← На главную

При переходе на программу 1С:Зарплата и Управление Персоналом редакции 3.1 пользователи часто сталкиваются с отсутствием привычных кассовых документов, таких как Приходный кассовый ордер (ПКО) или Расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим, как в новой концепции программы оформляется возврат денег сотрудником, где отражаются денежные операции и с помощью каких отчетов проанализировать удержанный НДФЛ.

Почему в 1С:ЗУП 3.1 отсутствуют кассовые ордера

В отличие от предыдущих версий (например, ЗУП 2.5), в концепции 1С:ЗУП 3.1 разделен контур зарплатного и бухгалтерского учета. Кассовые и банковские документы (выписки, приходные и расходные кассовые ордера) предназначены для учета движения фактических денежных средств и формируют бухгалтерские проводки. Поэтому они оформляются исключительно в бухгалтерской программе — 1С:Бухгалтерия 8.

В программе 1С:ЗУП 3.1 ведутся только документы взаиморасчетов с сотрудниками и зарплатные ведомости (на выплату через кассу, банк или отделение связи).

Оформление возврата задолженности сотрудником в ЗУП 3.1

Разберем ситуацию, когда сотрудник возвращает излишне выплаченную ему сумму или долг по подотчету. Для отражения этого факта во взаиморасчетах зарплатной базы выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Выплаты.
2. Создадим документ Возврат сотрудником задолженности.
3. В документе укажем сотрудника, месяц расчета, форму расчетов (наличная или безналичная) и сумму, которую сотрудник фактически вернул.

Важно понимать: документ Возврат сотрудником задолженности корректирует только оперативные взаиморасчеты с сотрудником внутри 1С:ЗУП 3.1. Он не формирует бухгалтерских проводок и не переносится в «1С:Бухгалтерию» как денежная операция.

Поступление денег в бухгалтерском учете необходимо оформить напрямую в базе «1С:Бухгалтерия» с помощью документов Поступление наличных (Приходный кассовый ордер) или Поступление на расчетный счет.

Порядок действий при ошибках в начислениях

Если задолженность сотрудника образовалась в результате ошибки в расчетах за прошлые периоды, проанализируем правильную последовательность действий:

1. Скорректируем ошибочное начисление. Для этого используем документ Сторнирование начислений в разделе Зарплата либо производим перерасчет в текущем документе начисления зарплаты.
2. Сторнирование дохода автоматически пересчитает исчисленный НДФЛ и страховые взносы.
3. После перерасчета отразим фактический возврат средств с помощью документа Возврат сотрудником задолженности.

Оформление возврата излишне удержанного НДФЛ

Если в результате перерасчета у сотрудника образовался излишне удержанный НДФЛ, его нельзя просто выдать наличными или добавить в обычную ведомость на выплату зарплаты.

Выясним порядок возврата налога:

1. В разделе Налоги и взносы создадим документ Возврат НДФЛ.
2. После проведения документа сумма возврата автоматически попадет в ближайшую ведомость на выплату.

Обратите внимание: Согласно ст. 231 НК РФ, возврат излишне удержанного НДФЛ сотруднику должен производиться работодателем исключительно в безналичной форме на его банковский счет.

Где проверить удержанный НДФЛ в ЗУП 3.1

В программе 1С:ЗУП 3.1 нет отдельного документа для просмотра истории удержаний налога по конкретной кассовой операции. Анализ состояния НДФЛ выполняется с помощью специализированных отчетов и регистров:

1. Регистр налогового учета по НДФЛ — официальный отчет, содержащий полную информацию об исчисленном, удержанном и перечисленном налоге по сотруднику за налоговый период.

2. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — наиболее удобный отчет для проверки налога. Чтобы его открыть, перейдем в раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам и выберем Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Этот отчет наглядно деталлизирует движения налога в разрезе дат получения дохода, исчисленных сумм и документов-оснований (ведомостей на выплату).

3. Для общего контроля взаиморасчетов и задолженностей также рекомендуется использовать отчеты Задолженность по зарплате, Анализ зарплаты по сотрудникам и Расчетный листок.