← На главную

При работе в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1.0 (БГУ) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в начале года в Отчете кассира (форма 0504045) внезапно «всплывают» суммы в колонке «в т.ч. на оплату труда» по приходу. При этом по кассе (счет 201.34) остаток нулевой, а документы прошлого года (ПКО и РКО) полностью перекрывают друг друга. Рассмотрим подробно, почему это происходит, как программа собирает данные для этой формы и как устранить перекос в аналитике.

Механизм формирования графы «в т.ч. на оплату труда»

Для начала разберем внутреннюю логику программы. В отличие от многих других отчетов, которые строятся по счету 201.34 «Касса», заполнение специфических граф формы 0504045 (согласно приказу 52н) в 1С реализовано через забалансовый счет НД «Наличные денежные средства». Этот счет предназначен для оперативного контроля за целевым использованием наличных денег.

Сумма попадает в поле «в т.ч. на оплату труда» в следующих случаях:

1. Произошло поступление наличных в кассу (ПКО) с КЭК (КОСГУ) 211, 213, 266 (зарплата, пособия и т.д.).
2. Программа зафиксировала дебетовый оборот по счету НД.
3. В базе данных имеется нераспределенный остаток по счету НД на начало периода.

Если в 2018 году вы получили деньги на зарплату (Дебет НД) и выдали их (Кредит НД), то остаток должен быть равен нулю. Однако, если в первом отчете 2019 года сумма снова появляется, значит, программа «видит» незакрытое сальдо по забалансовому счету в разрезе определенных субконто.

Анализ аналитического учета (перекосы по КФО, КПС и КЭК)

Проанализируем ситуацию: почему при нулевом общем остатке по счету 201.34 отчет кассира может показывать «призрачные» суммы? Основная причина — это разрыв аналитики. Счет НД имеет сложную структуру субконто: КФО, ИФО, КПС (КБК), КЭК (КОСГУ) и Валюта.

Выясним причину, сформировав Оборотно-сальдовую ведомость по счету НД за декабрь прошлого года со всеми включенными группировками. Если вы видите, что по счету в целом «ноль», но при развороте по КПС или КФО видны остатки (например, плюс по КФО 4 и минус по КФО 2), то для отчета кассира это будет означать наличие остатка средств на оплату труда.

Рассмотрим пример из практики:

• ПКО от 10.12 был оформлен по КФО 4 (субсидии на госзадание).
• РКО от 12.12 был ошибочно оформлен по КФО 2 (приносящая доход деятельность).

В этом случае на конец года по счету НД зависнет дебетовое сальдо по КФО 4, которое программа «подтянет» в первый отчет нового года как неиспользованный остаток средств на оплату труда.

Почему не помогает «Бухгалтерская операция» вручную?

Посмотрим на типичную ошибку: попытку закрыть счет НД 31 декабря с помощью документа Операция (бухгалтерская). Зачастую это не решает проблему в отчете кассира за январь. Это происходит потому, что алгоритм заполнения формы 0504045 в 1С:БГУ 1.0 может обращаться не только к бухгалтерским проводкам, но и к внутренним регистрам накопления.

Если вы делаете ручную проводку, вы корректируете только остатки на счетах, но регистры (например, Денежные средства в кассе или специализированные регистры учета выплат) остаются неизменными. Программа видит расхождение между данными учета и данными регистров, из-за чего отчет заполняется некорректно.

Пошаговая инструкция по исправлению ошибки

Для исправления ситуации выполним следующие шаги:

1. Технологический анализ: Запустим стандартную проверку «Технологический анализ» (меню «Сервис»). Обратим внимание на ошибки соответствия остатков на счетах 201.34 и НД. Программа сама подскажет, по каким КФО или КПС есть расхождения.
2. Проверка КЭК в документах: Проанализируем ПКО и РКО. В ПКО на поступление зарплаты должен стоять КЭК 211 (или 213, 266). В РКО на выплату обязательно должен стоять тот же самый КЭК. Если в РКО выбран общий код (например, 610), программа не поймет, что это выбытие именно тех средств, которые предназначались для оплаты труда.
3. Хронологическое перепроведение: Часто проблема возникает из-за нарушения последовательности документов внутри одного дня. Если РКО на выплату зарплаты проведен раньше, чем ПКО на ее получение, программа может сформировать «отрицательный» остаток по специфической аналитике. Перепроведем все кассовые документы за декабрь и январь в строгой хронологии.
4. Использование Универсального отчета: Если ОСВ по счету НД чистая, но отчет кассира все равно врет, воспользуемся Универсальным отчетом по регистру накопления Денежные средства в кассе. Настроим группировку по КФО и виду денежных средств. Именно здесь обычно обнаруживаются «зависшие» копейки или обороты по неверным КБК.

Особенности перехода на 2019 год и настройки КФО

Разберем ситуацию, упомянутую в обсуждении: смена КФО 2, 4 и 7. Если учреждение проводило децентрализацию или реорганизацию, настройки учетной политики могли измениться. Проверим, не изменились ли в 2019 году рабочие счета и структура КПС. Если в 2018 году использовались КПС старого образца, а в 2019 году они стали неактивны, программа может некорректно интерпретировать переходящие остатки по счету НД.

Для корректного «обнуления» забалансового счета НД в конце года (если это необходимо по методологии учреждения) рекомендуется использовать не просто ручную операцию, а документ Закрытие забалансовых счетов (если он предусмотрен в текущем релизе) или тщательно выверять все субконто в Операции (бухгалтерской), включая ИФО и Валюту. Любое незаполненное субконто воспринимается программой как отдельный объект учета (отличный от «заполненного»).

Техническое исправление базы данных

Если все проверки аналитики пройдены, но сумма по-прежнему отображается, возможно, проблема в итогах базы данных. Проанализируем ситуацию в режиме Конфигуратора:

1. Выполним резервное копирование базы.
2. Зайдем в меню «Администрирование» — «Тестирование и исправление».
3. Выберем пункты «Пересчет итогов» и «Реиндексация таблиц информационной базы».

Эта процедура часто помогает, если в регистрах накопились «фантомные» записи, которые не видны в обычных бухгалтерских отчетах, но считываются сложными алгоритмами регламентированных форм.

Важный момент: Обратите внимание на версию конфигурации. В релизах 1.0.55.х были зарегистрированы ошибки формирования формы 0504045, связанные с тем, что программа не учитывала обороты по счету НД, если в течение дня происходил возврат неиспользованных сумм от подотчетных лиц на те же коды КОСГУ. Рекомендуется обновить конфигурацию до актуальной версии, где алгоритмы формирования отчетности 52н были пересмотрены.

Таким образом, решение проблемы всегда кроется в детальной сверке забалансового счета НД. Помните, что для программы 1С «ноль» в ОСВ — это не всегда «пусто» для отчета кассира, если этот ноль получен путем сложения разных КФО или КПС.