В практике работы бухгалтера часто встречается ситуация: сотрудник приносит уведомление из налоговой инспекции на имущественный вычет в середине года, но право на него имеет с января. Программа 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (или ЗУП) пересчитывает налог, документ Возврат НДФЛ выплачивает излишне удержанные суммы, однако в справках 2-НДФЛ (Приложение 1 к 6-НДФЛ) сумма в графе «Перечислено» остается прежней. Это создает несоответствие: налог исчислен в ноль, удержан в ноль (после возврата), а перечисленным числится старый итог за несколько месяцев.
Разберем подробно, почему так происходит, как работает механизм учета перечислений в 1С и какими способами можно добиться корректного автоматического заполнения отчетности без ручных правок в печатных формах.
Для начала выясним причину такого поведения программы. Учет НДФЛ в 1С строится на строгом движении по регистрам накопления. Когда мы ежемесячно выплачиваем зарплату, документы Ведомость на выплату зарплаты делают записи в регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Именно на основании данных этого регистра заполняется колонка «Перечислено».
Когда мы вводим Уведомление о праве на имущественный вычет и затем документ Возврат НДФЛ, программа фиксирует факт возврата денег сотруднику и сторнирует удержанный налог. Однако запись о том, что налог «раз-перечислен» из бюджета, не всегда формируется корректно или в полном объеме. С точки зрения программы, вы действительно перечисляли эти деньги в бюджет в марте или апреле. Тот факт, что в мае вы их вернули сотруднику, означает возникновение переплаты у организации перед бюджетом, но не всегда автоматически аннулирует историческую связь «сотрудник — платежка» за прошлые периоды.
Рассмотрим самый правильный, с точки зрения методологии 1С, путь. Проанализируем цепочку документов:
Уведомление о праве на имущественный вычет (раздел Налоги).Возврат НДФЛ. В нем программа должна автоматически рассчитать сумму налога к возврату с начала года.Ведомость (в банк, в кассу или на счета), которой будет выплачен этот возврат.Проанализируем движения Ведомости. Если вы выплачиваете возврат НДФЛ отдельной ведомостью или вместе с текущей зарплатой, загляните в расшифровку суммы НДФЛ в строке сотрудника. Там должна появиться строка с отрицательной суммой налога. Если программа «видит» этот минус в ведомости, она делает запись в регистр перечисления со знаком «минус», что в итоге должно уменьшить общую сумму перечисленного налога в справке 2-НДФЛ.
Если автоматического уменьшения не произошло, попробуйте перезаполнить ведомость или проверить, чтобы в поле «Налог к перечислению» внутри ведомости сумма соответствовала реальности (с учетом минуса).
В ситуациях, когда вычет предоставляется «задним числом» за длительный период, рекомендуется использовать документ Перерасчет НДФЛ (раздел Налоги — Перерасчеты НДФЛ). Рассмотрим, как это помогает:
Перерасчет НДФЛ.Этот документ делает более «чистые» движения по регистрам Исчислено и Удержано, чем обычное начисление зарплаты. После проведения перерасчета и выплаты разницы через ведомость, вероятность того, что графа «Перечислено» в 2-НДФЛ схлопнется сама, значительно возрастает.
Если стандартные документы не помогают, и вы не хотите править справки вручную перед каждой сдачей отчета, воспользуемся универсальным инструментом — документом Операция учета НДФЛ. Разберем по шагам, как обнулить лишнее перечисление:
После проведения этого документа регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ придет в равновесие, и справка 2-НДФЛ сформируется корректно.
Часто причиной того, что суммы «зависают» в перечисленных, является разная аналитика. Вы могли перечислять налог в январе-марте по одному ОКТМО (или на одну регистрацию в ИФНС), а возврат оформить в мае, когда, например, сменился юридический адрес или КПП подразделения.
Проанализируем ситуацию: если в документе Возврат НДФЛ или в Ведомости стоит одна регистрация в налоговом органе, а реальные перечисления за прошлые месяцы шли по другой, программа не сможет «схлопнуть» эти суммы. Они так и будут висеть: по одному ОКТМО — излишне перечисленное, по другому — долг или ноль. Убедитесь, что во всей цепочке документов от января до мая указаны идентичные реквизиты налогового органа.
Выясним, насколько правомерно убирать перечисленные суммы. Согласно позиции ФНС, показатели «Удержано» и «Перечислено» в годовой отчетности не могут превышать сумму «Исчислено», если налог был возвращен налогоплательщику в соответствии со статьей 231 НК РФ.
Если вы оставите в справке 2-НДФЛ сумму перечисленного налога, например, 10 000 рублей, в то время как исчисленный налог равен 0 (из-за вычета), это будет означать, что вы задекларировали излишнюю уплату налога именно за этого конкретного физического лица. Налоговая инспекция может расценить это как ошибку в отчетности. Правильный путь — когда после возврата все три колонки (исчислено, удержано, перечислено) по данному сотруднику за данный налоговый период принимают нулевое значение (если вычет полностью покрыл доход).
Чтобы в будущем не прибегать к «рукопашному» исправлению справок, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма при работе в 1С:ЗУП 3.1 / ЗКГУ 3.1:
Возврат НДФЛ был выплачен строго по той же Ведомости, где фиксируется возврат.Операцию учета НДФЛ — это «лечит» регистры, а не последствия в отчетах.Операцию учета НДФЛ является самым надежным методом.Посмотрим на пример заполнения вкладки «Перечислено» в Операции учета НДФЛ:
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Дата операции: 31.05.2018
Месяц налогового периода: Май 2018
Ставка: 13% (для нерезидентов 30%)
Сумма: -15600,00 (сумма возвращенного налога за янв-апр)
ОКТМО/КПП: 45312000 / 772501001
Такая запись принудительно уменьшит «виртуальный» долг бюджета перед сотрудником в базе 1С и очистит справку 2-НДФЛ для корректной подачи в налоговую инспекцию.