Как в 1С:Розница 2.2 создать независимую операционную кассу и отслеживать движения по эквайрингу?

При организации централизованного финансового учета в розничной сети часто возникает задача: объединить выручку из нескольких торговых точек в единой офисной кассе. Из этой кассы компания планирует оплачивать счета поставщиков, выдавать средства подотчетным лицам и производить прочие общехозяйственные расчеты. Однако при попытке настроить такую структуру в конфигурации «1С:Розница 2.2» пользователи сталкиваются с жестким архитектурным ограничением — программа не позволяет создать операционную кассу без явного указания магазина. Кроме того, возникает вопрос о контроле безналичных расчетов: где хранятся остатки по эквайрингу и как отслеживать движения по платежным картам.

Разберем детально особенности структуры данных программы, рассмотрим методику создания независимой офисной кассы, правила передачи денег и организацию учета эквайринговых операций.

Архитектура касс в 1С:Розница 2.2 и создание «Офисной кассы»

Проанализируем структуру справочников конфигурации. В справочнике Кассы (операционные кассы предприятия) реквизит Магазин является системным и строго обязательным к заполнению. Оставить его пустым штатным способом невозможно. При этом регистр накопления ДенежныеСредстваНаличные хранит остатки в разрезе измерений Организация и Касса, а магазин выступает подчиненным аналитическим разрезом кассы.

Для построения независимого кассового узла применим типовое методическое решение:

1. Откроем раздел НСИ и перейдем в справочник Магазины.
2. Создадим новый служебный магазин с наименованием «Центральный офис» (или «Управляющая компания»).
3. Поскольку каждый магазин в архитектуре конфигурации обязан содержать склад, создадим для офиса виртуальный склад с типом Склад управляющей системы или Торговый зал. На этом складе товарные остатки вестись не будут.
4. Перейдем в справочник Кассы и создадим новую операционную кассу, привязав ее к созданному магазину «Центральный офис».

Такая настройка позволяет изолировать офисные финансовые потоки от реальных торговых площадок и использовать офисную кассу в качестве центрального расчетного узла.

Схема перемещения выручки из магазинов в офис

Рассмотрим, как правильно организовать документооборот по сдаче наличных средств из розничных точек в центральную кассу компании. Процесс состоит из нескольких последовательных шагов:

1. Выемка средств из фискального накопителя: в конце смены (или в течение дня) оформляется документ Выемка денежных средств из кассы ККМ, после чего оформляется документ Приходный кассовый ордер для оприходования наличных в операционную кассу магазина.
2. Передача наличных в офис: бухгалтер магазина формирует документ Расходный кассовый ордер с видом операции Перемещение денежных средств в другую кассу. В качестве кассы-получателя выбирается созданная касса центрального офиса. На этом этапе сумма списывается из кассы магазина и регистрируется в служебном регистре ДенежныеСредстваКПеремещению (деньги в пути).
3. Прием средств в центральном офисе: кассир офиса открывает список документов Приходный кассовый ордер, нажимает кнопку создания по распоряжению и выбирает операцию Поступление денежных средств из другой кассы. Документ подтверждает факт получения денег, списывает остаток из регистра ДенежныеСредстваКПеремещению и увеличивает остаток в регистре ДенежныеСредстваНаличные офисной кассы.

Расчеты с поставщиками и подотчетными лицами из офисной кассы

Выясним, как списание средств из офисной кассы влияет на взаиморасчеты:

Взаиморасчеты с поставщиками: учет задолженности ведется в регистре накопления РасчетыСПоставщиками. Его ключевыми измерениями выступают Организация, Контрагент и ДоговорКонтрагента (либо расчетный документ). Измерения Магазин в регистре расчетов нет. Таким образом, оформление документа Расходный кассовый ордер с операцией Оплата поставщику из офисной кассы корректно закрывает общий долг перед поставщиком и не искажает локальные данные торговых точек.

Учет подотчетных сумм: выдача денег сотрудникам фиксируется документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику, а возврат — документом Приходный кассовый ордер с операцией Возврат денежных средств от подотчетника. Движения отражаются в регистре накопления ДенежныеСредстваУПодотчетныхЛиц. Обратите внимание: в типовой конфигурации «1С:Розница 2.2» отсутствует документ Авансовый отчет. Закрыть задолженность подотчетного лица товарными чеками или расходами внутри Розницы нельзя — эти суммы предназначены для выгрузки в управляющую бухгалтерскую систему.

Ограничения при использовании распределенной информационной базы (РИБ)

Если в торговой сети используется распределенная база данных (РИБ) с правилом фильтрации данных По магазинам, необходимо учитывать распределение документов:

1. Служебный магазин «Центральный офис» и его касса по умолчанию присутствуют только в центральном узле информационной базы.
2. Периферийные базы магазинов «не видят» офисную кассу, поэтому прямой выбор кассы-получателя в документах РКО магазина будет заблокирован.
3. В таком сценарии перемещение оформляется через инкассацию (вид операции Сдача денежных средств в банк), либо централизованные ордера создаются непосредственно в центральном узле базы после завершения синхронизации.

Учет эквайринга: регистры и остатки безналичных средств

Проанализируем вопрос о движении безналичных средств при оплате покупателями по платежным картам. При поиске регистров безналичных средств многие пользователи обращают внимание, что в системе присутствуют регистры с постфиксом «Наличные».

Движения по банковским картам фиксируются в оборотном регистре накопления ПродажиПоПлатежнымКартам. Этот регистр не имеет остатков — он фиксирует исключительно факт совершения транзакции (дату, кассу ККМ, эквайринговый терминал, номер карты и сумму).

Причина отсутствия регистра остатков по эквайрингу заключается в методике архитектуры конфигурации:

1. 1С:Розница 2.2 ориентирована на регистрацию кассовых операций в торговом зале, а не на ведение полноценного банковского учета.
2. Остаток задолженности банка-эквайрера перед торговой организацией (счет 57.03 «Продажи по платежным картам»), списание комиссии банка (счет 91.02) и фактическое зачисление средств на расчетный счет (счет 51) не ведутся внутри Розницы.
3. Для контроля безналичных денежных средств и расчетов с банком-эквайрером конфигурация предусматривает регулярную выгрузку данных в учетные системы: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Управление торговлей или 1С:Управление нашей фирмой.

Таким образом, для получения независимой кассы в «1С:Розница 2.2» создается фиктивный офисный магазин, а для контроля банковских остатков и закрытия расчетов с подотчетниками используется штатный обмен с учетными конфигурациями верхнего уровня.