Почему в ведомости на выплату зарплаты в 1С появляется строка «в т. ч. за...» и как это исправить?

При формировании ведомости на выплату заработной платы через банк или кассу в программе «1С:Бухгалтерия» пользователи часто сталкиваются с непонятным поведением системы: в колонке после суммы «К выплате» автоматически появляется расшифровка вида «в т. ч. за январь 2014, февраль 2014...» (или за другие прошлые периоды) с положительными или отрицательными суммами. При этом по данным бухгалтерского учета (например, по оборотно-сальдовой ведомости по счету 70) всё закрыто корректно, и никакой задолженности перед сотрудниками за прошлые годы нет. Рассмотрим подробнее, почему возникает эта проблема, и разберем по шагам эффективные способы ее решения.

Выясняем причины возникновения проблемы

Для того чтобы понять, откуда берутся эти записи, проанализируем внутреннее устройство учета зарплаты в 1С. В отличие от бухгалтерского учета, который ведется на счетах, выплата зарплаты и расчеты с сотрудниками в программе контролируются специальными оперативными регистрами накопления. Основным из них является регистр Зарплата к выплате (а в некоторых конфигурациях также регистр Взаиморасчеты с сотрудниками).

Существует несколько ключевых причин, из-за которых в ведомостях возникает пересортица прошлых периодов:

1. Нарушение последовательности проведения документов и изменение прошлых периодов. В регистре Зарплата к выплате есть важное измерение — Документ-основание. Оно заполняется автоматически при проведении документа Начисление зарплаты, а затем «закрывается» при проведении соответствующей Ведомости.... Если после выплаты зарплаты за прошлый период бухгалтер вернулся назад и перепровел документ начисления, в регистре обновилась ссылка на документ-основание. При этом старая ведомость осталась проведенной «как есть» без перезаполнения. В результате в оперативных регистрах зависает технический остаток, который программа пытается перекрыть при заполнении новой текущей ведомости.
2. Пересортица по аналитическим разрезам учета. Программа ведет учет расчетов с сотрудниками не только в целом, но и в разрезе конкретных аналитик. К ним относятся:
   • Подразделение организации;
   • Статья финансирования или статья расходов;
   • Вид дохода исполнительного производства.
   Если начисление прошло по одному подразделению или статье расходов, а выплата была проведена по другому, то общий взаиморасчет закроется в ноль. Однако внутри регистров останутся «висеть» остатки с плюсом по одной аналитике и с минусом по другой. При заполнении очередной ведомости программа попытается «схлопнуть» эти суммы, выводя старые периоды в расшифровку.
3. Ручные корректировки сумм в ведомостях. Если в прошлых периодах бухгалтер вручную менял итоговое значение в колонке «К выплате» непосредственно в табличной части ведомости, но при этом не корректировал внутреннюю расшифровку строки (окно, открывающееся по ссылке «в т.ч.»), то в регистре накапливается расхождение между фактической и зарегистрированной выплатой.
4. Перерасчеты при межрасчетных выплатах и авансах. Если сотруднику был выплачен аванс, а по итогам месяца его начисление оказалось меньше (например, из-за внезапного ухода на больничный), возникает задолженность сотрудника перед организацией. В последующих периодах программа пытается распределить эту сумму, отражая прошлые периоды со знаком «минус».

Способы решения проблемы

В зависимости от того, насколько критично изменение данных в прошлых периодах и закрыт ли период для редактирования, выберите один из предложенных вариантов исправления.

Вариант 1. Перезаполнение ведомостей за прошлые периоды (для открытых периодов)

Если ошибка возникла относительно недавно и период еще не закрыт для редактирования, лучше всего восстановить последовательность документов.

1. Выясните, с какого конкретно месяца в ведомостях начали появляться строки «в т. ч. за...».
2. Перейдите в ведомость за этот период и нажмите кнопку «Заполнить». Программа перераспределит суммы по актуальным документам-основаниям.
3. Перепроведите ведомость и последовательно выполните эту операцию для всех последующих ведомостей до текущего момента.

Важно: Этот способ подходит только тогда, когда перезаполнение документов прошлых периодов не повлечет за собой искажение сданной отчетности по НДФЛ и страховым взносам.

Вариант 2. Создание технической ведомости «в кассу» (рекомендуемый способ)

Если прошлые периоды закрыты от изменений, этот способ является самым быстрым и безопасным. Он позволяет «схлопнуть» пересортицу текущей датой без изменения старых документов.

1. Создайте новый документ Ведомость в кассу. Рекомендуется использовать именно этот вид документа, так как в нем отсутствует жесткий контроль аналитики по видам доходов исполнительного производства.
2. Установите дату документа текущим числом (или концом прошлого месяца).
3. С помощью кнопки «Подобрать» добавьте в документ проблемных сотрудников. В табличную часть автоматически подтянутся все их зависшие остатки прошлых лет (плюсы и минусы).
4. Дважды кликните по сумме в колонке «К выплате» у каждого сотрудника, чтобы открыть окно расшифровки платежа.
5. Удалите из списка строку текущего месяца, начисление по которой вы планируете выплатить в штатном режиме. Оставьте только строки прошлых периодов с плюсами и минусами так, чтобы итоговая сумма к выплате по каждому сотруднику в документе стала равной нулю.
6. Проведите документ.

После проведения этой технической («нулевой») ведомости все зависшие регистры закроются, и при заполнении следующей рабочей ведомости прошлые периоды больше не будут беспокоить.

Вариант 3. Ручная корректировка регистров накопления

В наиболее запущенных случаях, когда автоматическое заполнение «нулевой» ведомости не помогает из-за сложной пересортицы аналитики, можно воспользоваться ручной корректировкой регистров.

1. Создайте документ Операция, введенная вручную.
2. В правом верхнем углу нажмите кнопку Еще — Выбор регистров.
3. Перейдите на вкладку Регистры накопления, найдите и отметьте флагом регистр Зарплата к выплате (при необходимости также отметьте регистр Взаиморасчеты с сотрудниками). Нажмите «ОК».
4. В появившихся вкладках добавьте корректирующие записи. Для закрытия зависшего дебетового или кредитового остатка сделайте движения вида «Приход» или «Расход» с указанием конкретного сотрудника, правильного месяца, подразделения и документа-основания так, чтобы полностью погасить расхождения в ноль.

Особое предупреждение о расчете НДФЛ

Проанализируем влияние этих корректировок на налоговый учет. Помните, что платформа 1С жестко связывает исчисление, удержание и перечисление НДФЛ с расшифровкой сумм в ведомостях. Если вы решите просто вручную стирать строки «в т. ч. за...» из расшифровки текущих ведомостей при каждой выплате, программа перестанет корректно определять налоговые периоды и удержанный налог. Это приведет к ошибкам в регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ. Корректировать взаиморасчеты нужно системно (с помощью ведомости-погашения или корректировки регистров), а не точечным удалением строк из рабочих платежных документов.