись для подписания электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), или же клиника обязана оформлять подпись строго на себя? Также актуален вопрос финансового взаимодействия: имеет ли право медицинская организация оплатить выпуск подписи физического лица и как это правильно отразить в учете?

В данной статье мы подробно разберем нормативную базу, проанализируем официальную позицию ведомств и дадим пошаговые рекомендации с учетом последних изменений в российском законодательстве.

Исходные сценарии: личная подпись или подпись организации?

Рассмотрим две базовые ситуации, которые чаще всего возникают на практике:

1. Врач получил усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) в медицинской организации №1, а затем уволился или устроился по совместительству в медицинскую организацию №2. Может ли он использовать эту подпись на новом месте работы?
2. Врач самостоятельно оформил УКЭП на себя как на физическое лицо. Имеет ли он право подписывать этой подписью документы в клинике, где официально трудоустроен?

Для ответа на эти вопросы обратимся к официальной позиции контролирующих органов и действующему законодательству.

Официальная позиция ведомств

Согласно разъяснениям Фонда социального страхования (ныне — Социальный фонд России, СФР), критически важным фактором является состав реквизитов в сертификате электронной подписи:

• Если в составе УКЭП указан ОГРН конкретного юридического лица (медицинской организации №1), то использовать эту подпись в другой организации (медицинской организации №2) категорически нельзя. Такая подпись подтверждает полномочия сотрудника только в рамках конкретного юрлица.
• Если УКЭП выдана непосредственно физическому лицу (в сертификате указаны только ФИО и СНИЛС, без привязки к ОГРН конкретной компании), то использовать такую подпись для работы с электронными больничными можно в любой медицинской организации, где врач официально трудоустроен.

Современные требования законодательства: обязательный переход на подписи физлиц

Проанализируем, как изменилось законодательство со времени зарождения электронных больничных. Сегодня правила стали еще более строгими и однозначными:

С 1 сентября 2023 года в России прекращен выпуск квалифицированных сертификатов сотрудников юридических лиц (в которых одновременно указывались данные сотрудника и реквизиты компании). С 1 сентября 2024 года использование таких старых сертификатов было полностью прекращено на законодательном уровне.

Таким образом, на сегодняшний день все рядовые врачи обязаны использовать исключительно личные УКЭП физического лица. Сертификат юридического лица теперь оформляется только на руководителя организации (главного врача) через Удостоверяющий центр ФНС.

Как система проверяет полномочия врача (ФРМР и МЧД)

Если врач подписывает больничный лист личной подписью физлица, у проверяющих систем возникает закономерный вопрос: как подтвердить, что данный гражданин имеет право действовать от лица конкретной клиники? Выясним, как этот процесс автоматизирован сегодня.

Для подтверждения полномочий медицинских работников используется государственная информационная система — Федеральный регистр медицинских работников (ФРМР), являющийся частью ЕГИСЗ.

Процесс верификации происходит следующим образом:

1. Врач формирует электронный больничный и подписывает его своей личной УКЭП физлица.
2. Документ отправляется в информационную систему Социального фонда России (СФР).
3. Система СФР в автоматическом режиме отправляет запрос в ФРМР для проверки СНИЛС и ФИО врача.
4. Если в регистре ФРМР содержится подтвержденная запись о том, что данный врач официально числится в штате отправившей документ медицинской организации, подписание признается легитимным, и документ успешно регистрируется.

Важное преимущество для совместителей: врачу больше не нужно иметь несколько разных флешек-токенов под каждое место работы. Достаточно получить одну личную подпись физического лица. Главное условие — каждая клиника, в которой он работает, должна корректно внести сведения о нем в ФРМР.

Налоговый учет и оплата электронной подписи работодателем

Посмотрим на ситуацию с финансовой стороны. Может ли клиника самостоятельно оплатить выпуск личной подписи для своего сотрудника? Не возникнет ли здесь «натуральный доход» и необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов?

Рассмотрим позицию Министерства финансов РФ по этому вопросу. Согласно официальным разъяснениям, если работодатель приобретает для сотрудника электронную подпись, которая необходима ему исключительно для выполнения его непосредственных трудовых обязанностей (в данном случае — для оформления медицинских документов и ЭЛН), объекта налогообложения по НДФЛ и страховым взносам не возникает. Данные расходы классифицируются как обеспечение работника инструментами и средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей (согласно ст. 22 и ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Тем не менее, для минимизации налоговых рисков и детальной регламентации процесса рекомендуется оформить внутренние документы. Разберем по шагам, как это сделать:

1. Издайте приказ руководителя о необходимости обеспечения врачей личными квалифицированными электронными подписями для работы в системе ЕГИСЗ и отправки ЭЛН.
2. Закрепите в локальном нормативном акте (например, в Положении об электронном документообороте) обязанность работодателя компенсировать расходы на приобретение подписи или оплачивать ее напрямую в аккредитованный удостоверяющий центр.
3. Альтернативный вариант: заключите с сотрудником соглашение (договор), согласно которому организация оплачивает выпуск УКЭП, а сотрудник обязуется отработать в организации определенный срок (например, 6 месяцев или 1 год), либо, в случае досрочного увольнения по собственному желанию, обязуется компенсировать стоимость подписи пропорционально неотработанному времени. В бухгалтерском учете такие операции отражаются аналогично расходам на повышение квалификации персонала.

Что происходит при увольнении сотрудника?

Проанализируем риски работодателя в случае увольнения врача, которому организация оплатила личную подпись физлица. Отозвать личный сертификат физического лица в одностороннем порядке работодатель не имеет права — по закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» отозвать его может только сам владелец подписи (гражданин).

Однако никаких рисков для клиники это не несет. Как только сотрудник увольняется, отдел кадров обязан оперативно исключить его из Федерального регистра медицинских работников (ФРМР). С этого момента бывший сотрудник физически не сможет отправить или подписать ни один медицинский документ или больничный от имени вашей организации — система СФР мгновенно заблокирует такую попытку, так как связь между СНИЛС врача и ОГРН клиники в системе ЕГИСЗ будет разорвана.