При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакция 3.1) бухгалтеры и специалисты кадровых служб часто сталкиваются с ситуацией, когда по сотруднику, принятому достаточно давно, обнаруживаются некорректные данные по остаткам отпусков. Типичный сценарий: сотрудник принят в 2018 году, данные были перенесены или введены через документ Начальная штатная расстановка, но фактические остатки на тот момент не заполнили. Попытка отредактировать старый документ наталкивается на ошибку: система не дает перепровести его, так как по сотруднику уже созданы более поздние кадровые документы (переводы, изменения оплаты). Рассмотрим подробно, как решить эту задачу несколькими способами.
Прежде чем приступать к корректировкам, проанализируем, как 1С:ЗУП понимает отпуска. Это критически важно для выбора правильного инструмента исправления.
Если в вашем случае у сотрудника, принятого в ноябре 2018 года, остаток равен нулю, выясним причину. Либо ему не «капают» дни (не задано право), либо система не знает о накопленных днях до определенного момента (не введен остаток).
Этот метод является наиболее корректным, если нам нужно установить «точку отсчета» для сотрудника, не затрагивая старые кадровые документы. Рассмотрим по шагам, как это сделать:
Перейдем в раздел Главное, далее выберем пункт См. также и найдем документ Ввод остатков отпусков. Если этот пункт не отображается, его нужно добавить через настройку навигации (значок шестеренки в правом углу).
В созданном документе укажем следующие данные:
Проанализируем влияние этого документа: он полностью «перекрывает» все предыдущие расчеты. Система начнет считать отпуск заново, исходя из введенных вами цифр на указанную дату. Это идеальный вариант, когда Начальная штатная расстановка заблокирована.
Если проблема не в «начальном остатке», а в том, что дни просто не начисляются ежемесячно, посмотрим на настройки в документе Прием на работу или Кадровый перевод. Разберем, где именно это скрыто.
Откроем документ приема сотрудника. На вкладке Главное в нижней части формы есть ссылка Редактировать рядом с надписью об отпусках. Нажмем на нее. В открывшемся окне должен быть указан вид отпуска (Основной) и количество дней (28). Если этой строки нет или количество дней равно нулю — это и есть причина проблемы.
Если документ Прием на работу или Начальная штатная расстановка заблокированы последующими переводами, не нужно пытаться их «вскрыть». Мы можем создать новый документ Изменение условий оплаты отпуска (раздел Кадры — Изменение оплаты сотрудников) или воспользоваться документом Кадровый перевод текущей датой.
В документе Кадровый перевод установим галочку Изменить права на отпуск. Программа позволит нам заново прописать право на 28 дней. Это исправит ситуацию с начислением дней в будущем, а за прошлые периоды программа предложит сделать пересчет, если дата документа будет установлена корректно.
Рассмотрим ситуацию, когда вы все же хотите поправить именно первичный документ ввода данных. Если Начальная штатная расстановка не проводится из-за более поздних кадровых изменений, 1С выдает ошибку о том, что «запись с такими ключевыми полями существует».
Посмотрим на алгоритм обхода этой проблемы:
Начальная штатная расстановка станет доступна для редактирования и перепроведения.Внимание: этот способ трудозатратен и несет риск изменения расчетных данных по зарплате, если документы затрагивали начисления. Используйте его только в крайнем случае.
Чтобы убедиться, что наши действия привели к верному результату, проанализируем отчет Справка об остатках отпусков. Найти его можно в разделе Кадры — Кадровые отчеты.
Сформируем справку на текущую дату. В ней детально расписано:
Если в справке мы видим фразу «Право на отпуск не задано», значит, возвращаемся ко второму способу и проверяем настройки в кадровых документах. Если же право есть, но «хвост» из прошлого не тянется — проверяем документ Ввод остатков отпусков.
Для продвинутых пользователей и администраторов полезно знать, где именно хранятся эти данные в базе. Все движения по отпускам фиксируются в регистре накопления Данные о периодах программных отпусков.
Если вы столкнулись с тем, что после всех манипуляций остаток все равно неверный, можно просмотреть записи этого регистра через Функции для технического специалиста. Это поможет выяснить, какой именно документ вносит «мусор» в расчеты или дублирует записи. Часто при переносе данных из версии 2.5 создаются технические документы Перенос данных с префиксом ОТП. В этом случае редактировать остатки нужно именно в них, чтобы избежать конфликтов с новыми документами ввода остатков.
Таким образом, мы выяснили, что наиболее безопасным и эффективным методом при заблокированных документах является создание специализированного документа Ввод остатков отпусков на дату начала учета в программе.